Розповідаємо, що таке онлайн-каси, чим вони відрізняються від старих, і що тепер робити інтернет-магазинах, щоб не порушувати закон.
Що таке онлайн-каса і навіщо потрібна
Онлайн-каса - це каса з вбудованим фіскальним накопичувачем. Це прилад, за допомогою якого податкова буде отримувати інформацію про всі операції в режимі реального часу через інтернет. Раніше дані з каси зовсім не потрапляли в податкову. Тому до тих, хто користувався касою, чиновники могли несподівано навідатися з касовими перевірками.
Тепер податкова буде отримувати інформацію про всі операції в режимі реального часу через інтернет.
Інші країни вже давно використовують обмін даними онлайн. Наприклад, Білорусія, Болгарія, Канада, Швеція, Сербія, Чорногорія і Хорватія.
Для роботи нової каси потрібен постійний доступ до інтернету. Податкова простить проблеми зі зв'язком в межах 30 днів, якщо більше - блокування фіскального накопичувача. І не забувайте, що касова зміна не може тривати довше 24 годин - за це теж блокують.
Викидати їх не можна 5 років.
Онлайн-каси будуть формувати відразу паперові та електронні чеки, які повинні містити найменування товару, QR-код і посилання на сервіс, який перевіряє чеки. Можна відправити покупцеві чек по електронній пошті або смс.
Плюси нової каси:
- Більше не потрібно вести касовий журнал - контроль виручки через інтернет.
- Автоматична перевірка помилок при розрахунку по касі.
- Онлайн-чек дорівнює друкованому, не страшно втратити паперовий документ.
Як працює онлайн-каса
Після установки онлайн-каси процес оформлення покупки буде таким:
- Покупець оплачує товар готівкою або банківською картою. Продавець сканує штрих-код на товарі або вручну набиває ціну.
- Усередині фіскального накопичувача формується касовий чек.
- Накопичувач передає дані покупки оператору фіскальних даних (це організація, створена спеціально для обробки і передачі даних в податкову).
- Оператор перевіряє їх і фіксує. Якщо все нормально, відправляє назад інформацію про те, що дані прийняли. За планом це не займе більше півтора секунд.
- Фіскальний накопичувач формує і друкує касовий чек.
- Касовий чек повинен мати QR-код (там зашифрована інформація про товар і його вартості) і посилання на сервіс, який перевіряє чеки. А ще тепер обов'язково вказувати найменування товару, тому налаштувати роботу каси і програмного забезпечення треба заздалегідь.
Що робити інтернет-магазину
Інтернет-магазину онлайн-каса теж потрібна. Яка саме, залежить від способу прийому платежів.
Якщо приймаєте тільки онлайн-платежі
Вам не потрібно друкувати паперовий чек, але відправляти дані в податкову і висилати клієнту електронний чек потрібно.
Є особливі каси, які автоматично отримують інформацію з сайту. Вони були і раніше, але мало хто ними користувався, тому що вони не так популярні і не так багато виробників таких апаратів. Наприклад, такі каси випускає Атол і не так давно запустив нову касу Модульбанк.
Якщо приймаєте платежі офлайн
Встановлювати нову касу точно доведеться, якщо у вас є офлайн точка продажів або ви приносите товари власними кур'єрами.
Якщо приймаєте платежі на розрахунковий рахунок
Якщо ваші покупці переводять вам гроші зі свого розрахункового рахунку на ваш, гроші приходять без карт, еквайринг та онлайн-сервісів - каса зовсім не потрібна.
Коли треба переходити на онлайн-касу
- Для деяких видів діяльності каса не потрібна. Неважливо, проходить у таких бізнесів оплата через інтернет або готівкою. Наприклад, працювати без каси зможуть ті, хто ремонтує взуття, доглядає за дітьми, торгує газетами в Росдруку, морозивом в кіоску або квитками для проїзду в громадському транспорті.
- Якщо ведете бізнес у віддаленій місцевості, де немає мережі, можете використовувати касу, яка передає чеки в податкову. Чиновники вже визначили критерій для вибору місцевості та скоро складуть перелік населених пунктів.
Як перейти на онлайн-касу
Якщо ви ніколи не користувалися касою
Перевірте, щоб модель була в державному реєстрі, інакше її не зареєструють. Варіант: pos-системи з новими фіскальними накопичувачами від LiteBox.
Якщо приймаєте оплату онлайн. підключіться до Яндекс.Кассе або іншій платіжній системі, яка вміє відправляти чеки в податкову.
Якщо платежі готівкою ви не приймаєте. наступні кроки пропустіть.На просторах інтернету знайдете багато компаній, але вибирайте з реєстру. Приклад операторів, до яких можна звернутися: Калуга-Астрал, Енергетичні системи та комунікації, Такском, Евотор ОФД, Яндекс.ОФД, ПЕТЕР-СЕРВІС Спецтехнологією.
Оператор зберігає дані на своїх серверах і за запитом передає їх в податкову. Передача даних з каси в податкову - платна послуга, вартість залежить від оператора.Рекомендуємо це зробити заздалегідь, щоб не довелося зупиняти бізнес, поки ви знімаєте з обліку стару касу і встановлюєте нову. Для подачі заяви через інтернет знадобиться електронний підпис (її випускають і встановлюють компанії, акредитовані в Мінкомзв'язку). Якщо підписи немає, доведеться їздити в податкову 3 рази.
Будьте уважні при заповненні заяви - якщо помилитеся, доведеться купувати новий накопичувач, тому що будь-яка помилка в реєстрації критична і блокує його роботу. Можна доручити цю справу компанії, яка встановлює фіскальний накопичувач, або Кнопці, якщо ви наш клієнт.Налаштуйте роботу каси і програмного забезпечення заздалегідь. Спочатку підключіть касу до комп'ютера і до інтернету. Деякі каси вміють налаштовуватися самі. Якщо у вас не така, встановіть драйвери за інструкцією.
Після каса надрукує перший чек - звіт про реєстрацію. У ньому знайдете фіскальний ознака, який потрібно підтвердити в податковій. Це можна зробити в особистому кабінеті, якщо є електронний підпис.
Після цього податкова остаточно зареєструє касу, поставить про це відмітку і відправить дані до оператора фіскальних даних, щоб перевірити зв'язок з касою. Якщо все пройде успішно, каса готова до роботи.
Якщо каса у вас вже є
- Уточніть в центрі технічного обслуговування вашої каси, чи можна встановити в неї фіскальний накопичувач. Якщо немає, купите нову касу. Перевірте, щоб модель була в державному реєстрі, інакше її не зареєструють.
- Пройдіть кроки з 3 по 5 з попереднього списку.
Будьте уважні при заповненні заяви - якщо помилитеся, доведеться купувати новий накопичувач, тому що будь-яка помилка в реєстрації критична і блокує його роботу. Можна доручити цю справу компанії, яка встановлює фіскальний накопичувач, або Кнопці, якщо ви наш клієнт.
Що буде, якщо нічого не робити
Якщо не поміняєте касу вчасно, доведеться платити штраф. Для ІП - від 25% до 50% від суми, непробиття по касі, але не менше 10 000 ₽. Для ТОВ - від 75% до 100%, але не менше 30 000 ₽.
Якщо каса не зареєстровані або не відповідає вимогам, штраф для ІП - від 1 500 до 3 000 ₽, для ТОВ - від 5 000 до 10 000 ₽.
А ще оштрафують, якщо відмовитеся вислати клієнтові електронний чек: ІП на 2 000 ₽, ТОВ на 10 000 ₽.
Підключайтеся до Кнопці. щоб доручити перехід на нові каси нам. У нас є надійні партнери, через яких ми випустимо для вас електронний підпис. Наші фахівці підберуть касу і оператора фіскальних даних, перевірять договори і допоможуть зареєструвати касу в податковій.
Андрій Зав'ялов - вождь компанії Кнопка. Заробив лисину, ступінь MBA і величезний досвід в b2c і b2b продажах. Любить грати в хокей і водити по морю яхти.