Найчастіше господарюючі суб'єкти здійснюють свої поточні витрати через підзвітних осіб. Ними, як правило, є працівники організацій (ІП), які пишуть заяву на видачу грошей під звіт. отримують N-у суму, витрачають її на конкретні цілі:
- на покупку товарно-матеріальних цінностей (наприклад, канцтоварів);
- на оплату послуг, робіт;
- на витрати на відрядження;
- на відправку кореспонденції та ін.,
а потім звітують про витрачені кошти.
Кому можна видати гроші під звіт
Як можна видати гроші під звіт
При цьому порядок безготівкових розрахунків за підзвітними сумами повинен бути прописаний в локальному нормативному акті компанії (наприклад, в обліковій політиці або положенні про розрахунки з підзвітними особами).
На який термін можна видати гроші під звіт
Закон не встановлює будь-яких обмежень щодо терміну, на який видаються гроші підзвітній особі. Тому його тривалість може бути будь-яка, хоч рік. За бажанням керівник може самостійно ввести відповідні обмеження, закріпивши це наказом.
Перевірте заборгованість за підзвітними сумами
Абзац 3 п.6.3 Вказівок № 3210-У встановлює заборону на видачу грошових коштів під звіт працівникові, якщо він не відзвітував за раніше виданими сумами. За порушення даної заборони деякі податківці навіть можуть оштрафувати за ст.15.1 КоАП РФ (ч.1):
- компанію - на суму від 40 000 руб. до 50 000 руб .;
- посадова особа або ІП - на суму від 4 000 руб. до 5 000 руб.
Якщо компанія не готова до судових позовів, то краще дотримуватися послідовність: спочатку працівник гасить борг по старому подотчету (або компанія відшкодовує йому перевитрата), а вже потім він отримує нову суму.
Підстава для видачі грошей під звіт
Без письмової заяви від працівника видати гроші під звіт не можна. На це вказує абз.1 п.6.3 Вказівок № 3210-У. Документ складається в довільній формі. При це в ньому обов'язково вказуються:
- необхідна сума;
- термін, на який видаються кошти;
- підпис керівника;
- дата написання заяви.
При складанні заяви на видачу грошей під звіт працівники нерідко припускаються помилок. Наприклад, не вказують термін, на який видаються грошові кошти. «Подотчетник» повинен знати, що якщо цей реквізит в документі пропущено, то відзвітувати про здійснені витрати йому належить протягом 3-х робочих днів з моменту отримання грошей (абз.2 п.6.3 Вказівок № 3210-У).
Для того, щоб документ був оформлений правильно і працівнику не доводилося щоразу складати його текст, рекомендується заздалегідь підготувати шаблони заяви.
У типовій формі, крім обов'язкових реквізитів, слід передбачити поля для зазначення:
- інформації про заборгованого підзвітної особи (щоб касир через незнання не видав гроші тому працівнику, який їх отримувати не має права), яку завізує бухгалтер;
- мети видачі підзвітної суми.
До речі, безпечніше написати заяву на видачу грошей під звіт і в тому випадку, якщо грошові кошти перераховуються на зарплатну карту з розрахункового рахунку. При його відсутності податківці можуть порахувати, що працівникові були було переведено не підзвітні суми, а інші доходи і утримають з них ПДФО.
При цьому, бланк документа для директора необхідно скласти з іншими формулюваннями.
Подальший порядок дій
Схвалена заяву на видачу грошей під звіт передається в бухгалтерію. На його підставі проводиться видача коштів «підзвітній»:
До відома ІП, провідних податковий облік доходів або доходів і витрат, а також фізичних показників. Відповідно до абз.2 п.4.1 Вказівок № 3210-У вони можуть не оформляти касові документи.
Попередьте одержувача, що йому не слід передавати підзвітні гроші іншій особі. Хоча законодавством не встановлено заборони на подібні дії, але, в той же час, не регламентований і порядок передачі. Тому, щоб уникнути суперечок з податківцями, не дозволяйте співробітникам передавати підзвітні суми своїм колегам