До роботи на касовій машині допускаються особи, які знають правила експлуатації касових машин і пройшли інструктаж з техніки безпеки. З особами, допущеними до роботи, укладається договір про матеріальну відповідальність. В експлуатацію допускаються машини, внесені до Державного реєстру к / касових машин, що використовуються на території РФ.
ККМ, що використовуються для грошових розрахунків підлягають реєстрації в податкових органах і перебувають на технічному обслуговуванні в ЦСО (центр технічного обслуговування).
Заборонено допуск до машини сторонніх осіб. Кожна машина, яка надходить в магазин повинна мати паспорт, в якому зазначені основні технічні характеристики. Заносяться: дата введення в експлуатацію, дані про технічне обслуговування і ремонти, реквізити даного підприємства і номера каси.
На бічній стороні піддона машини повинна бути маркировочная табличка із зазначенням заводського номера, який обов'язково вказується в усіх документах, що відносяться до даної машині (касовому чеку, звітах, паспорті, книзі касира операціоніста та ін.)
До застосування допускаються тільки справні ККМ з довготривалим і енергонезалежним зберіганням інформації у фіскальній (тобто контрольної) пам'яті які:
Відповідають технічним вимогам
Допущені до використання відповідно до реєстру
Зареєстровані в ЦТО і податкових органах (використання ККМ, яка не зареєстрована в податкових органах, розглядається як здійснення грошових розрахунків з населенням без застосування ККМ. Постановка на облік в ЦТО забезпечує технічно грамотну експлуатацію касових машин протягом усього терміну їх використання. Торговельне підприємство укладає з ЦТО договір на технічне обслуговування і ремонт ККМ).
Оснащені засобами візуального контролю (повинні мати 2 голограми: «Державний реєстр» і «Сервісноеобслужіваніе»)
Не допускаються до застосування ККМ, на яких відсутній або пошкоджена пломба ЦТО, відсутнє маркування підприємства-виробника або один із засобів візуального контролю
Несправною вважається ККМ, яка:
Чи не друкує, друкує нерозбірливо або не повністю реквізити на чеку або на контрольній стрічці
Чи не виконує або виконує з помилками операції, передбачені технічними вимогами до ККМ
Не дозволяє отримати дані, що містяться у фіскальній пам'яті, необхідні для здійснення контролю податковим органом.
Організація, що здійснює грошові розрахунки з населенням зобов'язана видавати покупцям чек, надрукований на ККМ. На чеку повинні відображатися такі реквізити:
Найменування організації або прізвище ПП
Ідентифікаційний номер організації- платника податків (ІПН)
Порядковий номер чека
Дата і час покупки
Ознака фіскального режиму (SRі ін)
Заводський номер ККМ (цифри після SR)
Видаються покупцям рахунки, квитанції, товарні чеки та ін. Документи не звільняють організації від застосування ККМ. Чеки погашаються одночасно з видачею товару з допомогою штампів або шляхом надриву
За порушення вимог «Положення щодо застосування ККМ при здійсненні грошових розрахунків з населенням» застосовуються такі штрафні санкції:
Підприємство, що веде грошові розрахунки з населенням без застосування ККМ піддається штрафу в 350 кратному розмірі мінімальної місячної оплати праці. Застосування ККМ з вийшли з ладу блоком фіскальної пам'яті прирівнюється до незастосування касової машини.
підприємство, що використовує несправну касову машину піддається штрафу В200-кратному розмірі м.м.о.т.
підприємство, яке здійснює торгові операції після призупинення його діяльності податковими органами в 700-кратному розмірі м.м.о.т.
підприємство, яке не встановило цінник на товар - в 100-кратному розмірі м.м.о.т.
невидачі чека покупцеві або видача чека із зазначенням суми менше сплаченої карається штрафом в 10-кратному розмірі м.м.о.т, але не мснее 20% від вартості покупки
Контроль за дотриманням правил використання ККМ, за повнотою обліку виручки здійснює податкова служба.
Облік грошових надходжень ведеться підсумовують лічильниками наростаючим підсумком. Переклад показникам лічильників на нулі, складання акта при здійсненні ремонту і внесення змін в програму роботи контрольно- касових машин можливо тільки за погодженням з податковою інспекцією. Правилами передбачено, що переклад показань грошових лічильників на нулі (гасіння) може проводитися при введенні в експлуатацію нової машини і при інвентаризації, а при необхідності, в разі ремонту грошових лічильників у майстернях, тільки за погодженням з податковою інспекцією з обов'язковою участю її представника.
Переклад показань грошових лічильників на нулі оформляється актом в 2-х примірниках, один з яких-контрольний- передається в податкову інспекцію, а другий залишається на даному підприємстві. Документ підписується представником податкової інспекції, керівником, головним бухгалтером, старшим касиром і касиром - операціоністом.
Показання лічильників недіючих касових машин, що знаходяться в запасі, на ремонті катуються завіряються підписами механіка і адміністратора.
При передачі контрольно- касової машини в майстерню для ремонту або при ремонті грошових лічильників безпосередньо на підприємстві, а також передачі в іншу організацію також складається акт із записом показань грошових лічильників до і після ремонту за підписом директора, касира операціоніста, фахівця ЦТО і представника податкової інспекції. При цьому в акті обов'язково вказується причина технічну несправність і чи був порушений фіскальний блок. (Це необхідно тому, що при заміні блоку фіскальної пам'яті ККМ вимагає нового введення податкового пароля або уточнення, що пароль і накопичена сума збереглися для подальшого фінансового контролю).