Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома або більш людьми. Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.
У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:
1. Вантажовідправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.
3. Канал - засіб передачі інформації.
4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яке інтерпретує її.
Чотири етапи комунікацій
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їх завдання - скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, в якій зміст може бути пошкодженим або повністю втрачено. Зазначені етапи такі:
Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну. Багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. На цьому етапі необхідно усвідомити, які ідеї призначені до передачі до того, як ви відправляєте повідомлення, а також оцінити адекватність і доречність ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети комунікацій.
Кодування і вибір каналу
Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.
На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.
Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування - це переведення символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формувалася його ідея. Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформації на цьому має завершитися.
Однак по ряду причин, одержувач може додати трохи інший, ніж в голові відправника, сенс повідомленню. З точки зору керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, провівши дії, яких чекав від нього відправник.
взаємозв'язок між сприйняттям і обміном інформацією
Люди реагують не на те, що в дійсності відбувається в їх оточенні, а на те, що сприймається як те, що відбувається. Облік деяких чинників у складі які впливають на сприйняття в процесі обміну інформацією дозволяє не допустити зниження ефективності комунікацій, своєчасно усунувши перепони, зумовлені сприйняттям. Від позитивної або негативної забарвленості виникають при цьому відчуттів залежатимуть частота контактів двох людей і стиль повідомлення, який обере стосовно до іншого в майбутньому. Керівник, не що створює позитивно забарвлений клімат у відносинах з іншими, отримає в подальшому урізаний обмін інформацією зі співробітниками. Чим вища відкритість одного або обох людей, що беруть участь в обміні інформацією, тим відчутніше задоволення від контакту
Розбіжність між основами суджень може ставати причиною виборчого сприйняття інформації в залежності від кола інтересів, потреб, емоційного стану і зовнішнього оточення людей. Ця характеристика винятково важлива для обміну інформацією. З неї випливає, що в багатьох випадках люди сприймають тільки частина повідомлення, отриманого ними у фізичному сенсі. Труднощі організацій в обміні інформацією приписані розбіжності людей за ознакою інтерпретації одержуваних ними повідомлень. Як наслідок ідеї, закодовані відправником, можуть надаватися спотвореними і не повністю понятими.
Інформація, що вступає в протиріччя з нашим досвідом або раніше засвоєними поняттями, найчастіше або повністю відторгається, або спотворюється відповідно до цими досвідом чи поняттями. У дослідженнях підтверджено наявність тенденції сприйняття людьми проблем організації в рамках основ суджень, цих виходячи з їхньої конкретних функцій.