Впровадження інформаційних систем може сприяти:
· Отримання більш раціональних варіантів вирішення управлінських завдань за рахунок впровадження математичних методів та інтелектуальних систем і т.д .;
· Звільнення працівників від рутинної роботи за рахунок її автоматизації;
· Забезпечення достовірності інформації;
· Заміну паперових носіїв даних на магнітні диски або стрічки, що призводить до більш раціональної організації переробки інформації на комп'ютері і зниження обсягів документів на папері;
· Вдосконалення структури потоків інформації і системи документообігу в фірмі;
· Зменшення витрат на виробництво продуктів і послуг;
· Надання споживачам унікальних послуг;
· Відшукання нових ринкових ніш;
· Прив'язці до фірми покупців і постачальників за рахунок надання їм різних знижок і послуг.
Вибір варіантів впровадження інформаційної технології в фірмі
При впровадженні інформаційної технології у фірму необхідно вибрати одну з двох основних концепцій, що відбивають сформовані точки зору на існуючу структуру організації і роль в ній комп'ютерної обробки інформації.
Перша концепція орієнтується на існуючу структуру фірми. Інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури, і відбувається лише модернізація методів роботи. Комунікації розвинені слабко, раціоналізуються тільки робочі місця. Відбувається розподіл функцій між технічними працівниками і фахівцями. Ступінь ризику від впровадження нової інформаційної технології мінімальна, тому що витрати незначні і організаційна структура фірми не змінюється.
Основний недолік такої стратегії - необхідність безперервних змін форми подання інформації, пристосованої до конкретних технологічних методів і технічних засобів. Будь-яке оперативне рішення «грузне» на різних етапах інформаційної технології.
До переваг стратегії можна віднести мінімальні ступінь ризику і витрати.
Друга концепція орієнтується на майбутню структуру фірми. Існуюча структура буде модернізуватися.
Дана стратегія передбачає максимальний розвиток комунікацій і розробку нових організаційних взаємозв'язків. Продуктивність організаційної структури фірми зростає, так як раціонально розподіляються архіви даних, знижується обсяг циркулюючої по системним каналам інформації та досягається збалансованість між вирішуваних завдань.
До основних її недоліків варто віднести:
істотні витрати на першому етапі, пов'язаному з розробкою загальної концепції та обстеженням всіх підрозділів фірми;
наявність психологічної напруженості, викликаної передбачуваними змінами структури фірми і, як наслідок, змінами штатного розкладу і посадових обов'язків.
Перевагами даної стратегії є:
раціоналізація організаційної структури фірми;
максимальна зайнятість усіх працівників;
високий професійний рівень;
інтеграція професійних функцій за рахунок використання комп'ютерних мереж.
Нова інформаційна технологія в фірмі повинна бути такою, щоб рівні інформації та підсистеми, її обробні, пов'язувалися між собою єдиним масивом інформації. При цьому пред'являються дві вимоги. По-перше, структура системи переробки інформації повинна відповідати розподілу повноважень у фірмі. По-друге, інформація усередині системи повинна функціонувати так, щоб
Старіння інформаційної технології
Для інформаційних технологій є цілком природним те, що вони застарівають і заміняються новими.
При впровадженні нової інформаційної технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті її неминучого старіння, так як інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються від декількох місяців до одного року.
Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належної уваги, можливо, що до моменту завершення переходу фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і прийдеться вживати заходів щодо її модернізації. Такі невдачі з впровадженням інформаційних технологій звичайно пов'язані з недосконалістю технічних засобів, тоді як основною причиною невдач є відсутність або слабка опрацьованість методології використання інформаційної технології.
інформаційний технологія управління організація