Фактори, що формують середовище прямого і непрямого впливу.
Внутрішнє середовище організації: структура, кадри, внутрішньоорганізаційні процеси, технологія, організаційна культура.
Лекція 2.2. Внутрішнє та зовнішнє середовище організації.
Внутрішні змінні організації - це ситуаційні фактори всередині організації. Основні змінні в самій організації це цілі, структура, завдання, технологія і люди. Організацію можна розглядати як засіб досягнення цілей, який дозволяє людям виконати колективно те, що вони не могли б виконати індивідуально.
1) Цілі - конкретний кінцевий стан або бажаний результат, якого прагне досягти група, працюючи разом. У організації можуть бути різноманітні цілі, особливо це стосується організацій різних типів. Завдання комерційних організацій відображена в таких цілях, як рентабельність (прибутковість) і продуктивність. Державні органи, навчальні інститути не прагнуть отримати прибуток, але їх хвилюють витрати. І це знаходить відображення в наборі цілей, сформульованих як надання тієї чи іншої послуги в рамках певних бюджетних обмежень. У підрозділах, так само як і у всій організації необхідна вироблення цілей. Цілі підрозділів у різних організаціях, які мають подібну діяльність, будуть ближче між собою, ніж цілі підрозділів в одній організації, що займаються різними видами діяльності.
2) Структура організації - це логічні взаємовідносини рівнів управління та функціональних областей (підрозділів), побудовані в такій формі, яка дозволяє найбільш ефективно досягти цілей організації. Існують дві основні концепції мають відношення до структури: спеціалізований поділ праці та сфера контролю. Спеціалізоване поділ праці - закріплення даної роботи за фахівцями, тобто тими, хто здатний виконати її краще за всіх з точки зору організації як єдиного цілого. У всіх організаціях, за винятком самих дрібних, має місце горизонтальний поділ праці по спеціалізованих лініях. Ефективність і доцільність способів поділу роботи між людьми - зверху вниз, до самого першого рівня організації - у багатьох випадках визначає, наскільки продуктивна може бути організація в порівнянні з конкурентами.
Обсяг управління. Вертикальний розподіл праці, тобто відділення роботи з координації від безпосереднього виконання завдань, необхідно для успішної групової роботи. Навмисне вертикальний поділ праці в організації дає в результаті ієрархію управлінських рівнів. Центральної характеристикою цієї ієрархії є формальна підпорядкованість осіб на кожному рівні. Особа, що знаходиться на вищому щаблі управління, може мати в своєму підпорядкуванні кількох керівників середньої ланки, що представляють різні функціональні області. Ці керівники середньої ланки можуть мати в своєму підпорядкуванні лінійних керівників. Число осіб, підлеглих одному керівнику, є сферою контролю. Сфера контролю - це важливий аспект організаційної структури. Якщо одному керівнику підпорядковується
велика кількість людей, то говорять про широку сфері контролю, яка дає в результаті плоску структуру управління. Якщо сфера структури вузька, тобто кожному керівнику підпорядковується мало людей, то говорять про багаторівневої структурі.
Не існує ідеальної сфери контролю. Багато змінні всередині самої організації і в зовнішньому середовищі можуть впливати на неї. Необхідність в координації. Необхідність в координації, існуюча завжди, стає нагальною, коли робота чітко ділиться і по горизонталі, і по вертикалі, як це має місце в сучасних організаціях. Якщо керівництво не створює формальних механізмів координації, люди не зможуть виконувати роботу разом.
1 Одиничне, дрібносерійне або індивідуальне виробництво, де одночасно виготовляється тільки один або мала серія однакових виробів.
2 Масове або великосерійне виробництво застосовується при виготовленні великої кількості виробів, які ідентичні один одному або дуже схожі. Такий вид виробництва характеризується механізацією, використанням стандартних деталей і конвеєрним способом складання.
3 Безперервне виробництво використовує автоматизоване устаткування, яке працює цілодобово для безперервного виготовлення однакового за характеристиками продукту у великих обсягах.
5) Люди. Усередині організації люди є важливим вирішальним фактором при визначенні відповідності конкретного завдання та змісту операцій обраним технологіям. Люди є центральним фактором в будь-якої моделі управління. Як поводиться людина в суспільстві і на роботі, є наслідком складного поєднання індивідуальних характеристик особистості і зовнішнього середовища.
Організації намагаються скористатися відмінностями в здібностях при вирішенні питання - яку посаду обійматиме і яку роботу виконуватиме конкретний працівник. Відбір людини - це логічний засіб збільшення вигоди
Вплив середовища на особистість. Наведені раніше характеристики визначають нашу індивідуальність. Поєднання стабільних характеристик визначає нашу особистість. Особистість проявляється через "характеристики окремої людини і його поведінки, які згруповані таким чином, що відображають унікальний характер пристосування даної особи до навколишнього середовища".
Робоче середовище - це якась сукупність всіх внутрішніх змінних, які за допомогою процесу управління модифіковані та пристосовані до потреб організації. Два аспекти навколишнього середовища сильно впливають на характер поведінки працівника, це: групи і управлінське лідерство.
Групи. Групи можуть впливати на поведінку конкретних людей. Члени групи формують колективні ними установки, цінності та очікування в питаннях, пов'язаних з розумінням поведінкової норми. Нормою називаються стандарти поведінки, які визнаються прийнятними за певних умов. Чим в більше людина цінує свою приналежність до групи, тим більшою
ступеня його поведінку збігатиметься з груповими нормами. групові норми
Взаємозв'язок внутрішніх змінних. Всі внутрішні змінні взаємозв'язані. У своїй сукупності вони розглядаються як социотехнические підсистеми. Зміна однієї з них певною мірою впливає на всі інші. Удосконалення однієї з змінної, наприклад, такий, як технологія, не обов'язково може вести до підвищення продуктивності, якщо ці зміни позначаються негативно на іншій змінній, наприклад людях.
Керівникам доводиться враховувати середу, оскільки організація як відкрита система залежить від поставок ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів. Оскільки від керівництва залежить виживання організації, менеджер повинен вміти виявляти істотні в оточенні, які вплинуть на його організацію. Він повинен запропонувати слушні способи реагування на зовнішні впливи. Перша проблема, з якою стикається керівник - визначення зовнішнього середовища. Зовнішнє середовище включає такі елементи, як споживачі, конкуренти, урядові установи, постачальники, фінансові організації та джерела трудових ресурсів. Один із способів визначення оточення полягає в поділі зовнішніх факторів на дві основні групи.
Середовище прямого впливу включає фактори, які безпосередньо впливають на операції організації і відчувають на собі прямий ж вплив операцій організації. До таких факторів слід віднести постачальників, трудові ресурси, закони і установи державного регулювання, споживачів і конкурентів.
Під середовищем непрямого впливу розуміються чинники, які можуть не надавати прямого негайного впливу на операції, але тим не менше позначаються на них. Це такі фактори, як стан економіки, науково - технічний прогрес, соціокультурні та політичні зміни, вплив групових інтересів і суттєві для організації події в інших країнах.
Загальні характеристики зовнішнього середовища:
Взаємопов'язаність факторів зовнішнього середовища - це рівень сили, з якою зміна одного чинника впливає на інші фактори.
Складність зовнішнього середовища - це число факторів, на які організація зобов'язана реагувати, а також рівень варіативності кожного фактора.
Рухливість середовища - це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації.
Невизначеність зовнішнього середовища є функцією кількості інформації, яку має організація (або особа) з приводу конкретного фактора, а також функцій впевненості в цій інформації.
Характеристики середовища відмінні, але в той же час пов'язані з її факторами. Ці характеристики описують фактори як прямого, так і непрямого впливу.
Середовище прямого впливу:
- Постачальники - це механізм перетворення входів у виходи. Основні різновиди входів - це матеріали, енергія, обладнання, капітал і робоча сила. Деякі організації залежать від безперервного припливу матеріалів (машинобудівні фірми, фірми, що розподіляють товари, магазини роздрібної торгівлі). Неможливість забезпечити постачання в потрібних обсягах може створити великі труднощі для таких організацій. Японців вважають творцями методів обмеження запасів. Така система постачання вимагає тісної взаємодії виробника з найвищою мірою взаємопов'язаними постачальниками. В інших країнах може знадобитися пошук альтернативних постачальників або підтримка значних обсягів запасів. Однак запаси пов'язують гроші, які доводиться витрачати на матеріали і зберігання, а не на інші потреби. Для росту і процвітання фірмі потрібні постачальники не тільки матеріалів, але і капіталу. Таких потенційних інвесторів декілька: банки, програми федеральних установ з надання позик, акціонери і приватні особи, акцептовані векселі компанії купуючи її облігації. Адекватне забезпечення робочою силою потрібних спеціальностей і кваліфікації необхідне реалізації завдань, пов'язаних з досягненням поставлених цілей.
- Багато закони і державні установи також впливають на організації. Кожна організація має певний правовий статус і саме це визначає, як організація може вести свої справи і які податки платити. Стан законодавства часто характеризується не тільки його складністю, а й рухливістю, а інколи навіть невизначеністю. Організації зобов'язані дотримуватися не тільки федеральні і місцеві закони, але і вимоги органів державного регулювання. Ці органи забезпечують примусове виконання законів у відповідних сферах своєї компетенції, а також вводять власні вимоги, найчастіше також мають силу закону. Додатково ускладнюють справу регулюючі постанови місцевих органів влади.
- Споживачі. Багато приймають точку зору, згідно з якою єдина справжня мета бізнесу - створити споживача. Під цим розуміється наступне: саме виживання і виправдання існування організації залежить від її здатності знаходити споживача результатів її діяльності і
задовольняти його запити. Споживачі, вирішуючи, які товари та послуги для них бажані і за якою ціною, визначають для організації майже все, що відноситься до результатів її діяльності. Таким чином, необхідність задоволення потреб покупців впливає на взаємодії організації з постачальниками матеріалів і трудових ресурсів.
- Конкуренти - це зовнішній фактор, вплив якого неможливо заперечувати. Керівництво кожного підприємства розуміє, що якщо не задовольняти потреби споживачів так само ефективно, як це роблять конкуренти, підприємству довго не протриматися. У багатьох випадках не споживачі, а конкуренти визначають, якого роду результати діяльності можна продати, і яку ціну можна запросити. Споживачі - не єдиний об'єкт суперництва організацій. Організації можуть вести конкурентну боротьбу за трудові ресурси, матеріали, капітал і право використовувати певні технічні нововведення.
Середовище непрямого впливу:
- Технологія є одночасно внутрішньої змінної та зовнішнім фактором великого значення. Технологічні нововведення впливають на ефективність, з якою продукти можна виготовляти і продавати, на швидкість старіння продукту, на те, як можна збирати, зберігати і розподіляти інформацію, а також на те, які послуги і нові продукти очікують споживачі від організації. Організації, що мають справу безпосередньо з технологією високого рівня, наукомісткі підприємства, повинні бути в змозі швидко реагувати на нові розробки і самі пропонувати нововведення.
- Стан економіки. Керівництво повинно вміти оцінювати, як позначаться на операціях організації загальні зміни стану економіки. Стан світової економіки впливає на вартість всіх впроваджуються ресурсів і здатність споживачів купувати певні товари та послуги. Стан економіки може сильно вплинути на можливості отримання організацією капіталу для своїх потреб. Це обумовлено тим, що федеральний уряд часто намагається згладити наслідки погіршення економічної обстановки, регулюючи податки, грошову масу і ставку відсотка, що встановлюється Центральним банком. Якщо цей банк посилює умови отримання кредиту та підвищує ставки відсотка, комерційні банки повинні зробити те ж саме. В результаті ставати важче отримати позики і обходяться вони організації дорожче.
- Відносини з місцевим населенням. Майже у всіх організаціях переважне ставлення до неї місцевої громади, в якій та чи інша організація функціонує, має першорядне значення як фактор середовища непрямого впливу. Багато організацій докладають цілеспрямовані зусилля для підтримки хороших відносин з громадами, в яких вони функціонують. Ці зусилля можуть виражатися в формі фінансування місцевих шкіл, благодійної діяльності або підтримки молодих дарувань.
Повернутися в зміст: