У MS Access використовуються два основні способи створення таблиць:
§ за допомогою Конструктора таблиць (цей спосіб розглядався в лабораторній роботі 4).
Існують також і інші варіанти, створення таблиць. Можна, наприклад, створити таблицю за допомогою запиту на створення таблиці, шляхом імпорту з інших баз даних або створюючи зв'язку з такими зовнішніми таблицями. Ці способи будуть розглянуті в інших лабораторних роботах.
Створення таблиці шляхом введення даних
Якщо вам важко відразу визначити структуру таблиці, MS Access дозволяє створити таблицю шляхом введення даних у вікно з традиційною табличній формою.
2. Використовуючи метод Введення даних (вкладка Створення. Група Таблиці. Кнопка Таблиця) створіть нову таблицю, що складається з полів: Код статусу. Назва податкового статусу. Ім'я таблиці Податковий статус замовлень. Для цього:
§ у вікні бази даних перейдіть на список таблиць;
§ у вкладці Створення. в групі Таблиці натисніть на кнопку Таблиця. Відкриється порожня таблиця;
§ в поля цієї таблиці введіть дані в такий спосіб:
§ в перше поле (що має ім'я Код) дані вводити не слід, тому що поле має Тип даних - Лічильник. який нумерує записи автоматично;
§ в друге поле (Поле1) введіть два значення: Звільнення від податку і оподатковується податком;
§ задайте полях таблиці нові імена: Код статусу і Назва податкового статусу. Для чого клацніть правою кнопкою миші по заголовку стовпця і виберіть з контекстного меню команду Перейменувати стовпець. Після цього замість виділеного стандартного назвою стовпчика введіть потрібне ім'я;
§ натисніть кнопку Закрити (у верхньому правому куті вікна таблиці);
§ у відповідь на питання Зберегти зміни макету або структури таблиці натисніть кнопку Так;
§ у вікні Збереження в полі Ім'я таблиці введіть ім'я нової таблиці Податковий статус замовлень і натисніть кнопку
При створенні таблиць в режимі Конструктора доводиться ставити імена таблиць і полів в таблицях. При цьому необхідно дотримуватися таких вимог:
§ імена полів в таблиці не повинні повторюватися, т. Е. Мають бути унікальними;
§ імена полів можуть містити не більше 64 символів. включно з пробілами;
§ бажано уникати вживання імен полів, які збігаються з іменами вбудованих функцій або властивостей Microsoft Access;
§ ім'я поля не повинно починатися з пробілу або керуючого символу (коди ASCII 00-31);
§ імена полів можуть містити будь-які символи, включаючи літери, цифри, пробіли, спеціальні символи, за винятком точки (.), Знак оклику (!), Апострофа ( ') і квадратних дужок ([), (]).
Ці ж правила дійсні і для імен таблиць, а також інших об'єктів MS Access.
У Microsoft Access є такі типи даних:
§ текстовий - символьні або числові дані, які не потребують обчислень. Поле даного типу може містити до 255 символів;
§ поле MEMO - призначене для введення текстової інформації, за обсягом перевищує 255 символів. Таке поле може містити до 65 535 символів. Поле типу MEMO не може бути ключовим або проіндексовані. також неможливо виконати сортування записів по цьому полю;
§ числовий - застосовується для зберігання даних, які використовуються в математичних розрахунках. Має багато підтипів:
§ довге ціле (за замовчуванням) займає 4 байта (число від -2 147 483 648 до +2 147 483 647);
§ одинарне з плаваючою точкою - 4 байти;
§ подвійне з плаваючою точкою - 8 байтів;
§ десяткове - 12 байтів;
§ код реплікації - 16 байтів.
Від вибору підтипу (розміру) даних числового типу залежить точність обчислень.
§ дата / час - для представлення дати і часу. Дозволяє вводити дати з 100 по 9999 рік. Розмір поля - 8 байтів. MS Access надає великий вибір форматів відображення дати і часу;
§ грошовий - призначений для зберігання даних, точність представлення яких коливається від 1 до 4 десяткових знаків. Ціла частина даного типу може містити до 15 десяткових знаків;
§ лічильник - містить 4-байтний унікальний номер, який визначається MS Access автоматично для кожного нового запису або випадковим чином. або шляхом збільшення попереднього значення на 1. Значення полів типу лічильника оновлювати не можна. Максимальне число записів в таблиці з полем лічильника не повинно перевищувати двох мільярдів;
§ логічний -Може містити тільки два значення, інтерпретованих як Так / Ні. Істина / Брехня або Включено / Виключено (причому величина -1 представляє значення Істина. А 0 - значення Брехня). Поля логічного типу не можуть бути ключовими. але їх можна індексувати;
§ поле об'єкта OLE - містить посилання на OLE-об'єкт (лист MS Excel, документ MS Word, звук, малюнок і т. П.). Обсяг об'єкта обмежується наявним дисковим простором;
§ майстер підстановок - запускає Майстер, що створює поле підстановок. Поле підстановок дозволяє вибирати значення поля зі списку, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці.
Властивості полів таблиці
Для більшості типів даних характерні наступні властивості:
§ обов'язкове поле. яке визначає необхідність введення даних в це поле. Слід встановлювати значення цієї властивості рівним Так для тих полів таблиці, які не повинні бути порожніми. Це забезпечує автоматичний контроль введення даних в такі поля;
§ формат поля - вказує формат відображення даних з поля в режимі Таблиці;
§ індексовані поле - визначає, чи є дане поле індексованих, і якщо є, то в якому режимі. Існують два режими індексування: Збіги допускаються і Збіги не допускаються. У першому випадку поле може містити повторювані значення, у другому - немає;
§ значення за замовчуванням. У цій властивості вказується значення, автоматично додається в поле для кожного нового запису, якщо це значення не введено користувачем.
§ умова на значення - властивість визначає умова (обмеження), що накладається на що вводяться в це поле дані. У разі невідповідності даних, що вводяться вказаною умові видається повідомлення про помилку;
§ повідомлення про помилку - визначає то повідомлення, яке буде видаватися користувачеві, якщо при введенні даних не дотримується умова, зазначене у властивості Умова на значення.
Крім перерахованих властивостей полів існують і інші, які стосуються полях певного типу.
Створення підпису поля
3. У таблиці Замовлення для поля Подарунковий варіант створіть підпис Подарунок. Для цього:
§ відкрийте таблицю в режимі Конструктор. клацніть на поле Подарунковий варіант;
§ в області Властивості поля (нижня частина конструктора таблиці) на вкладці Загальні. в порожню осередок рядка Підпис. введіть текст Подарунок;
§ перейдіть в режим таблиці, зберігши зміни. В результаті ім'я поля Подарунковий варіант не зміниться, а назва стовпчика в таблиці зміниться на Подарунок;
§ закрийте таблицю Замовлення. зберігши зміни.