Для надання даних про співробітника в сторонню організацію або інший відділ по запросу готують виписку з наказу. Іноді робиться просто копія основного документа. Однак зважаючи на великий обсяг розпоряджень і з міркувань конфіденційності переважно зробити виписку з наказу. Вона містить в собі всі реквізити організації та необхідну інформацію про працівника. Як правило, бланк запитується в Пенсійний фонд та інші інстанції. В кінці статті за посиланням можна завантажити виписку з наказу зразок.
Види виписок і їх призначення
Всі основні призначення на підприємстві фіксуються наказами. Деякі з них за обсягом можуть досягати декількох сторінок. Виписка є короткий витяг з документа, яка відповідає темі запиту. Знадобитися вона може Пенсійному фонду та іншим органам.
Друга причина, по якій доцільно написати таку витримку, а не робити копію всього тексту - збереження конфіденційності даних. Деякі розпорядження відносяться відразу до декількох працівникам. Тому якщо потрібно надати дані тільки по одній людині, доцільно підготувати коротку цитату.
На практиці оформляється два види виписок:
- по особовому складу, в такому бланку відбивається вся розпорядча частина;
- по основній діяльності, де прописується тільки констатуюча частина розпорядження.
У більшості випадків такий бланк включає тільки один пункт. Наприклад, в оформленому документі може підтверджуватися інформація про прийняття особи на певну посаду, про його переведення або звільнення. Грамотно підготовлені виписки з наказу мають таку ж юридичну силу, як і самі розпорядження.
Як правильно оформити документ
Далі представлений план, що пояснює, як оформити виписку.
- Найменування підприємства, що збігається з зазначеним в Статуті. Якщо є вищестояща організація, спочатку вносять її назву, а потім - назва філії.
- Реєстраційний номер. Збігається з прописаним в розпорядженні.
- Дата - так само, як і в наказі.
- Вид документа - «Витяг з наказу». Назва пишеться по центру, без крапки в кінці.
- Реєстрація розірвання (коли готуються виписки з наказу по основній діяльності). Якщо мова йде про розпорядження з особового складу, за текстом документа, який оформлюється далі пишеться слово «Наказую».
- Розпорядча частина (тільки по тому працівнику, на якого готується бланк).
- Прізвище та ініціали, посада підписала наказ.
Витяг з наказу про прийом на роботу вимагає запевнення. Після тексту ставиться позначка «Вірно», потім слід підпис оформив її начальника кадрового відділу або іншого уповноваженого працівника. Варто зауважити, що керівник цей документ не підписує.
Важливо! Щоб оформити виписку з наказу, потрібно взяти фірмовий бланк організації.
Чи потрібна печатка? Якщо витримки оформляються для сторонньої організації, то так. Відбиток повинен покривати ПІБ та підпис уповноваженого працівника, який запевняє документ. Однак якщо бланк знаходиться в рамках внутрішнього документообігу, ставити печатку не потрібно.
Які терміни встановлені щодо виписок
Варто відзначити, що не існує нормативного акта, який би термін дії виписки. Значить, документ вважається безстроковим.
Готова витяг з наказу зберігається в особовій справі. Тому її термін зберігання на підприємстві безпосередньо залежить від того, як довго буде залишатися в кадровому відділі особиста справа.
Що можна сказати про термін надання бланка за запитом? Він становить три дні. Найчастіше такі запити направляють контролюючі організації або вищі відділення.
Різновиди виписок з наказів
Хоча зроблена витримка на базі основного наказу, вона вважається окремим документом. Щоб знайти саме розпорядження, варто скористатися журналом реєстрації наказів. Залежно від змісту, бланки будуть мати деякі відмінності.
Витяги можуть знадобитися з наступних розпоряджень:
- Про прийом на роботу. Складається за описаним вище плану. Може знадобитися для підтвердження працевлаштування та нарахування пенсії.
- Про звільнення. Такі виписки потрібні при оформленні на наступне робоче місце, при втраті трудової книжки або для державних органів.
- Про призначення на посаду. Для бланка актуальні загальні правила. У документ переноситься пункт, де йдеться безпосередньо про призначення на посаду.
- Про преміювання. Такий наказ оформляється відразу на декількох працівників, тому з нього можна отримати тільки виписку. Копії документа не пропонують з метою збереження конфіденційних даних.
- Про облікову політику. Ці витримки потрібні для податкового або бухгалтерського обліку.
- Щодо службового відрядження. Вказується констатуюча частина, починається зі слова «Наказую».
- Про відпустку. Крім розпорядження керівництва, в текст слід включити підстави для надання відпочинку. Буде потрібно включити перелік підтверджуючих це документів, де написано, з якої причини працівник йде у відпустку.
- По основній діяльності. Призначення такого розпорядження - вдосконалення роботи організації. У витримку включають причини підготовки документа і саму констатує частина.
Зразок складання бланка залишається актуальним незалежно від виду наказу, на підставі якого він створюється. Важливо відобразити у вступній частині повне найменування та реквізити організації. Відмінності будуть тільки в основному тексті.
Чи можуть відмовити в наданні документа
Згідно з нормою, закріпленою в Трудовому кодексі, роботодавець повинен пред'являти документи, що стосуються діяльності співробітника, за його письмовою заявою. Робиться це протягом трьох робочих днів.
Важливо! Підстава для надання документа - частина 2 статті 62 ТК РФ.
Складати витяг з наказу доцільно з двох причин - зважаючи на великий обсяг деяких розпоряджень і конфіденційності даних. Хоча вона готується на основі наказу, вона являє собою окремий документ. У ньому вказують реквізити підприємства і призводять пункт, який відповідає темі запиту. Далі можна скачати приклад по посиланню безкоштовно.
Рекомендуємо до прочитання
