Виправлення помилок у звіті з ЄСВ
Всі роботодавці повинні подавати до ПФУ за місцем обліку щомісяця звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу) застрахованих осіб та суми нарахованого ЄСВ. Однак іноді при заповненні звіту бухгалтери припускаються помилок. Розглянемо на прикладах, як їх виправити.
Форма звіту та порядок його складання
Виправлення помилок присвячений розділ V Порядку №22-2. Розглянемо його далі.
Якщо помилка знайдена в поточному звітному періоді
Якщо помилка була виявлена до закінчення граничного строку подання звіту, виправити її простіше. Ось чому варто подавати звіт не в останній день. Адже якщо помилка полягала в невірному складанні звіту - пропущений обов'язковий реквізит, не заповнена певна рядок, в результаті чого загальний підсумок звіту не збігається з наведеними в ньому відомостями, - про це фахівці ПФУ часто вказують при самому поданні звіту. Особливо це стосується тих, хто подає звіт в електронній формі: в квитанції про прийняття звіту, зазвичай у другій, ПФУ наводить перелік помилок, допущених страхувальником під час подання звіту. А отже, помилка буде знайдена до закінчення терміну подання звіту, і її можна буде легко виправити.
Згідно п. 5.1 Порядку №22-2, в такому випадку страхувальник має право до закінчення терміну подання цього звіту повторно сформувати та подати звіт до органу ПФУ за місцем взяття на облік. Дійсним при цьому вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення термінів подання звіту.
Виправлення помилок в минулих звітних періодах
Виправити помилки в звіті після того, як закінчився термін його подання до ПФУ, значно складніше. Розглянемо, які правила для цього встановлює Порядок №22-2.
Виправлення в таблицях 5 і 7 звіту
Згідно з пунктами 5.2 та 5.7 Порядку №22-2, в разі самостійного виявлення страхувальником факту подання недостовірних відомостей про застрахованих осіб, які наведені в таблицях 5 і 7 звіту. страхувальник подає до ПФУ:
- необхідні скасовують документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу (або осіб, якщо їх було кілька);
- і одночасно початкові документи із зазначеними правильними відомостями по застрахованій особі (або особам, якщо їх було кілька) разом з пояснювальною запискою про зміну відомостей.
Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в таблицях 5 і 7 звіту, подаються тільки скасовують документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу (осіб).
Звернемося до звіту: як бачимо, таблиці 5 та 7 передбачають колонки для зазначення типу їх форми: початкова, що скасовує або додаткова. Скасовує форма потрібна для того, щоб викреслити подробиць про певне застраховану особу, працівника. А якщо виправлення помилки потребує не просто викреслити зі звіту зазначені раніше відомості, а замінити їх вірними, то одночасно подається початкова форма таблиці з наведеними вірними відомостями. Така заміна вимагає подання та пояснень - запискою в довільній формі про причини і суті замінених відомостей.
Іноді помилка полягає не в тому, що в звіті були присутні зайві відомості або вони були невірними. Буває, що в звіті пропущені певні відомості по конкретному працівникові (хоча в усьому іншому претензії до представленого звіту відсутні).
Для цього існує ще одна форма таблиць 5, 7 звіту - «додаткова». Згідно п. 5.6 Порядку №55-2, в разі якщо в таблиці 5 звіту страхувальник не вказав застрахована особа, з яким було укладено або розірвано трудовий договір за попередній період (або інші відомості), він подає разом із звітом за поточний звітний період звіт за попередній період, який містить:
- титульний лист (перелік таблиць звіту);
- дані на цю застраховану особу із зазначенням статусу таблиці 5 - додаткова.
Аналогічно подається таблиця 7 звіту.
А ось якщо були пропущені певні відомості в таблиці 6 звіту, подати додаткову форму цієї таблиці не вийде, адже її не існує.
Закінчуючи розглядати виправлення помилок в таблицях 5 і 7, відзначимо, що, згідно з п. 5.7 Порядку №22-2, при виправленні таких помилок шляхом скасовує і початкової форми таблиць 1 - 4 звіт подавати не потрібно. На практиці не подаються таблиці 1 - 4 і при поданні додаткових форм таблиць 5 і 7.
Виправлення в таблиці 1
Однак згідно з п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ 1. за донарахування територіальним органом Пенсійного фонду або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ накладається штраф у розмірі 5 відсотків зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більше 50 відсотків суми донарахованого єдиного внеску. І ця санкція передбачена в першу чергу щодо сум ЄСВ, не зазначених у звіті. Отже, якщо помилка призвела до заниження сум ЄСВ в звіті, то доведеться сплатити штраф. Штраф сплачується на підставі рішення органу ПФУ, яке, згідно з ч. 14 ст. 25 Закону про ЄСВ, має бути направлено страхувальнику протягом 3 робочих днів з дня виявлення порушення. Сплатити такий штраф слід протягом 10 робочих днів після надходження відповідного рішення.
Якщо внаслідок помилки виникає недоплата по ЄСВ, слід, звичайно, сплатити і пеню (див. Ч. 2 ст. 25 Закону №2464). Але терміни і розміри сплати ЄСВ встановлені не в залежності від показників поданого звіту, а відповідно до дати нарахування (виплати) доходу (див. Ч. 8 ст. 9 Закону №2464). Тому, навіть якщо така пеня і буде нарахована, при виправленні помилок в звіті вона не вказується.
- в рядку 6.1 вказати суму 1838,50 і її ж відобразити в рядку 6.1.1 таблиці 1;
- в рядку 6.3 вказати суму 180,00 і її ж відобразити в рядку 6.3.1 таблиці 1;
- в рядку 6.4 вказати суму 5000,00;
Також зверніть увагу на те, що в таблиці 1 є спеціальні рядки:
- рядок 6.2 для відображення донарахованої суми ЄСВ за попередні звітні періоди внаслідок збільшення класу професійного ризику виробництва;
- рядок 7.2 для відображення зменшеною суми ЄСВ за попередні звітні періоди внаслідок зменшення класу професійного ризику виробництва.
У цих рядках не наводиться результат виправлення помилки страхувальника. Вони заповнюються в разі зміни класу професійного ризику виробництва на підставі отриманого повідомлення органу ПФУ за період з дати встановлення нового класу професійного ризику та розміру ЄСВ. Тому в цій статті заповнення згаданих рядків ми не розглядаємо.
Виправлення в таблиці 6
Виправлення помилок щодо сум нарахованих доходів та сум утриманого ЄСВ за минулі звітні періоди в таблиці 6 виробляються в початковій формі таблиці.
Для того щоб зменшити ці суми, в окремому рядку таблиці 6 дублюються наведені раніше відомості про працівника. Зверніть увагу. що і тут буде діяти правило, вказане в пп. 4.3.3 Інструкції №21-5, якому відповідав би п. 4.9 Порядку №22-2: якщо нарахування зарплати здійснюється за попередній період, зокрема, в зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються до заробітної плати місяця , в якому були зроблені такі донарахування. Отже, виправлення (збільшення, зменшення) сум доходу та ЄСВ в таблиці 6 окремими рядками із зазначенням періоду, за який здійснюється виправлення, допустимо тільки в тому випадку, коли таблиця 6 в минулих періодах була складена невірно і відомості про суми доходу та ЄСВ не відповідають даними бухгалтерського обліку за відповідні періоди. Якщо помилка була бухгалтерської, всі нарахування (сторнування доходів) минулих періодів за зарплатою повинні бути зроблені в місяці, в якому помилка була виявлена. Відповідно в таблиці 6 в такому випадку будуть відображатися вже відкориговані суми доходу та ЄСВ за звітний період.
Також, згідно з п. 4.9 Порядку №22-2, внесення від'ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише:
- при відображенні сум перерахунків заробітку (доходу), які пов'язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю. Тобто якщо потрібно відсторнувати надмірно нараховану зарплату і вказати суму лікарняних, які нараховуються за період, за який сторнирована зарплата;
- при відображенні сторнованих сум відпускних та допомоги по тимчасовій непрацездатності, нарахованих у попередніх періодах.
В колонках 16 - 18 вказуються суми доходу працівника і сума ЄСВ, утриманого з такого доходу, на які відбувається зменшення, зі знаком «мінус». Звичайно, при цьому вказується і період, за який виправляється помилка, - в колонці 11. Обов'язково при цьому заповнюється колонка 10 таблиці 6, в якій вказується відповідний код типу нарахувань:
3 - при самостійному зменшенні страхувальником зайво нарахованої суми ЄСВ;
5 - при зменшенні при перевірці органом ПФУ зайво нарахованої суми ЄСВ;
Колонки 13 - 15 таблиці 6 заповнюються тільки при необхідності коригування кількості днів (тимчасової непрацездатності, відпустки без збереження зарплати, знаходження в трудових відносинах), якщо така кількість була приведено в звіті за минулий період з помилкою. Поточна форма таблиці 6 дозволяє відображати зменшення таких днів зі знаком «мінус».
Таблиця 6 звіту до ПФУ при самостійному зменшенні суми ЄСВ страхувальником (фрагмент)
Донарахування доходу працівника і сум утриманого з нього ЄСВ відбувається в тому ж порядку, звичайно, без знака «мінус». При цьому в колонці 10 таблиці 6 приводиться відповідний код типу нарахувань:
2 - при самостійному донарахуванні страхувальником суми ЄСВ;
4 - при збільшенні суми ЄСВ при перевірці органом ПФУ;
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»