Під оформленням документів розуміють дотримання в ході їх складання, підготовки, передруку, узгодження, посвідчення, пересилання в управлінських апаратах установ певних вимог, встановлених в законодавчих актах і нормативно-методичних документах.
Реквізити документа - обов'язкові ознаки документа (інформаційні елементи: дата, текст, підпис, печатка), встановлені законодавчим нормативним документом - ГОСТом.
При підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (новий);
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) (новий);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про контроль;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 -оттіск друку;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Перерахований склад реквізитів слід вважати типовим, т. К. Набір їх при підготовці різних видів документів, документів одного і того ж найменування в різних організаційно-управлінських ситуаціях може бути різним.
Серед загального переліку реквізитів виділяють постійні і змінні реквізити. Постійні - в обов'язковому порядку повторюються на бланках всіх документів даного найменування. Змінні - наносяться безпосередньо в процесі підготовки конкретного документа.
На формулярі-зразку при оформленні документів реквізити формуються в 3 частини:
Змістовна - головна частина документа, де розкривається його зміст і призначення (реквізити 17-20), текст документа.
Оформляє - сукупність реквізитів, що підтверджують справжність документа і достовірність його відомостей (реквізити 21-24). У оформляє частини також розташовуються допоміжні діловодних позначки, що полегшують роботу з документом.
Формуляр-зразок - модель побудови документів, на якій реквізити розташовані в певній послідовності. Він вказує місце реквізитів на аркуші паперу, визначає площу робочого і службового полів.
Робоче поле - місце, де розташовуються реквізити. Службове поле призначене для закріплення документа в технічних засобах зберігання.
Осн. формати бланків - А4, А5.Бланкі можуть мати поздовжнє і кутове розташування реквізитів.
Види службових бланків:
Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа.
Бланк конкретного виду документа застосовуються, якщо в організації застосовується велика кількість документів конкретного виду.
(106) 2. Документаційне забезпечення управління в туризмі. Системи документації: організацнонно-правова, розпорядча, інформаційно-довідкова. Призначення. функції
ДНЗ - галузь людської діяльності, що забезпечує документування, організацію роботи з документами і систематизацію їх архівного зберігання.
Будь-яке управлінське рішення супроводжується складанням документа. Апарат управління реалізує свої функції за допомогою організаційно-розпорядчих документів. При цьому документ виступає результатом відображення фактів, подій, явищ розумової діяльності людини. Процес управління включає слід. осн. документовані операції: збір та обробка документної інфо, підготовка рішення, ухвалення і документування цього рішення, доведення рішення до виконавця, виконання рішення, контроль виконання, передача інфо по вертикальних і горизонтальних зв'язків, зберігання і пошук інфо. Якість інфо визначає якість управління.
ДНЗ включає след.осн. процеси: фіксація керуючих впливів або даних щодо стану справ в організації на офіц. носіях, своєчасне надання інфо в офіц. порядку керівництву, оперативне і довгострокове зберігання документів.
Значення ДОУ: правильна організація роботи з документами знижує час необхідне для пошуку інфо, підвищує точність і своєчасність інфо, усуває її надмірність.
Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.
Офіційні документи в залежності від обслуговується ними сфери людської діяльності поділяють на: управлінські, наукові, технічні, технологічні, виробничі і т.д.
Основні управлінські функції (організація, планування, регулювання, координація, контроль) реалізуються за допомогою наступних систем: система організаційно-правової документації, система планової документації, система розпорядчої документації, система договірної документації, система звітної документації.
Організаційно-розпорядча документація (ОРД) включає наступні системи документації:
1. Система організаційно-правової документації (установчий договір, статут, положення про установу, положення про структурний підрозділ, штатний розклад, посадова інструкція, регламент, інструкція);
2. Система розпорядчої документації (постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка);
Система організаційно-правової документації. Поняття організації лежить в основі всієї управлінської діяльності. У складі організаційної функції виділяються подфункции:
1. Створення організації, включно з вибором її організаційно-правової форми;
2. Реєстрація організації;
3. Встановлення її структури;
4. Визначення штатної чисельності, номенклатури посад керівників, фахівців і присвоєння їм розрядів за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС);
5. Регламентація діяльності структурних підрозділів і працівників;
6. Формування колегіальних і дорадчих органів управління;
7. Регламентація діяльності апарату управління;
8. Ліцензування діяльності в необхідних випадках;
9. Встановлення режиму роботи і системи охорони;
10. Організація праці працівників і оцінка праці працівників;
11. Реорганізація підприємства;
12. Ліквідація організації і деякі інші види робіт.
Організаційно-правові документи засновані на нормах адміністративного права і є обов'язковими для виконання. Вони є правовою основою діяльності організації. Вони в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом (вищестоящою організацією, керівником цієї організації, колегіальним органом) або керівником структурного підрозділу.
За тривалістю дії організаційно-правові документи відносяться до безстрокових: вони діють до їх скасування або затвердження нових (крім штатного розкладу, яке затверджується щорічно).
За системою управління організаційно-правові документи рухаються зверху вниз.
В особливу підгрупу з організаційно-правових документів виділяють установчі документи (установчий договір і статут організації):
Установчий договір - документ, в якому сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу і визначають порядок спільної діяльності щодо його створення, умови передачі йому свого майна та участі в його діяльності. У договорі визначено також умови і порядок розподілу між учасниками прибутку і збитків, управління діяльністю юридичної особи та виходу засновників з його складу.
Статут - правовий акт, що визначає статус, організацію, структуру, цілі, характер і порядок діяльності створеної юридичної особи. Загальні положення про статут містяться в першій частині Цивільного кодексу РФ.
Положення про організацію - правовий акт, що визначає статус організації, її завдання, функції, права, відповідальність і порядок діяльності. На підставі положень діють державні та муніципальні бюджетні некомерційні організації. Це органи влади і управління.
Штатний розклад - правовий акт, що визначає структуру, чисельність, посадовий склад та оплату праці працівників організації.
Посадова інструкція - правовий акт, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав, відповідальності і забезпечує умови для його ефективної роботи.
Інструкція - правовий акт, що містить правила, за допомогою яких регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціалізовані боку діяльності організацій, їх підрозділів та посадових осіб.
Регламент - правовий акт, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу.
Система розпорядчої документації. Система розпорядчих документів покликана регулювати діяльність організації. Регулювання діяльності необхідно для виконання поставлених завдань (програм, планів). Діяльність з регулювання необхідна для усунення виникаючих перешкод, відхилень від параметрів, заданих плановими документами. Головне завдання регулювання - забезпечення узгодженості в діяльності підрозділів і посадових осіб організації.
Керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо розпорядчу діяльність і видавати розпорядчі документи.
Призначення розпорядчої документації
- регулювати і координувати діяльність, яка дозволить органу управління:
- забезпечити реалізацію поставлених перед ним завдань;
- отримати максимальний ефект від своєї діяльності.
У розпорядчих документах фіксуються рішення, які відображають:
1. вдосконалення організаційної структури установи;
2. визначення та способи здійснення основної або виробничої діяльності;
3. забезпечення організації фінансовими, трудовими та інформаційними ресурсами.
Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління. В юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів, в них містяться основні владні приписи суб'єктів управління.
За сферою дії розпорядчі документи ділять на:
- правові акти федерального рівня,
- правові акти діють на рівні суб'єктів РФ,
- правові акти організацій, установ і підприємств.
Підставою для видання розпорядчого документа може бути:
1. Необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та рішень вищестоящих органів, а також раніше прийнятих рішень даної організації;
2. Необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями організації.
Всі розпорядчі документи ділять на дві групи:
# 9472; документи, що створюються в умовах колегіальності (постанови, рішення);
# 9472; документи одноосібного прийняття рішення (накази, розпорядження, вказівки).
Постанова - правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами федеральної та виконавчої влади, що діють на основі колегіальності, а також представницькими і колегіальними виконавчими органами суб'єктів РФ з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, які стоять перед цими органами і для встановлення стабільних норм і правил.
Рішення - правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами організації з метою розв'язання найбільш важливих питань діяльності цієї організації.
Наказ - правовий акт, що видається керівником організації, що діють на основі одноосібного прийняття рішень, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед організацією. Він може стосуватися широкого кола організацій та осіб.
Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником колегіального органу управління в межах наданої йому компетенції, а також керівниками організацій, що діють на основі єдиноначальності, для вирішення оперативних питань. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій та посадових осіб.
Вказівка - правовий акт, що видається одноосібно керівником організації або його заступниками. Він видається з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з виконанням наказів, інструкцій та інших правових актів даної або вищестоящої організації.