32 33 34 1 2 35 36 37 38 39 40 41 4 42 43 44 45 46 47 5 48 49 6 50 51 52 53 54 55 56 57 58 9 59 10 60 7 61 62 63 64 65 66 67 68 69 8 70 71 72 11 73 74 75 76 77 78 14 79 80 81 31 17 15 82 16 20 83 84 85 19 86 87 88 30 89 18 90 21 91 92 93 94 95 96 97 98 99 22 100 101 102 103 104 105 23 24 106 107 108 26 109 13 110 111 29 28 112 113 114 115
Увага Знижка 50% на курси! поспішайте подати
заявку
Професійної перепідготовки 30 курсів від 6900 руб.
Курси для всіх від 3000 руб. від 1500 руб.
Підвищення кваліфікації 36 курсів від 1500 руб.
Використання електронної таблиці як бази даних. Сортування і фільтрація даних в Microsoft Excel 97
Міністерство освіти і науки України
Миколаївська загальноосвітня школа № 3
фільтрація даних в Microsoft Excel 97
Електронні таблиці Excel 9 x часто використовують для ведення найпростіших баз даних Таблиця, використовувана в якості бази даних, зазвичай складається з декількох стовпців, які є полями бази даних. Кожен рядок представляє окремий запис.
Існують обмеження, що накладаються на структуру бази даних:
перший ряд бази даних повинен містити не повторюються імена полів;
інші ряди бази даних повинні містити записи, які не є порожніми рядами;
інформація по полях (стовпцях) повинна бути однорідною, тобто тільки цііфри або тільки текст;
Основна робота будь-якої бази даних полягає в пошуку інформації за певними критеріями. Зі збільшенням кількості записи пошук інформації ускладнюється.
Якщо дані представлені в такому вигляді, програма Excel дозволяє спростити цей процес шляхом сортування та й фільтрації даних.
Сортування - це впорядкування даних по зростанню або по спадаючій. Найпростіше зробити таке сортування, обравши одну з комірок і клацнувши на кнопці Сортування по зростанню або Сортування за спаданням на панелі інструментів.
Параметри сортування задають командою Дані> Сортування. При цьому відкривається діалогове вікно Сортування діапазону. У ньому можна вибрати від одного до трьох полів сортування, а також задати порядок сортування по кожному полю.
Інший спосіб пошуку інформації в базі даних - використання засобу Автофільтр. Це засіб відображає підмножина даних, які не переме щ а й не сортуючи дані.
При фільтрації бази відображаються тільки записи, що володіють потрібними властивостями. Найпростіший засіб фільтрації - автофильтр. Він запускається командою Дані> Фільтр> Автофільтр.
За командою Автофільтр в осередках, що містять заголовки полів з'являються розкривають кнопки. Клацання на такій кнопці відкриває доступ до списку варіантів фільтрації. Варіанти фільтрації записуються зазвичай за допомогою простих або складених умов. Складові умови формуються за допомогою логічних виразів і логічних операції І або АБО. Записи, що не задовольняють умові фільтрації, не відображаються.
Іноді вам буде потрібно працювати з підмножиною даних. Наприклад, ви могли б виділити частину списку даних і передати його користувачеві, якому не потрібен повний список, або вам потрібно отримати відфільтроване представлення даних, щоб створити звіт, що не включає непотрібну інформацію. Можна фільтрувати дані, переносити їх на інший робочий лист, в іншу робочу книгу або взагалі в іншій програмі. На деякому етапі роботи, можливо, ви вважаєте за необхідне видалити непотрібні більш записи з бази даних. Це також можна зробити шляхом фільтрації і виділення даних із загального списку.
Команда Дані> Фільтр> Показати все дозволяє відобразити всі записи. Щоб скасувати використання автофільтра, треба повторно дати команду Дані> Фільтр> Автофільтр.
Щоб створити довільний фільтр, слід в списку, що розкрився вибрати пункт Інші. Діалогове вікно Розширений фільтр дозволяє задати більш складну умову фільтрації по даному полю.
За допомогою діалогового вікна Розширений фільтр можна встановити критерій порівняння, а також розробити критерії І чи АБО. Наприклад, можна замовити пошук в базі даних відомостей про всі службовців, ідентифікаційні номери яких менше числа 650. А за допомогою критерію І можна відфільтрувати всіх службовців, ідентифікаційні номери яких менше числа 650 і які працюють в бухгалтерії. Використовуючи критерій або, можна знайти всіх службовців, ідентифікаційні номери яких більше числа 660, або службовців, які пропрацювали в компанії більше 10 років.
Фільтри дозволяють відобразити п'ять типів критеріїв
• Показати все. Відображаються всі записи в поле
• Розширений фільтр. Відкривається діалогове вікно Розширений фільтр. що дозволяє створити критерії з використанням І або АБО.
• Точні значення. Відображаються тільки ті записи, які містять точні значення в заданих полях.
• Порожні. Відображаються всі записи з порожніми полями.
• Непусті. Відображаються всі записи з непорожніми полями.
При використанні Розширеного фільтру необхідно спочатку визначити (створити) три області
інтервал списку - область бази даних, яка підлягає фільтрації;
інтервал критеріїв - область, де задаються критерії фільтрації;
Щоб зарезервувати місце для критерію порівняння, в верхню частину таблиці можна вставити кілька рядків (критерій можна задати в довільних осередках, але якщо розташувати його поруч з таблицею, буде набагато нагляд? Ній). Критерій може складатися з декількох стовпців, кожен з яких повинен мати заголовок з першого рядка таблиці (ім'я поля). Використовувані в критерії заголовки в точності повинні відповідати заголовкам таблиці. Щоб не помилитися? Ся, можна просто скопіювати назви заголовків (полів) з таблиці в критерій. Під кожним ім'ям поля, яке використовується для фільтрації, має стояти умова, яка визначає критерії фільтрації.
інтервал вилучення - область, в якій будуть з'являтися результати фільтрації.
Імена полів у всіх інтервалах повинні точно збігатися.
Для виконання дій по фільтрації необхідно скористатися командами меню Дані, Фільтр, Розширений фільтр. У діалоговому вікні треба вказати координати інтервалів.
Якщо необхідно отримати результати фільтрації в інтервалі вилучення, потрібно вибрати Копіювати на інше місце і вказати інтервал вилучення.