ВИДИ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ КЛАСИФІКАЦІЯ. УНІФІКАЦІЯ І СТАНДАРТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
управлінський документація наказ статут
Відповідно до ГОСТ 16487-83 документ - засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.
Зафіксувавши інформацію, документ тим самим забезпечує її збереження і накопичення, а також можливість передачі її іншій особі, багаторазове повторне звернення до інформації. Отже, документ може виконувати кілька функцій.
Більшість документів має задовольняти таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Для того, що б документ мав цими якостями, він повинен бути правильно складений як за формою, так і за змістом.
Для того, що б виробити основні принципи складання та оформлення документів, форми і методи роботи з ними, виробляється їх класифікація за цілою низкою ознак.
Класифікація документів - це поділ документів за класами по найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.
У поточній роботі класифікація проводиться на етапі групування їх у справи - це первинний щабель класифікації, необхідність такої класифікації обумовлена самим поняттям справи.
Класифікація документів - необхідна умова для проведення робіт по їх уніфікації, як важливої передумови документаційного обеспечивания автоматизованих систем управління.
Документ класифікується за різними ознаками.
За способом фіксації інформації документи діляться на письмові, графічні, фото- і кінодокументи, електромагнітні.
За змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-побутові, по особовому складу та т. Д.
За назвою розрізняють велику кількість документів. Це накази, положення, протоколи, розпорядження, інструкції, правила, статути, звіти, акти, плани, листи, заяви і т. П.
За видами документи бувають типові, зразкові, індивідуальні та трафаретні. Типові документи розробляються вищестоящими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер. Зразкові документи також розробляються вищестоящими органами для організації всієї системи, але носять рекомендаційний характер, а індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування. Трафаретні документи виготовляються типографським способом, причому постійна частина тексту документа видрукувана на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишають вільні місця.
За ступенем складності розрізняють прості документи, що містять одне питання, і складні, що містять кілька питань.
За місцем складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні. Внутрішні - документи, що створюються в установі (в організації, на підприємстві) для вирішення своїх питань і не виходять за його межі. Зовнішні - вхідна та вихідна кореспонденція установи (організації, підприємства).
За терміном виконання документи поділяються на термінові і нетермінові.
За походженням документи бувають службові та офіційно-особисті (іменні).
За ступенем гласності виділяють документи звичайні, секретні і для службового користування.
За юридичною силою розрізняють справжні та підроблені документи. Справжні підрозділяються на дійсні і недійсні (втратили юридичну силу)
За термінами зберігання документи діляться на: постійного терміну зберігання, тимчасового терміну зберігання (до 10 років), довгострокового терміну зберігання (понад 10 років).
За родом діяльності документи підрозділяються на системи документації: планова, організаційно розпорядчі, первинна облікова документація, розрахунково-грошова, звітно-статистична, по ціноутворенню, з торгівлі, конструкторська, технологічна і т. Д.
Уніфікація і стандартизація управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови. Вона застосовується не тільки до управлінських документів, але і до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.
Основними принципами уніфікації документів є:
- уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. Д .;
- однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціідокументів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;
- комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки і зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;
- інформативність. Чи означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;
- скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, в напрямку повсюдного застосування оргтехніки;
- стабільність вимог до документів (встановлені державними і галузевими стандартами);
- Пару з діючими системами класифікації та кодування техніко-економічної інформації;
- економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціональної компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів і т. Д.
Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблиця.
Трафарет це спосіб фіксації постійної інформації у вигляді пов'язаного тексту з пробілами для змінної інформації. У формі трафарету створюються ряд наказів, заяв.
Анкета-спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа. У уніфікованої системі документації на організаційно-розпорядчі документи анкетними методом змодельовані накази з прийому, перекладу, звільнення; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Переваги анкет: спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання інформації.
Таблиця - розірваний текст, розташований за певним принципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковику, а змінна - на перетині відповідних граф і рядків. Має велику інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумовувати дані. Однак він складніший в машинопису. У табличній формі в УСД по ОРД представлені: штатний розклад, графік відпусток, кадрові накази.
Ефект від уніфікації та стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективності використання оргтехніки, прискоренні оборотності фінансових коштів) і прямим (зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну плату) при роботі з документами, витрати матеріалів на їх виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію та ремонт оргтехніки).
Підприємство зареєстроване ЗАТВЕРДЖУЮ
Індивідуального приватного підприємства
Справжній статут розроблений відповідно до Закону РФ «Про підприємства і підприємницької діяльності", Законом РФ «Про власність в РФ».
1. Загальні положення
1.1. Індивідуальне приватне підприємство «АВЕ», іменоване в подальшому Підприємство, засноване громадянином РФ А.В. Єрохіним і належить йому на праві приватної власності.
1.2. Засновник відповідає за зобов'язаннями підприємства своїм майном в межах його внеску в статутний капітал.
1.3. У своїй діяльності підприємство керується чинним Законодавством РФ.
1.4. Підприємство набуває прав юридичної особи з дня державної реєстрації.
1.5. Підприємство діє на принципах повного господарського розрахунку, має власний баланс, розрахунковий рахунок в банку, печатку, штампи, бланки та інші реквізити.
1.6. Підприємство несе відповідальність за результати своєї діяльності і за свої зобов'язання.
2. Предмет і цілі діяльності. Права Підприємства.
2.1 Підприємство створюється з метою задоволення населення в товарах і отримання прибутку.
2.2. Підприємство здійснює торгово - закупівельну діяльність.
2.3. Підприємство має право:
· Самостійно планувати свою діяльність;
· Засновувати філії та інші підрозділи відповідно до чинного законодавства;
· Об'єднуватися з іншими підприємствами;
· Здійснювати операції відповідно до законодавства;
· Бути позивачем і відповідачем в суді;
· Здійснювати інші дії, надані підприємствам чинним законодавством.
3. Органи управління та контролю, їх компетенція.
3.1. Поточне управління підприємства здійснюється директором, призначеним на посаду і звільненим з посади засновником. Між засновником і директором підписується контракт, в якому обумовлюються права та обов'язки директора, а також умови звільнення від займаної посади і термін контракту.
3.2. Засновник має право сам здійснювати поточне управління підприємством.
3.3 Відповідальність за діяльність підприємства несе директор в рамках, обумовлених в контракті.
3.4. Контроль за діяльністю підприємства здійснює засновник.
4. Порядок розподілу прибутку і формування фондів.
4.1. Майно підприємства формується за рахунок внесків засновників, доходів від діяльності підприємства, кредитів банків та інших законних надходжень. Засновником створюється статутний капітал в розмірі 50 000 (п'ятдесят тисяч) рублів.
4.2. Прибуток, отриманий в результаті діяльності після всіх платежів і перерахувань, розподіляється до фондів:
4.3. Підприємство зберігає грошові кошти на розрахункових та інших рахунках в банках, виробляє все касові і розрахункові операції з дотриманням чинного законодавства.
4.4. Підприємство веде бухгалтерську і статистичну звітність з відповідно до чинного законодавства і несе несе відповідальність за її достовірність.
5. Гарантії працівникам підприємства.
5.1. Трудовий колектив підприємства становлять усі громадяни, які беруть участь своєю працею в його діяльності на основі трудового договору, складеного відповідно до законодавства про працю.
5.2. Підприємство забезпечує працівникам гарантований законом
мінімальний розмір заробітної плати, безпечні умови праці,
6. Умови реорганізації та ліквідації підприємства.
6.1. Припинення діяльності підприємства може здійснюватися у вигляді його ліквідації або реорганізації.
6.2. Ліквідація або реорганізація підприємства проводиться за рішенням
· Власника за згодою трудового колективу;
6.3. Підприємство ліквідується у випадках:
· Визнання його банкрутом;
· Прийняття рішення про заборону діяльності підприємства через нездійсненних умов, встановлених законодавством;
· Визнання судом недійсними установчих документів і рішення про створення підприємства;
· За іншими підставами, передбаченими чинним законодавством.
6.4. При реорганізації або ліквідації підприємства звільненим працівникам гарантується дотримання їх прав та інтересів відповідно до чинного законодавства.
6.5. Підприємства вважається реорганізованим або ліквідованим в момент виключення його з державного реєстру.
6.6. Ліквідація підприємства здійснюється ліквідаційною комісією, утвореною власником майна підприємства спільно з трудовим колективом. Ліквідація при банкрутстві здійснюється відповідно до чинного законодавства.
6.7. Майно підприємства, що залишилося після розрахунків з бюджетом, банком, працівниками підприємства, повертається власникам у справному стані.
АТЗТ «Стройгарант» директору АТВТ «НІК»
м Рязань, вул. Нова, д. 2 Л. І. Савіну
т. 44-33-22, рс № 300125601
Директор Л. І. Іванов.
Про звільнення від займаної посади І.І. Петрова
Підстава: ст. КЗОТ № 33
Директор Л.І. Іванов
З наказом ознайомлений І.І. Петров
Розміщено на Аllbest.ru