Мета роботи полягає в тому, щоб розглянути різновиди та організацію ділових нарад. Відповідно до вказаної мети при виконанні контрольної роботи поставлені наступні завдання:
1. Дати загальну характеристику ділових нарад;
2. Розглянути види ділових нарад;
3. Проаналізувати особливості організації ділових нарад.
Об'єктом дослідження в роботі є ділове нараду. Предмет дослідження: різновиди та організаційні особливості ділових нарад.
Однією з найважливіших сторін корпоративної культури є коректне ділове спілкування. Ділове спілкування - це мистецтво, що дозволяє увійти в контакт з партнерами по бізнесу, подолати особисті упередження, досягти бажаного комерційного результату. Під діловим спілкуванням розуміється будь-яке спілкування, що сприяє вирішенню комерційних завдань. До принципам ділового спілкування відносяться: визнання рівності і неповторності кожного з партнерів, взаємне збагачення учасників спілкування.
Ділові наради - один з ефективних способів залучення співробітників до процесу прийняття рішень, один з інструментів управління причетністю співробітників до справ свого підрозділу або організації в цілому.
У світовій практиці управління персоналом відкритість інформаційної системи організації і причетність співробітників до вирішення її проблем стають одними з найбільш важливих факторів мотивації трудової діяльності. Проведення ділових нарад може розглядатися як один із способів управління мотивацією. Тому зневага нарадами є характерною помилкою керівника. В сучасних умовах безсумнівно важливе значення має правильне проведення ділових нарад. Все вищесказане визначає актуальність даної теми контрольної роботи.
Крім ділових бесід і комерційних переговорів в підприємницькій практиці широко поширені ділові наради, які представляють собою спосіб відкритого колективного обговорення тих чи інших питань. Рішення, що приймаються на цих заходах, зазвичай ефективніше тих, що приймаються вузьким колом керівників. Суть ділової наради полягає в тому, щоб забезпечити вільну дискусію і виробити спільне рішення на основі обліку самих різних думок.
Таким чином, ділову нараду - це обговорення питань організації виробництва, управління фірмою, маркетингової діяльності, що проводиться першою особою або замінюють його фахівцем [2, 196].
До обов'язкових вимог, що дозволяє зробити ділові наради дієвим інструментом створення команди однодумців, відносяться:
- поєднання обговорення стратегічних і оперативних питань;
- врегулювання на нарадах питань корпоративних відносин (до таких питань можна віднести зміна пріоритетів внутрішньофірмових відносин, уточнення функцій і повноважень виконавців, вироблення нових ідей, оцінка результатів попередніх програм);
Керівнику слід пам'ятати, що нарада має великий вплив на його імідж і стиль ділових відносин.
У питанні організації ділових нарад слід остерігатися крайності - їх надмірної кількості та тривалості. Як відомо, будь-яку гарну ідею можна дискредитувати формальним ставленням до її реалізації.
Дієвість наради повинна сприйматися як етичної норми роботи в колективі, істотним актом уваги і шанобливого ставлення до співробітників з боку організаторів наради, які, в свою чергу, повинні:
- чітко визначити цільову спрямованість і предмет наради;
- вибрати його оптимальний регламент (причому в даному випадку поняття "регламент" можна трактувати досить широко, включаючи тематику, час, склад учасників наради і відповідальних за його проведення);
- не зводити нараду до вирішення приватних питань, які можна вирішити "в робочому порядку".
При цьому слід пам'ятати, що службова нарада - це, як правило, робота колективного розуму. Тому на нього слід виносити питання, які потребують спільних інтелектуальних зусиль всіх учасників розгляду тієї чи іншої проблеми [7, 160].
По своїй загальній цільової спрямованості наради можуть бути інструктивними, оперативними та проблемними
Оперативна нарада присвячена з'ясуванню поточного стану справ в організації, короткому обміну думками по суті питань, що виникають по ходу виробничого процесу. Крім того, воно може бути направлено на вироблення спільної тактики дій різних ланок організаційної структури в зв'язку з поточними виробничими завданнями.
Проблемне нараду є найбільш складним його видом. Проблемні наради - це наради, спрямовані на пошук оптимальних рішень, винесення на обговорення господарських проблем, розгляд перспективних питань розвитку, обговорення інноваційних проектів. У процесі такої наради виробляється колективне рішення по комплексних питань, які зачіпають зміна функціональних завдань ланок структури або їх пристосування до нових напрямків діяльності організації. Проблемне нарада присвячена, як правило, формування загальної програми, яка має елементи стратегії і тривалі терміни реалізації [5, 200].
Ділові наради являють собою особливий вид організації праці, що діє в дуже короткі терміни і має певну цілеспрямованість. Наради класифікують за такими основними ознаками.
· Виробляють і приймають рішення;
· Роз'яснюють і уточнюючі завдання по реалізації раніше прийнятих рішень;
· Підводять підсумки і дають оцінку ухваленим раніше рішенням;
За періодичністю (частоті) проведення:
За кількістю учасників:
· Вузький склад (до п'яти осіб);
· Розширені (до двадцяти чоловік);
· Представницькі (понад двадцяти чоловік).
За ступенем стабільності складу учасників наради:
· З фіксованим складом;
· З яких запрошують за списком, складеним для кожної наради;
· Партійні (і інших громадських організацій);
· Наукові та науково-технічні;
· Об'єднані [7, 160].
Таким чином, ділові наради є однією з найважливіших форм управлінської діяльності та займають більшу частину часу в сучасному бізнесі.
При встановленні теми наради слід уникати розпливчастих, неконкретних формулювань. Це викликає зниження інтересу до пропонованої проблеми і підсвідомо веде до відчуття необов'язковості її предметного вирішення. Формулювання мети повинна відображати риси передбачуваного результату обговорення питань.
Під час вирішення питання про склад учасників необхідно особливо уважно підійти до формування списку за кількісним і якісним складом. До участі в нараді необхідно залучити посадових осіб, які найбільш компетентні в обговорюваній проблемі, а ними, як показує практика, не завжди є керівники підрозділів. Що стосується кількості учасників нарад, то не слід запрошувати стільки осіб, скільки стільців у залі засідань (запрошення для масовості). Оптимальний варіант - відповідність кількості учасників наради з кількістю тих, хто бере активну участь в обговоренні питання. Основний критерій відбору учасників майбутньої ділової наради - це компетентність саме в питаннях порядку денного.
Як правило, місцем проведення значної частини (більше 70%) ділових нарад є кабінет керівника організації. Однак засідання краще скликати в спеціально обладнаних для цієї мети приміщеннях. В основному запрошені на нараду сідають за стіл, який має прямокутну форму. Це вкрай незручно і керівникові, і учасникам наради. Відома інша, більш зручна форма столу трапецієподібну.
За таким столом ніхто нікому не заважає, кожен учасник добре бачить всіх інших, а голова і секретар-стенографіст добре бачить кожного учасника ділової наради.
Підготовка учасників наради - останній етап підготовчої роботи в процедурі організації ділових нарад, коли передбачається попереднє ознайомлення всіх учасників з порядком денним, необхідними матеріалами. Кожен повинен знати заздалегідь тематику і завдання наради.
Дипломатичний стиль передбачає врахування думок всіх учасників наради, а також те, як різні ідеї узгоджуються між собою. При цьому неминучі компроміси.
Рішення можуть прийматися двома шляхами: 1) спеціально обрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи і приймають його за результатами голосування; 2) голова зборів підводить підсумки обговорення і формулює рішення. Після прийняття рішення визначається особа (група осіб), яка здійснює його виконання і контроль за виконанням.
Таким чином, керівникам і фахівцям, які готують нараду, необхідно керуватися загальними принципами організації ділових нарад:
- в організаційній діяльності немає дрібниць;
- технічна сторона організації (робочі місця учасників, матеріали, технічне забезпечення) повинні бути бездоганними;
- повинен бути підготовлений ведучий (передбачена заміна, помічники ведучого і інший допоміжний персонал).
Список використаних джерел інформації