Справи, що зберігаються в архіві, час від часу можуть бути затребувані працівниками організації, іншими компаніями і навіть громадянами (фізичними особами). Як і якими документами оформити видачу справ у тимчасове користування, чим замінити на полиці видану справу, як фіксувати видачу?
Справи, що зберігаються в архіві, час від часу можуть бути затребувані працівниками організації, іншими компаніями і навіть громадянами (фізичними особами). Як і якими документами оформити видачу справ у тимчасове користування, чим замінити на полиці видану справу, як фіксувати видачу?
Приклади заповнення супровідних документів і нюанси роботи з ними наведені в статті.
Кому і для чого видаються архівні документи?
Часто виникають ситуації, коли за запитом іншої організації або громадянина організація повинна надати копії документів або виписки з них.
- для використання працівниками організації;
- для використання громадянами в читальному залі для наукових і інших досліджень;
- у тимчасове користування для інших організацій;
- для проведення архівних робіт з документами;
- для проведення страхового копіювання і спеціальної обробки документів з метою покращення фізичного стану документів.
Звичайно, із запропонованого переліку для звичайної недержавної компанії найактуальнішими будуть видачі для використання власними працівниками, рідше - в інші організації, а також, можливо, для використання громадянами. В останньому випадку, якщо специфіка діяльності організації передбачає подібні звернення громадян, слід подбати про обладнання при архіві читального залу: місця, де людина зможе спокійно сісти і ознайомитися зі справою і при необхідності зробити копії документів
Дозволяти відвідувачам «з вулиці» виносити справи за межі організації не можна!
Терміни використання документів
В Основних правилах вказані такі строки використання документів за межами архіву (п. 4.5.2):
- 1 місяць для використання працівниками організації;
- 1 місяць для використання документів в читальному залі;
- 3 місяці в тимчасове користування для інших організацій;
- 6 місяців для експонування документів.
Органам суду і прокуратури справи видаються до припинення справи або винесення судового рішення.
Продовження встановлених строків видачі документів у тимчасове користування, в тому числі органам суду і прокуратури, а також для експонування допускається в особливих випадках з дозволу керівника організації за письмовою підтвердження користувача про гарантії збереження документів.
Замовлення на видачу документів
У дуже великих організаціях з великим архівом доцільно починати процес використання документів архіву з замовлень працівників на видачу справ (Додаток 17 до Основних правил).
Зверніть увагу: в формі, запропонованої Росархивом, потрібно вказати мету дослідження. Але в недержавній організації працівники рідко приходять в архів з науково-дослідницькою метою, тому у відповідному полі можна попросити вказати «мета замовлення документів». Крім того, бажано попросити працівника назвати структурний або відокремлений підрозділ, в якому він працює: особливо це актуально для організацій з широкою мережею філій.
В умовах архіву підприємства цінність цієї форми полягає в тому, що, частково заповнена, вона може бути спрямована працівникам архіву по електронній пошті, і у них буде час на пошук справи. На своєму робочому місці, збираючись зробити замовлення, працівник заповнить графи 1-4 (джерело інформації для їх заповнення - науково-довідковий апарат до документів архіву) і відправить заявку в архів.
Коли працівник приїде отримувати замовлене справу, заявка буде роздрукована і зареєстрована працівниками архіву. При отриманні документів співробітник-замовник розпишеться в графі 5, а при поверненні працівник архіву поставить підпис в графі 6.
Виконана заявка залишається в архіві і зберігається до проведення перевірки стану та наявності справ.
Дотримання інструкцій Росархіву, викладених в Основних правилах, забезпечить не тільки ефективне зберігання документів, але і постійний контроль за їх використанням.
Кожанова Е.Н. фахівець з ДОУ і кадрового діловодства
Анонси майбутніх номерів