Ще вчора у вашій шафі лежали документи - касові чеки. Сьогодні - порожні папірці, які нічого не підтверджують і не доводять. Така ситуація може стати шоком для бухгалтера-початківця. Як таке могло статися і чи можна боротися з цим?
Вицвітання чеків залежить від способу друку, типу паперу і фарби. Ще існують касові апарати, що працюють за типом старих матричних принтерів. Чеки, отримані від них, якщо їх не зберігати на прямому сонячному світлі, вицвітають дуже довго - до декількох років.
Інша справа - касові апарати, що видають чеки по типу струминного друку (друк на термобумаге). Тут багато що залежить від якості використовуваних матеріалів. Якщо матеріали дуже низької якості (а який підприємець тут не хотів би заощадити), то вже через рік, а то й півроку, касові чеки перетворяться в прості білі папірці. Інформація, яку вони містили, пропаде безповоротно.
Як «врятувати» чеки?
Навіть якщо ви зберігаєте чеки в ідеальних умовах, ви не застраховані від вицвітання. Тому найпоширеніший вихід із ситуації - робити ксерокопії касових чеків. Якщо таких у вас безліч, то на процедуру піде купа часу. Але іншого виходу немає. Зате ви будете впевнені, що витрати по вицвілим касових чеків у вас не знімуть при перевірці.
Чи потрібно ксерокопії чеків обов'язково завіряти нотаріально? Сама по собі копія документа не має юридичної сили, тому повинна бути належним чином завірена (п. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98).
У законодавстві про податки і збори не визначено поняття «завірені належним чином документи». Тому можна зробити висновок, що копії чеків завіряються печаткою організації та підписом посадової особи (наприклад, керівника компанії).
Що говорить Мінфін?
У даній ситуації Мінфін великодушно зглянувся до платників податків, дозволивши використовувати для підтвердження витрат завірені ксерокопії.
Витрати з метою глави 25 НК - це обгрунтовані і документально підтверджені витрати, здійснені платником податків і спрямовані на отримання доходу (ст.252 НК).
Закон №402 «Про бухгалтерський облік» встановлює, що всі господарські операції оформляються виправдувальними документами. На їх підставі ведеться облік. При готівкових грошових розрахунках відповідно до закону №54-ФЗ застосовується контрольно-касова техніка, за винятком ситуацій, встановлених законодавством.
На чеках, які видаються покупцям, відображаються назва організації, ІНН, заводський номер касового апарату, номер чека, дата і час покупки, вартість послуги, ознака фіскального режиму. Тому чек служить документальним обґрунтуванням для витрат організації.
Мінфін зробив висновок, що якщо касові чеки вицвітають, то підтвердженням витрат будуть:
- ксерокопії чеків, завірені підписами посадової особи, печаткою організації;
- додаток оригіналів вицвілих чеків.