У структурі оборотних виробничих фондів велику питому вагу займають виробничі запаси сировини, матеріалів і інших матеріальних цінностей. На їх частку припадає більше половини суми оборотних коштів, а в харчовій промисловості ця частка часом досягає 80% і більше.
Тому дуже важливо визначити оптимальну величину витрат на створення виробничих запасів, яка забезпечувала б ефективне функціонування виробництва при мінімальному обсязі витрат на його матеріально-технічне забезпечення.
Витрати на створення і зберігання запасів залежать від величини виробничого запасу, податку на капітал, вкладений в запаси, страхування вартості утримання складів, витрат, пов'язаних з втратами (псування, старіння і т.д.).
Але в той же час при створенні і зберіганні запасів треба брати до уваги і нестоімостние чинники. Тут треба мати на увазі гарантії щодо якості, досвід постачальника, упевненість в постачанні і бажану перспективу взаємин між постачальником і виробником.
Важливим є також транспортний фактор, який в ряді випадків грає важливіше значення, ніж ціна ресурсу. Адже може скластися таке становище, коли заявлена постачальником висока ціна при перевезенні в 10 км виявиться вигідніше низьку ціну, названої постачальником, що знаходиться за 200 км.
Регулювання запасів присвячено багато досліджень, і на це є достатньо підстав. Це і зрозуміло: вигода в результаті раціонального підходу до регулювання запасів досягає, як показує практика, суттєвих розмірів. Це особливо важливо для підприємств, які потребують великих запасах.
Важливим моментом в розрахунку запасів є знання витрат, пов'язаних з ними. Найбільш істотними з них є:
1. Вартість оформлення замовлення. Тут виникають як постійні, так і змінні витрати. Постійні витрати - це заробітна плата працівників відділів постачання, вкладення в устаткування і накладні витрати, розраховані на певний обсяг сировини. Змінні витрати залежать від способу оформлення замовлення, вартості пересилки документів, збільшення числа замовлень і т.д.
2. Витрати на поточні запаси. Відомо, що кожне підприємство з метою безперебійного функціонування повинне підтримувати мінімальні запаси. І в цьому випадку запаси стають до певної міри формою капіталовкладень. В даному випадку капітал пов'язаний в матеріалах, сировині і товарах. І природно, якби він був вільний, то він би знайшов своє застосування: навіть помістивши його в банк, можна було б отримувати відсоток. Іншими словами, з точки зору економічної науки створення навіть мінімальних запасів викликає витрати у формі невикористаних можливостей.
Поточні витрати на запаси повинні також включати складські витрати. Вони виникають із збільшенням запасів в порівнянні з нормованим об'ємом, так як в цьому випадку потрібне розширення складів і т.д. У поточні витрати також слід включити витрати на страхування, псування товарів, розкрадання та ін.
Припустимо, що потреба в певних видах сировини або напівфабрикатів складає 500 умовних одиниць на рік і ми замовляємо це число за один раз, тобто протягом року ми робимо одне замовлення.
В процесі виробництва число замовлених одиниць зменшується до нуля, а середні запаси в цьому випадку рівні 250 одиниць. Зобразимо це графічно (рис. 3).
Ну а якби замовлення робилися два рази в рік, то тоді початкове замовлення падає до нуля і знову зростає до 250 одиниць.
Таким чином, з викладеного випливає, що різниця в образі дій щодо запасів призводить до різних витрат. На рис. 4 показаний графік загальної суми витрат.
З малюнка слід, що мінімальні витрати будуть отримані при Х = Хо.
Складемо рівняння, що визначає загальну суму витрат:
1. Середнє число одиниць, що складають запаси, дорівнює X, де Х - число одиниць, відповідних одному замовленню.
2. Середній запас в грошовому вираженні становить СХ, де С - вартість одиниці виробів даного найменування.
4. Число замовлень за рік одно Z, де Z - потреба за рік.
5. Загальна сума витрат на оформлення замовлень за рік становить C р Z. де Ср - змінні витрати при оформленні одного замовлення.
В результаті загальну суму витрат (ТС) можна виразити за допомогою наступного рівняння:
Відповідно до теорії запасів існує кілька способів мінімізації загальної суми витрат (ТС).
1. Можна взяти першу похідну по Х від загальної суми витрат і прирівняти отриману величину до нуля, тобто dTC. dx = 0, маючи на увазі визначити точку, відповідну нульового нахилу кривої і мінімуму ТС.
2. Можна використовувати графічний метод. Для цього треба нанести криві, що відповідають кожному з доданків витрат, а потім отримати загальну їх суму, як це показано на рис. 4.
3. Можна підставляти різні значення Х в рівняння загальної суми витрат до досягнення мінімуму цієї величини.