Запас можна визначити як матеріальний потік, що розглядається в певному часовому перерізі.
Управління запасами є ключовою активністю, що становить найбільш важливу сферу менеджменту фірми як з точки зору трудомісткості, так і пов'язаних з нею витрат.
Запаси в тому чи іншому вигляді присутні на всьому протязі діяльності підприємства, залучаючи значну частину оборотного капіталу. Витрати на управління запасами досягають 40% і більше від загальних витрат.
Запаси можна класифікувати наступним чином:
запаси в постачанні;
збутові (товарні) запаси;
У своїй діяльності ТОВ «Сібтеплоелектрокомплект» використовує наступні види запасів:
застарілі (неліквідні) запаси.
Уявімо коротку характеристику на зазначені види запасів.
Складські запаси - це запаси продукції, що знаходяться на складах різного типу і рівня.
Транспортні запаси (запаси в дорозі, транзитні запаси) - це запаси продукції, що знаходяться в процесі транспортування.
Поточний запас (частина запасу) - основна частина виробничого (збутового) запасу, призначена для забезпечення безперервності процесу виробництва (збуту) між двома суміжними поставками.
Застарілі (неліквідні) запаси - запаси морально застарілих товарів, які важко збути.
Запаси відіграють як позитивну, так і негативну роль в економіці в цілому та окремих організаціях бізнесу.
Позитивна роль запасів полягає в тому, що вони забезпечують безперервність процесу виробництва і збуту, будучи своєрідним буфером, що згладжує непередбачені коливання попиту, збої в поставках і виробничому процесі, підвищують надійність менеджменту.
Негативною стороною запасів є те, що в них заморожуються значні фінансові ресурси і обсяги товарно-матеріальних цінностей, які могли б бути використані фірмою на інші цілі, наприклад, інвестиції в нові технології, маркетинг, підвищення продуктивності праці. Крім того, великі рівні запасів продукції гальмують поліпшення її якості, так як фірма насамперед зацікавлена в їх реалізації до інновацій в якість.
Фінансовий менеджмент підприємства зацікавлений в якомога меншому рівні запасів а логістичної мережі фірми з точки зору оборотного капіталу, прискорення оборотності запасів, зменшення загальних витрат, пов'язаних з управлінням запасами і підвищення віддачі на вкладені в запаси інвестиції.
Створення запасів продукції призводить в ряді випадків до значної економії на витратах, пов'язаних із закупівлями, так як при закупівлях у великих обсягах постачальники продукції зазвичай роблять знижки. Хоча створювані в цьому випадку запаси продукції можуть підтримуватися значно довго, витрати зберігання можуть бути менше, ніж виграш на знижки ціни. Найчастіше закупівлі необхідної продукції із значними знижками робляться в офшорних зонах для досягнення додаткової економії на податках. Запаси такого роду підтримуються протягом всього часу, поки економія на знижки перевищує витрати на зберігання продукції.
Скорочення витрат на транспортування є однією з найважливіших задач управління запасами в дистрибуції.
Закупівля фірмами великих кількостей продукції і відправка їх великими економічними партіями (наприклад, залізничним транспортом), як правило, призводить до зниження транспортних тарифів і зменшення витрат на транспортування. Раціональність створення запасів в цьому випадку повинна співвідноситься з погіршенням споживчого сервісу (через уповільнення доставки продукції), витратами транзиту і можливою втратою обсягу продажів. Так як транспортні витрати становлять для більшості галузей переважну частину собівартості продукції зменшення їх навіть на невеликий відсоток за рахунок раціонального створення складських запасів може дати фірмі істотну економію.
Оптимізація даної задачі пов'язана з визначенням оптимальної (за критерієм сумарних витрат на зберігання і транспортування) партії поставки продукції і є однією з основних в теорії управління запасами.
Необхідно відзначити, що запаси і завдання з управління ними пов'язані з певним видом витрат. Загальні витрати на створення і підтримку запасів складаються з наступних основних груп:
витрати на зберігання;
витрати по поточному обслуговуванню запасів;
вартість ризиків, пов'язаних із запасами.
Витрати на зберігання запасів включають витрати на операції вантажопереробки продукції на складі, орендну плату (за орендовані складські приміщення та обладнання), експлуатаційні витрати (плата за електроенергію, тепло- і водопостачання, поточний ремонт і т. Д.), Заробітну плату складського персоналу, амортизаційні відрахування. Витрати на зберігання залежать від рівнів запасів, причому структура їх різна в залежності від того власні склади або склади загального користування використовує фірма.
Витрати, пов'язані з поточним обслуговуванням запасів, в основному складаються з податків і страховки. Страхові платежі в значній мірі залежать від виду і вартості продукції, а також їх ступеня захищеності від пошкоджень, пожежі і т. П. В більшості випадків податки на запаси нараховуються за станом на день оцінки запасів або на середній рівень протягом певного періоду часу.
У вартість ризиків створення і підтримки запасів, входять втрати, пов'язані з фізичним і моральним старінням (зносом) продукції при зберіганні, які позначаються в кінцевому підсумку на її ціні.
Втрати через відсутність запасу виникають в тому випадку, якщо розміщений раніше замовлення не може бути задоволений з складського запасу, де він зазвичай реалізовувався. Розрізняють два види таких втрат: прямі втрати обсягу продажів і втрати від дефіциту.
Прямі втрати продажів пов'язані з ситуацією, коли покупець не бачить потрібного йому товару у продавця. У цьому випадку втрати - це недоотриманий прибуток через відсутність акту продажу.
Втрати через дефіцит виникають через невиконання постачальником конкретного замовлення споживача, який міг би бути задоволений з складського запасу.
В обох варіантах відсутність запасу може привести до погіршення іміджу виробника товару (постачальника), втрати частини клієнтури, потенційних покупців та інших негативних наслідків, які важко оцінити.