Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги нормативних документів, що регулюють діяльність архіву, і інтереси компанії при збереженні ділових листів та інших документів, розповімо в матеріалі.
Терміни зберігання вхідної та вихідної документації залежать від виду документа. Рекомендується за загальним принципом зберігати документацію не менше трьох років, що зручно для проходження перевірок кожні три роки. Окремі документи можуть зберігатися менше або більше, журнали реєстрації зберігаються до 5 років. Розберемося в нюансах.
Термін зберігання вхідної документації
Вхідна документація - це все листи, документи або заяви, які надходять в організацію.
Будь-яка компанія щодня обробляє масу входить ділової документації. Щоб документи не загубилися і відповідальні особи могли отримати позначку про доставку, ведеться реєстрація вхідних листів. Самі листи зберігаються в організації.
За загальним правилом термін зберігання вхідної документації становить 5 років. Більшість листів ділового характеру, які надходять в організацію, потрібно зберігати 5 років в архіві і витягувати при необхідності (спірних ситуаціях, запитах наглядових органів). Термін зберігання можна встановити для окремих листів за ступенем їх важливості для організації.
Формуючи справи, пам'ятайте, що небажано розривати пов'язані листи, такі як лист-прохання і лист-відповідь. Ці ділові листи об'єднують в одній справі.
Відхиляються від загального правила терміни зберігання вхідних ділових листів встановлюють за класифікацією типів листів, що надходять в організацію. Кожному виду листів присвоюється свій термін. Можна розрізняти листи з листуванням, листи з інформацією про надання послуг. При формуванні справ не можна об'єднувати в одну справу листи з різним терміном зберігання.
Встановлюючи скорочені терміни зберігання окремих видів вхідної документації, пам'ятайте, що вхідні листи від органів державної влади повинні зберігатися не менше 5 років. Іноді для листування з тими чи іншими органами може потребувати кількох справ.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Термін зберігання вихідної документації
Вихідні документи - це всі листи і документи, які організація надсилає поштою або з кур'єром, передає зовнішнім особам і організаціям.
Вихідна документація, як і входить, зберігається в організації в загальному випадку 5 років. Для окремих документів або листів можна цей термін збільшити. Окремі ділові листи можна зберігати 10 і більше років. Підстави для такого тривалого зберігання потрібно закріпити в інструкції з діловодства організації.
Термін зберігання журналів реєстрації вхідної та вихідної документації
Реєстрація документів підтверджує те, що лист отримано або надіслано. Листа присвоюється номер в порядку, встановленому в інструкції з діловодства. Інформацію про ділової документації обов'язково фіксують. Вхідна та вихідна документація в організації реєструється у відповідних журналах. Журнали потрібні, щоб систематизувати потік документації, знайти запис про листи за запитом, упевнитися, що державний орган, який надіслав запит, отримав відповідь. Журнали оформляються друкарським способом і закуповуються щорічно.
Починаючи з першого числа нового року потрібно почати новий журнал з першого робочого дня. Облік вхідної та вихідної документації можна вести в електронному вигляді, але в традиційному діловодстві все електронні записи повинні дублюватися в паперовому варіанті. Графи журналів можуть відрізнятися в залежності від друкарні-виготовлювача. Виберіть той, який враховує всі вимоги вашого діловодства або замовте в друкарні журнал з вашими графами.
Журнали виготовляються різного формату, в жорсткому і м'якій палітурці. Вибирайте той, з яким буде зручніше працювати.
Є й інші переваги журналів реєстрації. За ним можна встановити, чи правильні реквізити листа, коли воно було відправлено. Це допоможе уникнути непорозумінь і дозволити сумніви в разі помилки або затримки листи.
Журнали реєстрації зберігаються 3 роки.
Після закінчення терміну зберігання вхідної та вихідної документації всі документи і листи знищують, про що складають акт.
Анонси майбутніх номерів