Зберігання медичної документації в архіві є обов'язковою процедурою для всіх медустанов, що закріплено в ст. 79 ФЗ «Про охорону здоров'я».
Крім того, діють відомчі інструкції, а також деякі акти МОЗ СРСР, які застосовуються в частині, що не суперечить чинному законодавству.
Зберігання медичної документації в архіві: нормативна база
Про обов'язки медустанов зберігати медичну документацію сказано в п. 12 ч. 1 ст. 14 ФЗ «Про охорону здоров'я». Однак, сам закон не розкриває порядок зберігання, а також конкретні терміни. Для цього необхідно звернутися до відомчих інструкцій.
Порядок визначення документообігу належить до повноважень Міністерства охорони здоров'я РФ. На даний момент єдиний документ, який стосується порядку документообігу в медустановах відомством не затверджений, в тому числі немає єдиних правил знищення і списання архівної документації.
Журнал обліку інфекційних захворювань (форма 060 / у)
подивитися / завантажити >>
При цьому продовжує діяти ряд документів, прийнятих ще в СРСР, які можна застосовувати в частині, в якій вони не суперечать сучасному законодавству:
- Наказ МОЗ СРСР № 718 від 30.09.1949 року (інструкція по веденню архівів в медустановах);
- Наказ МОЗ СРСР № 493 від 30.05.1974 року (перелік документації медустанов із зазначенням терміну їх зберігання).
Всі інші документи медустанови зберігаються в терміни, встановлені переліком (наказ МОЗ СРСР № 493).
Знищення медичної документації
Якщо конкретні медзаклади після закінчення терміну документів не передають їх на зберігання до державних архівів, то вони знищуються відповідно до актів за підписом головного лікаря як. Підстава знищення - мінованіе практичної потреби. Погоджувати процедуру з архівними органом в такому випадку не потрібно.
Для того, щоб відібрати документи, що підлягають знищенню, організовується експертиза практичної і наукової цінності. Для цього на всіх рівнях організації охорони здоров'я формуються спеціальні експертні комісії, до складу яких входять особи, визначені керівником медзакладу. В першу чергу, це кваліфіковані фахівці, що несуть відповідальність за зберігання медичної документації в архіві
Після всебічного вивчення всієї медичної документації, термін зберігання якої минув, члени комісії приймають рішення про виділення їх з архіву з подальшим знищенням.
На сформований перелік оформляється спеціальний акт, який підписують члени експертної комісії. її голова і головний лікар медзакладу.
Все підлягають знищенню медичні документи передаються компаніям, які займаються переробкою макулатури.
Порядок зберігання медичних документів на рівні медустанови
Відповідно до положень ФЗ «Про архівну справу в РФ», архівна документація може ставитися до державної, приватної або муніципальній власності. Як ми знаємо, на федеральному рівні МОЗ правила і терміни зберігання медичної документації в архіві не визначив, в зв'язку з цим їх може розробити власник медустанови.
Якщо конкретні документи знаходяться у власності регіону РФ, то і способи їх знищення може встановити нормативний акт цього регіонального органу.
Відповідно, для муніципальної власності порядок зберігання і знищення медичної документації, може визначити муніципальний орган.
Якщо ж на всіх рівнях необхідні порядки і документи відсутні, то питання зберігання медичних документів в архіві може бути встановлений у внутрішньому документі самого медустанови.
Варто відзначити, що медустанови мають право самі знищувати документи з архіву, проте, при цьому важливо дотримуватися існуючих законодавчих обмежень і правилам пожежної безпеки. У більшості випадків, коли медустанову має справу з великим об'ємом документації, доцільно укласти угоду з компанією, яка займається на професійній основі утилізацією відходів.
Також при розробці локального акту варто врахувати, що в медичній документації містяться персональні дані про пацієнта, які потрапляють під дію лікарської таємниці. Тому знищення документів повинно бути організовано таким чином, щоб була виключена можливість розголошення цих відомостей стороннім особам.
Порушення термінів зберігання медичних документів: відповідальність
Якщо говорити про режими зберігання медичних документів в установі охорони здоров'я, то ми можемо виділити два таких режиму:
- Зберігання оперативне. Його забезпечує реєстратура медустанови, яка зобов'язана дотримуватися ФЗ «Про персональних даних»;
- Зберігання архівне. Воно здійснюється в медичному архіві відповідно до вимог ФЗ «Про архівну справу».
На підставі цього, ми можемо виділити види відповідальності, які наступають за порушення положень цих законів при зберіганні медичної документації:
- Відповідальність за порушення порядку збирання, зберігання, а також поширення персональних даних пацієнтів (ст. 13.11 КоАП РФ). Адміністративний штраф може бути покладено на конкретного співробітника або на організацію в цілому.
- Відповідальність за порушення правил роботи з архівними документами (ст. 13.20 КоАП РФ). До відповідальним особам або до організації також застосовується адміністративний штраф.
Крім того, втрата медичних документів, які є підтвердженням надання медичної допомоги в системі ОМС, є для ФОМС підставою для відмови в оплаті даного випадку надання медичної допомоги.
Таким чином, медзаклад має організувати правильне і якісне оперативне і архівне зберігання медичної документації, оскільки за порушення існуючих правил встановлено юридичну відповідальність.
Читайте в найближчих номерах журналу «Правові питання в охороні здоров'я»
