Подорожні листи є особливо важливим локальним документом, що дозволяє штатним водіям підприємства отримувати в своє користування певну кількість бюджетного палива і транспортний засіб підприємства для здійснення трудових обов'язків. В нижче запропонованій статті буде розглянуто нюанси, що стосуються складання та методики зберігання дорожніх листів, встановлені Законодавством РФ.
З представленої статті ви дізнаєтеся:
- які існують нюанси зберігання шляхових листів;
- які передбачені законодавством терміни зберігання шляхових листів;
- чи потрібно зберігати зіпсовані шляхові листи;
- які шляхові листи мають право зберігатися на підприємстві.
Нюанси зберігання дорожніх листів
Для подорожніх листів рекомендується використовувати окремий реєстраційний журнал, а для зберігання - створити окремий каталог. Залежно від того, наскільки підприємство велике і які послуги надає, буде залежати важливість даного документа. Якщо організація безпосередньо здійснює транспортні послуги та надає своїм водіям виключно робочі автомобілі, то подорожні листи з простих локальних папірців перетворюються мало не в основний трудовий документ, за яким можна провести облік витрачених бюджетних ресурсів.
Згідно із законодавчими актами, шляхові листи можуть розташовуватися разом з іншими товарно-транспортними документами або міститися в окремому вигляді, але до них повинен бути легкий доступ відповідальної особи, якщо мається на увазі швидка перевірка або потрібно провести переоблік використаних бюджетних коштів.
Терміни зберігання дорожніх листів
В наші дні терміни зберігання дорожніх листів вказані в двох нормативно-правових державних актах: наказ Міністерства культури України № 558 та наказ Мінтрансу України № 152. У даних документах зазначено, що шляхові листи на підприємствах повинні зберігатися протягом 5 років з моменту складання та використання , але, за особистим бажанням керівника, цей строк може бути збільшений.
Правда, питань не виникає, якщо керуватися виключно наказом Мінтрансу. Постанова ж Міністерства культури вказує, що шляхові листи необхідно зберігати протягом 5 років за умови, що за цей період на підприємстві пройде ревізійна перевірка. Якщо ж державними органами перевірка не здійснювалася, то навіть по закінченню 5-річного терміну дані документи відправляти на утилізацію не можна.
Чи потрібно зберігати зіпсовані шляхові листи?
Нерідко трапляються ситуації, коли водій або будь-який інший співробітник підприємства може навмисно або випадково пошкодити шляховий лист під час здійснення трудових обов'язків. Але такі документи ні в якому разі не можна викидати, анульовані або прийшли в непридатність листи обліку використаних ресурсів і транспорту повинні зберігатися в окремій папці до того моменту, поки державними органами не буде проведена відповідна перевірка.
Дострокове знищення зіпсованих подорожніх листів має відбуватись виключно за письмовим дозволом безпосереднього директора підприємства, який погоджується взяти на себе можливу відповідальність за утилізацію що стала непридатною документації. Сама утилізація проводитися після складання акту на списання, підписаного членами перевіряє комісії.
Читайте по темі в електронному журналі
Які дорожні листи мають право зберігатися на підприємстві?
У сучасному світі існує величезна кількість компаній, так чи інакше, потребують власному або найманій транспорті. Для таких установ передбачена певна класифікація дорожніх листів, які допускається використовувати і зберігати в архіві після використання в роботі:
- шляхові листи для спеціальних автомобілів (враховуються всі доступні транспортні засоби, присутні в автопарку організації);
- шляхові листи легкового таксі (вказується кількість власних автомобілів, задіяних в роботі найманими таксистами);
- шляхові листи автобусів (транспорту для цивільних і транспортних перевезень);
- шляхові листки автобусів незагального користування (автобуси для особистого користування);
- шляхові листи для вантажних машин (відрядні і не відрядні).
Використання і зберігання дорожніх листів мається на увазі для підприємств будь-якої форми власності, якщо у такий є власний транспортний засіб.
Чи допускається використання і зберігання дорожніх листів, складених за індивідуальною формою?
В принципі, Законодавством не забороняється складати бланки обліку і контролю за використанням приватного майна організації в довільній формі. Але порядки зберігання і обліку таких документів нічим не будуть відрізнятися від правил, що стосуються інших видів документації. Подорожні документи повинні містити повну назву організації, ініціали відповідальної особи-водія, поле для проставлення дати і підпису співробітника.
Існують так само уніфіковані види колійних листків, якими, найчастіше, користуються транспортні організації, що мають в своєму розпорядженні великий автомобільний парк.
вкладені файли
- Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню (бланк) .doc
- документ №2.xls