Основні елементи культури управлінської праці
У широкому сенсі термін «управлінська культура» вживається для характеристики організаційно-технічних умов і традицій управління, професійного і морального розвитку керівника. У вузькому значенні культура управлінської праці може трактуватися як службова етика керівника.
Управлінську культуру можна представити як сукупність типових для менеджера цінностей, норм, точок зору та ідей, які свідомо формують зразок його поведінки.
Специфіка культури управлінської праці полягає в тому, що в її основі лежать певні норми, які повинні строго дотримуватися керівником. Найбільш важливі з них:
1) юридичні норми управлінської праці, які відображені в державно-правових нормативних актах. Культура управлінця в цьому сенсі полягає в знанні та виконанні юридичних норм;
2) моральні норми - регулюють поведінку керівника в області моральності і моралі;
3) організаційні норми - встановлюють структуру організації, склад і порядок діяльності функціональних підрозділів та їх керівників; правила внутрішнього розпорядку та інші норми організаційного плану, прийняті в організації;
4) економічні норми - регулюють економічну діяльність організації.
Особиста культура. Включає в себе рівень кваліфікації; етичне виховання; особисту гігієну і зовнішній вигляд; форму звернення до підлеглих і т.п.
Раціональний розподіл робочого часу. Раціональна організація праці керівника немислима без чіткого уявлення про те, що він робить, коли він це робить, скільки часу витрачає на різні види робіт. Йдеться про суворе плануванні особистої роботи за наступними напрямками:
- робота з документами;
- робота з кадрами;
- вирішення комерційних питань;
- непродуктивні витрати часу;
Керівнику, в той же час, слід мати на увазі, що він повинен враховувати і планувати не тільки робоча, а й вільний час. Адже стара істина свідчить: «Хто не вміє працювати, той не вміє і відпочивати».
Культура змісту робочого місця. Окремі керівники вважають, що в процесі роботи необхідно, щоб все знаходилося "під рукою", і з цією метою на робочий стіл викладають всю наявну документацію. Це не правильно. При такому підході трудовий процес сильно ускладнюється: зменшується робоча площа столу; важко зосередитися на якомусь одному справі; погіршуються санітарно-гігієнічні умови; легко втратити потрібні в даний момент документи і т.п.
Слід вважати ідеальним такий порядок на робочому столі, коли на ньому присутні тільки потрібні для роботи документи. Крім того, в службовому приміщенні необхідно своєчасно проводити прибирання, замінювати що вийшла з ладу меблі.
Культура проведення масових заходів. Йдеться, перш за все, про культуру проведення різного роду нарад, переговорів і бесід.
Культура прийому відвідувачів. Вона передбачає дотримання правил і вимог при прийомі працівників, як з особистих, так і по службових питаннях.
Найбільш поширена практика прийому відвідувачів у визначені дні та години.
Культура в роботі з листами. Сюди входить обов'язкова реєстрація листів, визначення термінів їх розгляду, персональна відповідальність керівника за своєчасне і правильне реагування на них, обов'язковий відповідь на кожен лист.
Культура мови. Близько 80% робочого часу керівника пов'язано з контактами з людьми, тому вміння говорити є важливою складовою частиною культури праці керівника.
Організаційна культура керівника. Вона визначає ступінь володіння знаннями теорії управління, методами організаторської роботи, досвід, навички, вміння здійснювати різноманітні організаційні процедури, які складають значну питому вагу в структурі робочого часу керівника.
У сучасному менеджменті розглядається безліч самих різних організацій, які представляють собою «сукупність» людей, груп, об'єднаних для досягнення будь-якої мети, вирішення якої-небудь задачі на основі принципів поділу праці та розподілу обов'язків. Це можуть бути державні установи, громадські об'єднання, науково-виробничі об'єднання, приватні підприємства.
Організації створюються для задоволення різноманітних потреб людей в продукції або послуги і, тому, мають саме різне призначення, розміри, будова і інші параметри.
Така різноманітність має велике значення при розгляді організації як об'єкта управління. Безліч цілей і завдань, що стоять перед організаціями різного класу складності і різної галузевої приналежності, призводить до того, що для управління ними потрібні спеціальні знання і мистецтво, методи і прийоми, що забезпечують ефективну спільну діяльність працівників всіх структурних підрозділів.
- детермінованість елементів системи;
- наявність в системі керуючого параметра;
- наявність в системі контролюючого параметра;
- наявність в системі каналів (принаймні, одного) зворотного зв'язку.
Дотримання цих вимог має забезпечувати умови ефективного рівня функціонування органів управління. Розглянемо детальніше ці вимоги.
У системах управління детермінованість (перша ознака організованості системи) проявляється в організації взаємодії підрозділів органів управління, при якій діяльність одного елемента (управління, відділу) позначається на інших елементах системи. Якщо в організаційній структурі управління, наприклад, є відділ, дії якого не впливають на інші підрозділи, то такий відділ не реалізує жодну з цілей функціонування організації і є зайвим в системі управління.
Другою вимогою системи управління є динамічність, тобто здатність під впливом зовнішніх і внутрішніх збурень залишатися деякий час в певному незмінному якісному стані.
Будь-які дії середовища надають рівноваги вплив на систему, прагнучи порушити її. У самій системі також можуть з'явитися обурення, які прагнуть зруйнувати її «зсередини». Наприклад, в організації немає достатньої кількості кваліфікованих кадрів, відсутній з різних причин ряд відповідальних працівників, погані умови роботи і т.д. До зовнішніх збурень слід віднести укази вищестоящих організацій, зміни ситуацій на ринку, економічні та політичні чинники.
Під впливом таких зовнішніх і внутрішніх збурень орган управління будь-якого рівня змушений перебудовуватися, пристосовуватися до умов, що змінилися.
При цьому керівник повинен мати необхідний досвід, а умови роботи - дозволяти виконати дане доручення. Отже, умова наявності керуючого параметра можна вважати виконаним, якщо зовнішню інформацію сприймає керівник організації, який організовує роботу по виконанню доручення, розподіляє завдання відповідно до посадових інструкцій при наявності умов, необхідних для виконання доручень.
Недотримання цієї вимоги, тобто наявності керуючого параметра, призводить до прийняття суб'єктивних управлінських рішень і так званого вольового стилю керівництва. Це вимагає чіткої організаційної структури та розподілу обов'язків між керівниками підрозділів, наявності посадових інструкцій та інших документів, що регламентують їх діяльність.
Наступним, четвертим вимогою, пред'явленим до систем управління, слід назвати наявність в ній контролюючого параметра, тобто такого елемента, який постійно контролював би стан суб'єкта управління, не надаючи при цьому на нього (або на будь-який елемент системи), що управляє.
Наявність прямих і зворотних зв'язків (п'яте вимога) в системі забезпечується чіткою регламентацією діяльності апарату управління з прийому і передачі інформації при підготовці управлінських рішень.
Отже, ми розглянули вимоги, пред'явлені до системи управління як об'єкту дослідження.
Розглядаючи конкретну організацію як об'єкт дослідження, необхідно фіксувати і порівнювати її системні характеристики, це дозволяє її краще зрозуміти.
Необхідна персональна відповідальність керівників і виконавців. При проектуванні системи управління потрібно чітко фіксувати, хто і що робить в системі управління, хто за що відповідає.
Необхідна інформаційна опрацювання системи на рівні управлінських рішень.
Дослідження і проектування повинні бути безперервним процесом. В системі управління необхідно передбачати відділ або групу співробітників, які повинні постійно опрацьовувати технологію підготовки нових рішень, обумовлених новими цілями.
Повинна існувати чітка документація, що регламентує діяльність організації. Найчастіше Положення про відділи, посадові інструкції не конкретні і не забезпечують персональної відповідальності при прийнятті управлінських рішень.