Е слі ви починали роботу в архіві з «нуля», то вам доводилося переносити, пересувати і розставляти по місцях гори документів, при цьому ковтати і ковтати тонни пилу. Що говорити, систематизація архівних справ вимагає не тільки логічного мислення, а й фізичної підготовки.
Як добре після таких праць мріяти: працюєш в архівосховище, в якому немає ні пилу, ні куп неразобраних паперів, тільки рівні «ряди», «коробки» і «папки» систематизованих документів. Простягнув руку і відразу взяв потрібний документ. Чи бувають такі архіви? Звичайно! Таким архівом можна вважати електронне сховище даних.
Сьогодні термін «архів» застосовують і до електронного сховища даних, і до зберігання документів на паперовому носії в поточному діловодстві, особливо якщо кількість збережених документів зашкалює за тисячі і зберігаються вони в окремому спеціально обладнаному приміщенні - сховище.
У цій статті термін "архів" ми будемо використовувати саме в цьому значенні, застосовуючи його до поточного архіву роздрібних досьє. Ми детально розглянемо питання трансформації комплексу документів на паперовому носії (поточного архіву роздрібних досьє) в електронний архів.
Поняття кредитного досьє і склад входять до нього документів
Поточний архів роздрібних досьє формується з досьє (скажімо, особистих справ) клієнтів, які уклали з кредитною організацією договір кредитування.
Основне призначення такого архіву - організація обліку, зберігання і використання документів, що входять до складу кредитних досьє клієнтів. При цьому потрібно враховувати одну важливу особливість: досьє клієнтів не є завершеними в діловодстві справами. кожне поповнюється документами відповідно до історичним розвитком кредиту (в нього періодично будуть підшиті документи, які супроводжують банківські операції кредитування, що оформляються на протязі всієї історії даного кредиту - від моменту подачі клієнтом заяви про видачу кредиту і закінчуючи документами, що фіксують повне погашення позичкової заборгованості).
Процес організації зберігання кредитних досьє нерозривно пов'язаний з іншими бізнес-процесами, що відображають взаємини позичальника та кредитної організації, тому його умовно можна розділити на три основних етапи:
- підготовка угоди;
- укладення кредитного договору;
- погашення кредитного договору.
Переддоговірна робота з підготовки угоди починається зі звернення клієнта в кредитну організацію з проханням про надання кредиту.
Звернення клієнта в банк може оформлятися у вигляді заяви, анкети. заяви-анкети. Крім того, банк просить пред'явити документи, за допомогою яких можна ідентифікувати особу особи, яка звернулася в банк, і підтверджують його платоспроможність:
- паспорт громадянина;
- закордонний паспорт;
- водійське посвідчення;
- пенсійне посвідчення;
- свідоцтво про реєстрацію права власності;
- свідоцтво про постановку на облік в податковому органі (ІПН);
- довідку про доходи 2-ПДФО;
- податкову декларацію (для індивідуальних підприємців) та інші документи, встановлені українським законодавством і внутрішніми нормативними документами кредитної організації.
Природно, клієнт не здає в банк паспорт громадянина РФ, закордонний паспорт, водійське посвідчення та інші особисті документи - вони копіюються, завіряються співробітником банку, який прийняв документи, і формуються в один комплект, який в подальшому буде називатися «Кредитне досьє позичальника - фізичної особи».
Деякі документи клієнт надає в вигляді завірених копій. Таким документом, наприклад, є трудова книжка.
Довідки про доходи надаються у вигляді оригіналів.
Далі банк розглядає заяву громадянина і приймає по ньому позитивне або негативне рішення. Звертаю вашу увагу: банки залишають за собою право відмовити в наданні кредиту без пояснення причин.
Прийняте рішення, як правило, оформляється у вигляді розпорядчого документа уповноваженого органу управління та обов'язково надходить в досьє позичальника у вигляді виписки з протоколу засідання колегії. розпорядження або іншого документа.
До протоколу (виписки з протоколу) додаються документи, на підставі яких дане рішення було прийнято. Це можуть бути службові записки. довідки. висновки та інші документи. Необхідно відзначити, що вони найчастіше є типовими документами і оформляються за затвердженими формами.
Висновок кредитного договору вчиняється на підставі заяви клієнта і прийнятого по ньому рішення, оформляється у вигляді кредитного договору та інших документів, які можуть бути його невід'ємною частиною, наприклад, «Графік погашення кредиту». «Повідомлення про повну вартість кредиту». «Правила і умови кредитування» і т.д. Кредитний договір та додатки до нього є оригінальними документами, які підписуються всіма учасниками угоди (представником кредитної організації і позичальником) і обов'язково завіряються печаткою банку.
Також в кредитне досьє клієнта надходять документи, що підтверджують факт видачі грошових коштів позичальнику.
Погашення кредитного договору - це бізнес-процес, який може розтягуватися на роки в залежності від виду кредитування. Наприклад, договір іпотеки може бути укладений на термін до 30 років.
Погашення кредиту може проходити в «плановому» порядку, тобто позичальник регулярно, відповідно до укладеного кредитного договору та графіком погашення кредиту, виробляє погашення позичкової заборгованості. В цьому випадку кредитне досьє живе «тихої» життям, тобто лежить собі мирно на полиці і чекає години повного погашення позичальником кредиту.
Часто позичальник намагається погасити кредитну заборгованість достроково, тим більше що зараз законодавство цілком поділяє цю бажання. При цьому дострокове погашення кредиту (повне або часткове) супроводжується різними документами: заявою клієнта на дострокове погашення кредиту, фінансовими документами, що підтверджують дану дію, і т.д. Наприклад, якщо в зв'язку з достроковим частковим погашенням кредиту змінюються умови погашення, то банк надає позичальникові новий змінений графік погашення кредиту. Таким чином, досьє «активного» позичальника регулярно поповнюється новими документами і зростає з кожним днем.
Якщо позичальник порушує умови кредитного договору (наприклад, несвоєчасно погашає позичкову заборгованість, не виконує інші встановлені кредитним договором умови), банк зобов'язаний направити позичальнику письмову вимогу про виконання взятих зобов'язань. Копії вимог також підшиваються в кредитне досьє. А як ми знаємо, будь-який напрямок документів зовні організації супроводжується спеціальними «поштовими» папірцями: повідомленнями, конвертами і реєстрами відправки. які також будуть поміщені в кредитне досьє клієнта у вигляді оригіналів, щоб в разі необхідності служити доказовою базою. Тому їх теж вкладаємо в папку - кредитне досьє клієнта.
Хотілося б сказати кілька слів про документи, що супроводжують такий вид кредитування, як автокредитування.
Даний вид кредитування безпосередньо пов'язаний з процесом придбання, реєстрацією і експлуатацією транспортного засобу, тому в кредитне досьє обов'язково формуються:
- копія договору купівлі-продажу транспортного засобу;
- копії бухгалтерських документів, що підтверджують оплату транспортного засобу;
- копії документів, що підтверджують реєстрацію транспортного засобу позичальником;
- копії документів, що підтверджують оплату позичальником страхових полісів обов'язкового і добровільного страхування транспортного засобу.
Дані документи формуються в склад документів кредитного досьє ще на стадії укладання кредитного договору. Але такі документи, як «страховий поліс», мають встановлений термін дії, тому вимагають регулярного пролонгації. Ось чому кредитне досьє заемщіка- автолюбителя має постійно поповнюватися новими копіями страховок.
Так як придбаний на позикові кошти автомобіль стає об'єктом застави, оригінал паспорта транспортного засобу (ПТС) передається позичальником на зберігання в кредитну організацію, що видала автокредит. Крім того, в досьє підшиваються заяви клієнтів про видачу ПТС у тимчасове користування і відповідні акти прийому-передачі ПТС.
Завдання, які потрібно вирішити
На поточний архів кредитних досьє поширюються і звичайні завдання роботи з архівними документами:
- облік надходження досьє;
- облік видачі досьє у тимчасове користування;
- облік закритих кредитних договорів і їх передача на архівне зберігання;
- облік руху окремих документів (прийом і видача у тимчасове користування);
- топографування сховища;
- формування різного роду звітів.
Також найважливішим завданням, що стоїть перед архівом роздрібних досьє (як на паперовому, так і на електронному носіях), є забезпечення схоронності інформації, в т.ч. захист персональних даних позичальників.
Таким чином, якщо ми збираємося створювати електронне сховище документів, що входять до складу кредитних досьє позичальників (фізичних осіб), то повинні вирішити три основні завдання:
- скорочення паперового документообігу;
- забезпечення обліку окремих документів і досьє в цілому;
- забезпечення конфіденційності та збереження інформації.
Основні елементи електронного архіву кредитних досьє
Розглянемо такі основні поняття досліджуваного бізнес-процесу, як «Кредитне досьє», «Кредитний договір» і «Позичальник».
Кредитне досьє - сукупність документів, що відображають історію взаємодії банку і позичальника. До складу кредитного досьє входять: копії персональних документів всіх учасників угоди (позичальника, співпозичальника, поручителя, заставодавця); банківські екземпляри договірних документів, що відображають умови угоди; документи по предмету застави (за її наявності) і т.д.
Позичальник - фізична особа, що уклала з банком кредитний договір.
Кредитний договір - договір, що укладається в письмовій формі, за яким банк зобов'язується надати позичальнику грошові кошти (кредит) на умовах, зазначених в даному договорі, а позичальник зобов'язується повернути суму отриманого кредиту і сплатити відсотки за користування кредитом.
Давайте розглянемо, як ці три основні елементи процесу взаємопов'язані. Ми бачимо, що позичальник укладає з банком кредитний договір, на підставі якого буде формуватися кредитне досьє. При цьому хотілося б відзначити, що один позичальник може укласти з банком кілька кредитних договорів (і кожен договір буде жити своїм окремим від попереднього договору життям, см. Схему 1). І навпаки: кілька позичальників можуть укласти з банком один кредитний договір і, ставши созаемщиками, розподілити відповідальність позики між собою (Схема 2).
Варіант угруповання документів за кредитними досьє, коли одна особа укладає кілька кредитних договорів