Призначені для користувача функції, є потужним засобом для вирішення різних обчислювальних задач і завдань, пов'язаних з обробкою інформації. Функції для подібні вбудованим функціям і так же викликаються Excel при обчисленні формули в робочому аркуші. Призначені для користувача функції виконують обчислення і повертають значення без виконання дій в робочій області, тому таку функцію можна записати як макрос. Призначені для користувача функції можуть бути створені за допомогою мови VBA.
Після ретельної налагодження можна зібрати кілька користувальницьких функцій в одному модулі і використовувати його як бібліотеку. Книгу з одними функціями можна зберегти в спеціальному форматі надбудови і далі використовувати як частину MS Excel. Для захисту інтелектуальної власності розробника файл надбудови зберігається в спеціальному нечитабельним форматі, тому копію вихідної книги з функціями користувача завжди слід зберігати для внесення змін у функції. Далі книгу треба буде зберегти в форматі надбудови.
Процес створення користувальницької функції полягає в наступному:
· Виконується команда Вставка / Модуль, задається ім'я модуля;
· За допомогою команди Вид / Програма відображається вікно для введення інструкцій; вводиться інструкція VB для користувача функції;
· Виконується команда Налагодження / Компілювати;
Нижче наведені основні характеристики призначених для користувача функцій.
1. Функції для починаються інструкцією Function і закінчуються інструкцією End Function.
2. Після інструкції Function слід ввести ім'я функції і далі, в круглих дужках, через кому аргументи функції (дозволяється використовувати до 25 аргументів).
3. Всі обчислення виконуються на основі значень аргументів, для повернення результату обчислень необхідно присвоїти результат змінної, ім'я якої збігається з ім'ям функції.
4. Інструкція присвоювання позначається знаком рівності.
6. ПоследовательностьIf ... Else ... End if є керуючою конструкцією, яка служить для перевірки умов і дозволяє змінити поведінку процедури в залежності від результатів перевірки. Ключові слова керуючої конструкції повинні стояти на початку рядка.
7. Для доступу до будь-якої вбудованої функції Excel з модуля VBA використовується ключове слово Application. після якого ставиться крапка, і далі ім'я викликається функції.
Нижче наведено приклад простий користувальницької функції Знижка для обчислення торгової знижки 10%, якщо кількість замовлень на деякий товар більше 500. За допомогою вбудованої функції Round результат розрахунку знижки округляється з точністю до 2 десяткових знаків.
Function Знижка (кількість, ціна)
Знижка = кількість * ціна * 0.1
Знижка = Application.Round (знижка, 2)