Щоб підвищити якість керованості, вирішити стратегічні і тактичні завдання, сформувати оптимальні умови для успішного розвитку, на підприємствах розробляється структура організації зі схемами руху інформації (наказів, планів, звітів) та прикладами. У верхній частині схеми розташовуються власники, генеральні директори і директори, в середній - фахівці середньої ланки, в нижній - виконавці. Організаційну структуру вибирають в залежності від розмірів організації і сфери діяльності. В ідеалі розробка конфігурації і робота над розвитком повинна перебувати під контролем власників або вищого керівництва.
Функції та елементи оргструктури
Незалежно від виду головне завдання організаційної структури - встановити зв'язки між підрозділами підприємства, розподілити між ними відповідальність і права. Керівництво розробляє положення про структурний підрозділ, що складається із загальних положень, визначення головних функцій і завдань, обов'язків і прав, порядку взаємовідносин.
На схемі відображаються:
- підрозділи підприємства з позначенням функцій в управлінні;
- рівні управління у вигляді ступенів;
- вертикальні і горизонтальні зв'язки, що забезпечують взаємодію.
Структура підприємства залежить від орієнтації компанії і штатної чисельності (складу працівників). Компанія може орієнтуватися на використання нових можливостей, пошук найбільш ефективних ресурсів, освоєння нових ринків. Складається штатний розклад, що містить перелік підрозділів і посади працівників (з визначенням розміру окладів), виходячи з планових обсягів виробництва та обсягу фонду заробітної плати.
Незалежно від виду, організаційні системи підприємств повинні бути:
- простими (з мінімальною кількістю рівнів);
- економічними (з мінімальними витратами фінансових ресурсів);
- гнучкими (здатними легко змінюватися при змінах внутрішніх і зовнішніх факторів);
- ефективними (здатними забезпечити максимальні результат при мінімальних вкладеннях).
По суті оргструктура - це поділ праці в управлінні. Досконала система здатна ефективно впливати на компанію, покращувати результати її роботи.
Розробляючи схему, організація враховує:
- організаційно-правову форму;
- вид, номенклатуру, асортимент продукції;
- ринки поставок і збуту;
- виробничі технології;
- обсяг інформаційних потоків;
- забезпеченість ресурсами.
Організаційна структура і штатна чисельність є взаємозалежними. У невеликій компанії керівник найчастіше керує одноосібно. Зі збільшенням кількості працівників виникає необхідність в більш складній структурі з проміжними рівнями.
Види структур управління організаціями зі схемами і прикладами
Залежно від типу зв'язків в структурних підрозділах економісти ділять оргструктури на наступні види:
- лінійні;
- функціональні;
- лінійно-функціональні;
- дивізіонні;
- матричні;
- комбіновані.
Лінійну конструкцію може використовувати будь-яка компанія, не враховуючи штатну чисельність. Вона має на увазі одноосібне управління кожним підрозділом штатним управлінцем, який підпорядковується вищестоящому керівнику.
Прикладом може служити наступний зразок:
Основна ознака цієї конфігурації - тільки лінійні зв'язку, які мають низку переваг:
- чітка система відносин між начальниками і підлеглими;
- чітко визначена відповідальність;
- прямі вказівки виконуються швидко;
- високий рівень прозорості роботи всіх елементів;
- просте управління.
При виборі необхідно врахувати мінуси: високе навантаження на вище керівництво, неможливість швидко вирішувати розбіжності між структурними одиницями, залежність від здібностей керівника. Це оптимальний варіант для невеликої компанії з всебічно підготовленим вищим керівництвом, здатним впоратися з концентрацією влади і величезним потоком інформації.
Якщо лінійну схему доповнити зв'язками між окремими одиницями, вона перетвориться в функціональну. Це добре видно на наступному прикладі:
Відділи групуються, виходячи з виду діяльності. Функціональні зв'язку дозволяють підрозділам контролювати роботу один одного. Якщо штатний розклад дозволяє, можна організувати допоміжні служби. Це визначає переваги:
- зниження навантаження на вище керівництво;
- зниження потреби в штатних фахівцях широкого профілю;
- можливість створювати підструктури;
- підвищення якості продуктів, що випускаються.
До недоліків можна віднести ускладнення потоків інформації через великої кількості каналів, труднощі в координації дій, надмірну централізацію.
Лінійно-функціональна
Лінійно-функціональна конфігурація дає можливість уникнути недоліків лінійної і функціональної системи. Функціональні служби готують інформацію для лінійних керівників, які приймають виробничі та управлінські рішення. Але знижується рівень відповідальності, підвищується навантаження на керівництво, з'являється тенденція до централізації.
дивизионная
Більш гнучкою вважається дивизионная система, що розділяє організацію в такий спосіб:
Це самостійні структури з власними службами. Іноді це можуть бути дочірні підприємства, які оформлені як самостійні юридичні особи.
- децентралізована;
- розвантажує керівників;
- підвищує ступінь виживання;
- розвиває навички управління у керівників дивізіонів.
Але слабшають зв'язку між співробітниками, можуть з'явитися дублюючі функції, знижується контроль над загальною ситуацією.
Зі схеми і прикладу матричної структури організації видно, що вона полі-адміністративна.
Діяльність здійснюється одночасно за кількома напрямками. Така конфігурація підходить для проектних організацій та інших підприємств, які запускають нові проекти і програми. Призначається керівник, співробітники направляються з усіх відділів. Після закінчення роботи повертаються на колишні місця. Для постійного використання така конфігурація не підходить, хоча дозволяє:
- оперативно виконувати замовлення;
- знизити витрати на розробку і впровадження новинок;
- готувати керівників.
Матриця ускладнює роботу організації, виникають конфлікти між керівниками підрозділів і керівниками проектів.
комбіновані
Комбіновані схеми дозволяє групувати підрозділу по будь-якою ознакою і різними критеріями. Це дає можливість створити систему, відповідну стратегії, з'єднати принцип єдиного керівництва з принципом спеціалізації. Але не завжди вдається створити гнучку конфігурацію, що призводить до надмірного взаємодії по вертикалі.