ЯК ОФОРМИТИ І ПЕРЕВІРИТИ ЗВІТ АГЕНТА?
Далеко не всі форми документів затверджені в нормативних актах. Деякі учасникам угод необхідно розробляти самостійно. Законодавець дає лише загальні рекомендації, а в деяких випадках і умови щодо формування документів, наприклад, про те, які реквізити обов'язково повинні бути вказані в документі. Розглянемо акт на надання послуг (акт з приймання-передачі робіт).
Акт (від лат. Actus - дія) - це:
1) офіційний документ, що має юридичну силу. Залежно від того, ким і на якому рівні управління випускається (приймається) акт, і від його змісту прийнято розрізняти державні, відомчі, нормативні, регіональні та інші акти;
2) протокол, що фіксує певний факт. Наприклад, акт ревізії, акт про нестачу товару, акт про передачу матеріальних цінностей.
Форма акту прийому-передачі інших робіт, а також послуг може бути встановлена сторонами договору.
Для прикладу розглянемо документальне оформлення робіт за посередницькими договорами. Саме ці договори викликають особливо пильну увагу і найбільшу кількість претензій у податківців. І це не дивно, адже в господарській практиці агентський договір є найбільш поширеним посередницьким договором, оскільки два інших договору - доручення і комісії - не охоплюють всю сферу посередницьких послуг.
За агентським договором одна сторона (агент) зобов'язується за винагороду вчинити за дорученням іншої сторони (принципала) юридичні та інші дії. Сторонами агентського договору є агент і принципал, якими можуть бути організації, індивідуальні підприємці і громадяни (ст. 1005 ЦК РФ).
Відповідно до ст. 1008 Цивільного кодексу в ході виконання агентського договору агент зобов'язаний представляти принципалу звіти в порядку і в терміни, які передбачені договором. При відсутності в договорі відповідних умов звіти представляються агентом по мірі виконання ним договору або після закінчення дії договору.
Згідно із законодавством принципал, який має заперечення щодо звіту агента, повинен повідомити про них агентові протягом 30 днів з дня отримання звіту, якщо угодою сторін не встановлений інший термін. В іншому випадку звіт вважається прийнятим принципалом.
Звіт агента є первинним документом, отже, його правильне заповнення гарантує, що витрати принципала будуть оформлені належним чином, тому саме принципал зацікавлений в правильності оформлення акту-звіту.
Обов'язковими для відображення в первинних документах є такі реквізити:
а) найменування документа,
б) дата складання документа,
в) найменування організації, від імені якої складено документ,
д) вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні,
е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і правильність її оформлення,
ж) особисті підписи зазначених осіб.
Для агента правильне оформлення звіту має першорядне значення, оскільки йому важливо документально підтвердити всі витрати, зроблені ним за договором. Наведемо для прикладу зразок заповнення звіту агента про виконання агентського доручення (див. Приклад 1).
про виконання агентського доручення
Копії договорів і актів виконаних робіт додаються в кількості 150 с.
Винагорода Агента склало 11,80 млн руб. (2%), в т.ч. ПДВ - 1,8 млн руб.
2. Витрати, вироблені Агентом і підлягають відшкодуванню (відшкодовані) Принципалом, склали:
Всього вироблено витрат на суму 354 000 руб. в т.ч. ПДВ - 18 000 руб. Додаються копії:
1) договорів в кількості - 2,
2) накладних в кількості - 0,
3) актів виконаних робіт в кількості - 1,
4) рахунків-фактур в кількості - 1,
6) супровідних листів - 2.
Виконавчий директор: Мішин А.М. Мішин
Як усунути помилки в звіті?
Що робити в такій ситуації? На сьогодні є два варіанти виходу з ситуації, що склалася:
1) виправлення можна внести, але тільки після узгодження з учасником господарської операції (агентом). Однак це необхідно підтвердити підписами тих осіб, які підписали документ (звіт), із зазначенням дати внесення виправлень;
2) можна заповнити протокол заперечень на звіт агента. Тоді агент, виправивши недоліки, представить вам новий, але вже правильно оформлений документ (див. Приклад 2).
Протокол заперечень на Звіт агента