У цій статті розглянемо існуючі способи надання документів до податкового органу для державної реєстрації компаній при створенні (наприклад, реєстрація ТОВ) і внесення змін до Статуту та ЕГРЮЛ (Єдиного державного реєстру юридичних осіб).
Реєстрація ІП. будь то реєстрація фіз. особи як ІП або зміна відомостей про ІП, або припинення діяльності фіз. особи як ІП також можливі нижчепереліченими способами.
Існує два основних способи подачі документів: особисто і віддалено.
Кожен з них в свою чергу включає кілька варіантів. Подача документів особисто включає як власне подачу документів особисто заявником (будь то засновник або генеральний директор), так і через представника за дорученням, оформленої нотаріально. Подати документи особисто заявником (або через представника) можна звернувшись безпосередньо до податкової інспекції (для Москви - МИФНС 46), так і через багатофункціональний центр (МФЦ).
При подачі документів для реєстрації юр. особи при створенні особисто заявником (засновником) є істотний плюс - не потрібно засвідчувати підпис на заяві в нотаріуса. Якщо засновників у створюваної організації кілька, то відповідно податковий орган необхідно відвідати всім разом.
Якщо ж Ваша фірма вже зареєстрована і потрібно внести зміни в Статут або ЕГРЮЛ без нотаріального посвідчення підпису вже не обійтися навіть у випадку якщо заявник (в даному випадку заявником є генеральний директор) надасть документи в МИФНС особисто. В даному випадку потрібно перевірка повноважень заявника (генерального директора), що власне і робить нотаріус в момент посвідчення підпису на заяві. При посвідченні підпису на заяві при реєстрації змін нотаріус обов'язково ознайомиться в актуальною випискою, чинним статутом, свідоцтвом про держ. реєстрації та постановці на облік, а також рішенням (протоколом) яким був призначений генеральний директор.
При подачі документів через представника, як при реєстрації створення, так і при реєстрації змін вже існуючої юридичної особи в будь-якому випадку буде потрібно засвідчити підпис на заяві нотаріально і підготувати нотаріальну довіреність. Даний спосіб особливо зручний, якщо заявників декілька, тому що не обов'язково відвідувати нотаріуса або податкову одночасно. Та й просто у зайнятої людини не завжди достатньо часу для подачі, а потім отримання документів в ФНС - досить одного відвідування нотаріуса. При реєстрації ТОВ або ІП під ключ компанії, які здійснюють відповідні послуги, як правило, пропонують варіант подачі документів до податкової за дорученням - це швидкий і зручний варіант для замовника.
До варіантів віддаленої подачі документів відносяться: подача документів поштою, через кур'єрські служби DHL Express і Pony Express (даний варіант можливий поки лише в межах м Москви), в електронному вигляді (самостійно або через нотаріуса).
Поштою документи надсилаються листом з оголошеною цінністю та описом вкладення. Підпис на заяві в даному випадку подачі документів обов'язково засвідчується в нотаріальному порядку. Недоліком даного способу можна назвати не високий ступінь надійності і досить довгий термін.
Спосіб подачі документів через кур'єрські служби з'явився зовсім недавно. Кур'єрські служби DHL Express і Pony Express уклали угоду з ФНС про доставку документів до податкової і назад заявнику. Підпис на заяві в даному випадку засвідчується нотаріусом, а ось нотаріальна довіреність не буде потрібно. Даний варіант схожий з подачею документів поштовим відправленням, але його перевагою є більш короткий термін виконання.
Подача документів електронно (самостійно або через нотаріуса) здійснюється за допомогою інтернет-сервісу «Подача електронних документів на державну реєстрацію». Для того щоб скористатися таким способом необхідно мати електронний підпис. т. е. отримати ключ електронного підпису, що видається сертифікованими засвідчують центрами. Готові документи будуть відправлені Вам електронно в сформованому транспортному контейнері, а на паперовому носії документи можна отримати в податковому органі або поштою, в залежності від того який варіант Ви вказали в заяві.
Для подачі документів в електронній формі через нотаріуса мати свій електронний підпис не потрібно - нотаріус формує транспортний контейнер самостійно і підписує своїм електронним підписом. Дана процедура не з дешевих, тому що крім стандартного посвідчення підпису на заяві оплата береться за кожну сторінку, що відправляються документів, а при первинній реєстрації це - заява як мінімум 9 стр. Рішення 1-2 стор. Статут 5 - 20 стор, гарантійний лист від власника 1-2 стор. квитанція про оплату держ. мита - 1 стор.
При подачі документів особисто ІП нотаріально засвідчувати підпис на заяві не потрібно при будь-яких реєстраційних дій. При наданні документів ВП у реєстраційний орган через представника підпис засвідчується нотаріально і готується нотаріальна довіреність. При відправці документів через пошту або кур'єрську службу нотаріальна довіреність не буде потрібно, а ось підпис на заяві потрібно буде засвідчити у нотаріуса.
Який би спосіб подачі документів Ви не обрали необхідно пам'ятати, що підготовлені вони повинні бути фахівцем, так як ніхто, ні оператор на пошті, ні оператор кур'єрської служби не перевіряє документи. На жаль, і нотаріуси в даному випадку не беруть на себе за відповідальність за правильність оформлення документів, що відправляються, т. Е. Здійснюють послугу тільки технічного характеру - прийняв - передав. Компанії ж, які здійснюють послуги реєстрації юр. осіб та ВП, як правило надають гарантію, відповідаючи за правильність підготовлених документів, компенсують Ваші витрати в разі зроблених помилок або повторно здійснюють реєстрацію за свій рахунок.