Документ службова записка, на відміну від доповідної записки, забезпечують комунікацію підрозділів організації на горизонтальному рівні, і складаються працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу. Слід враховувати, що службова записка направляються зазвичай від одного керівника до іншого або від одного співробітника до іншого тільки в разі їх рівнозначного посадового статусу, в іншому випадку це буде доповідна записка.
В основному, службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного та господарського забезпечення. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певну прохання, пропозицію чи іншу службову інформацію. Службова записка пояснює причини невиконання планів і спрямовується в вищестояще підрозділ є пояснювальною запискою.
Склад полів службової записки:
Службові записки є основним інструментом комунікації всередині організації з усіх тих питань діяльності, вирішення яких належить до компетенції підрозділу і не вимагає залучення уваги вищого посадової особи. Це своєрідний вид листування між структурними підрозділами. На практиці, в діяльності практично будь-якої організації виникають ситуації, що вимагають документування інформаційних взаємин відділів. У цих ситуаціях і використовуються службові записки.