На будь-якому підприємстві у співробітників повинна бути можливість вести ділову переписку з колегами або начальством. І найчастіше для цього використовуються службові або доповідні записки.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Як оформити?
Зазвичай мова в службових записках йде про певну проблему. яку фахівець не може вирішити самостійно. Вказавши пропозиції щодо її вирішення, він таким чином радиться з вищим начальством.
Особливої форми написання службових записок, встановленої законодавством, немає. Будь-який співробітник може скласти цей документ у вільній формі. Деякі великі підприємства самостійно розробляють свої форми службових записок.
Проблеми при складанні службової записки повинні описуватися стисло, без складних оборотів і зайвих слів. Обов'язково повинен бути вказаний номер документа, так як згодом записка буде зареєстрована.
Друк на службовій записці не ставиться.
Завдяки сучасним технологіям ділове листування нерідко здійснюється за допомогою електронного зв'язку. Службова записка в цьому випадку складається практично так само, як і на папері.
Тут ви можете дізнатися що таке пояснювальна записка.
Існують наступні види службових записок.- на преміювання працівника;
- на підвищення окладу;
- про невиконання посадових обов'язків;
- про виділення коштів ітд.
Відповідь на службову записку
Після розгляду службової записки керівник зобов'язаний поставити на документі певну резолюцію, наприклад, «Виконано», «Прийнято до відома» або «Скасовано». Якщо записка має на увазі отримання відповіді, то керівник повинен його надати.
Ніяких певних термінів на відправку відповіді немає, так як це залежить від ситуації. Наприклад, відповідь на службову записку про причини позбавлення премії керівник повинен відповісти протягом 10 днів.
Реєстрація їх в організації
Службові записки є внутрішніми документами, тому їх реєстрація не є обов'язковою. Проте, багато підприємств ведуть облік службових записок, реєструючи їх в спеціальному журналі. Завдяки цьому можна контролювати загальну кількість отриманих документів.
Дуже часто журнали реєстрації замінюють спеціальними електронними програмами, які містять всю інформацію про внутрішньому документообіг. Це дозволяє економити час і швидко знаходити потрібні дані.
Термін зберігання оригіналів службових записок у відповідальних за них осіб становить 5 років. Після цього терміну спеціальна експертна комісія вирішує їхню долю. Копії службових записок зберігаються «до відпадання потреби».
Доповідна записка
Доповідна записка - це різновид внутрішнього документа, який використовується для інформування вищестоящого керівництва про ту чи іншу проблему.
Крім цього, доповідні записки нерідко містять інформацію про виконану роботу. Залежно від одержувача доповідні записки поділяються на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні доповідні записки складаються відповідно до стандартів і обов'язково містять реєстраційний номер.
Зовнішні записки відправляються до вищих інстанцій, тому вони оформляються на спеціальному бланку і повинні бути підписані керівником підприємства. Копія документа, що відправляється в інші організації, завжди залишається у відправника.
Залежно від змісту доповідні записки поділяються на.- Ініціативні. Вони містять конкретні пропозиції і рекомендації.
- Інформаційні. Містять відомості про виконання певної роботи.
- Звітні. Складаються в якості звіту про виконану роботу.
Відмінності між доповідній і службової
Різниця між цими двома документами незначна, але вона все ж є. Звичайно, службова і доповідна записки схожі між собою за структурою. Іноді на додаток до однієї записці може бути написана інша.
Відмінностями документів є:- Службова записка може відправлятися одним співробітником іншого, в той час як доповідна записка завжди прямує вищестоящому керівництву.
- Доповідна записка може служити способом листування з іншими юридичними особами, службові ж записки використовуються тільки у внутрішньому документообіг.
Ділова кореспонденція має на увазі наявність великої кількості різних листів і записок. Тому кожен співробітник обов'язково повинен знати правила складання кожної службової записки. Для цього при необхідності кадрові працівники повинні надавати зразки записок.
У вас є питання юридичного характеру?