Складаємо запрошення на корпоративне святкування нового року
Зараз вже багато хто розуміє необхідність формування корпоративної культури. Її складають фірмові кольори, логотип, правила поведінки і особливий стиль одягу співробітників. Сюди ж можна віднести і стали традиційними в багатьох компаніях корпоративні заходи. Наприклад, з нагоди дня народження фірми або в честь професійних свят. Але, без сумніву, самим довгоочікуваним святом для кожного з нас є настання Нового року.
Підготовка цього заходу може бути доручена відділу кадрів або, рідше, спеціальному працівникові (менеджера з корпоративних заходів), який в тому числі повинен пересилати всім співробітникам запрошення на свято.
Призначення і характер запрошень
Для корпоративних заходів (день народження компанії, презентація нового продукту, відкриття філії або нового офісу, проведення спеціальних акцій, святкування Дня нафтовика або Нового року) в залежності від приводу, масштабу, місця їх проведення кожного разу буде особливий коло запрошених, текст, оформлення, спосіб вручення і способи отримання зворотного зв'язку.
На новорічний банкет ми завжди кличемо тих, з ким провели рік, що минає, хто допомагав компанії домагатися успіху, хто готовий до подальшої співпраці в наступному році. Кажуть, як Новий рік зустрінеш, так його і проведеш. Тому на новорічний вечір запрошують тих, з ким хотіли б провести наступний рік. Серед них можна виділити кілька основних груп.
Для цих людей повинні бути складені іменні тексти, самі запрошення можуть бути однотипними або індивідуальними. Запрошення картки слід вручати заздалегідь, за 3 - 4 тижні, і обов'язково отримати підтвердження, так як відсутність такого гостя буде дуже помітним і небажаним.
Друга особлива група - це співробітники компанії. Для них підійдуть стандартні запрошення, можна з іменним текстом (в залежності від кількості співробітників). Заздалегідь слід уточнити в тексті, запрошується тільки сам співробітник або можна взяти з собою чоловіка / дружину, дітей, а якщо можна прийти зі всією сім'єю, то чи потрібно для кожного члена сім'ї окреме запрошення? Щоб нікого не забути, можна передати запрошення керівникам підрозділів в запитуваній ними кількості, а вони вже розподілять їх далі в порядку ієрархії.
Запрошення для третьої групи складаються стандартні, до них можуть бути додані невеликі приємні сюрпризи, подарунки, відмітні знаки (карнавальна маска, для жінок - віяло або прикраса з логотипом компанії, для чоловіків - запонки або запальничка, також з логотипом).
Ще одна група запрошених з'являється, коли коло учасників не обмежений. У цю групу включаємо всіх бажаючих зустріти Новий рік на певній корпоративній вечірці. Для них участь завжди платне (але запрошення можна вручати і як приз за перемогу в конкурсі), в цьому випадку запрошення грають роль вхідних квитків.
Текст запрошень рекомендується складати з кількох простих речень, весь текст зазвичай займає 4 - 7 рядків, в 2 - 3 абзацу.
Перший абзац - вступний. Він починається зі звернення "Шановний Іван Іванович!", "Шановна пані Свиридова!", "Дорогий Павло Романович!". Далі називається привід для зустрічі, в нашому випадку це звучить приблизно так: "Ми вітаємо Вас з наступаючим Новим роком і бажаємо зустріти його в колі друзів!"
Третій абзац - заключний. Тут вказується час і місце проведення заходу, відмітка про дрес-коді, про можливість привести з собою супутника, про обов'язковість карнавального костюма і маски, про можливість скористатися замовленим транспортом і т.д.
У запрошеннях уникають пишномовних виразів, наприклад "з глибокою повагою" і "висловлюючи безмежне повагу", "чи не будете настільки люб'язні", "ласкаво просимо", і офіційних фраз типу "пропонуємо взяти участь", "з метою зустрічі Нового року" і т.п.
Зайвими будуть подробиці:
- про результати року, що минає: "Ми вдячні Вам за внесок в отримання компанією рекордний прибуток в році, що минає". Краще сказати: "Рік, що минає запам'ятається плідною співпрацею між нашими компаніями";
- про кількість учасників: "Разом з Вами ми будемо мати більш 200 чоловік". Краще сказати: "Ми будемо дуже раді, якщо в Новий рік Ви приєднаєтесь до нас і зробите тим самим честь співробітникам, бізнес-партнерам і друзям компанії";
- про те, що не вдалося або не планується зробити: "Ми не зможемо виконати всі Ваші бажання; оленів не буде, але Дід Мороз привітає всіх і вручить подарунки"; "Ми хотіли відвезти всіх в спекотну Африку, але придумали щось краще"; "І нехай ви не зустрінете зі Сніговою Королевою, але для Вас співатиме в новорічну ніч прекрасна Алсу". Краще сказати: "Ми постараємося виконати Ваші бажання"; "Зустрічаємося в (місце проведення)"; "Спеціальний гість вечора - чудова співачка Алсу. Вона виконає для Вас свої пісні".
Щоб текст запрошення склався сам собою, можна уявити, як звучало б усне запрошення передбачуваного людини:
- до одного ми звертаємося з сердечною теплотою,
- до колеги - з повагою і увагою,
- до клієнта - з чарівністю,
- до спонсору - з вдячністю,
- до представників ЗМІ - з бажанням зацікавити і залишити яскраве враження.
Цілком доречні тексти у вигляді діалогу з образним співрозмовником: "Напередодні Нового року Ви чекаєте свята?", "Ви мрієте знову зануритися в зимову казку? Ви відчуваєте аромат ялинових шишок і чуєте дзвін новорічних дзвіночків?".
Текст запрошення дозволяє передати атмосферу свята, будь то романтичний новорічний вечір для "старих друзів" компанії, або буйство веселощів і фантазії для різних людей, яких об'єднує спільна ідея, або казка з сюрпризами і чарами для тих, хто хотів би знову повірити в Діда Мороза . Нехай запрошення буде шматочком свята, провідником гостя до місця священнодійства.
У запрошенні повинні бути всі необхідні інструкції, за допомогою яких люди зможуть взяти участь в заході. Наприклад, якщо обов'язкова частина масових гулянь після урочистої частини - гра в сніжки і ліплення снігових баб, скажіть про це заздалегідь, щоб гості запаслися рукавичками і теплим взуттям, придатної для таких забав. Слід попередити, якщо буде проводитися конкурс на кращий новорічний костюм, на кращу зачіску і т.д.
Шановний Павле Романовичу!
директор ЗАТ "Уральські самоцвіти"
Шановний пане Гомельський!
Я дякую Вам за вибір, зроблений Вами багато років назад на користь ЗАТ "Уральські самоцвіти". Ваша вірність і постійність дозволяють мені зробити висновок, що ми недаремно докладаємо зусиль до того, щоб ця співпраця була вигідною і корисним для Вас. Звичайно, надалі наші старання і раніше будуть спрямовані на досягнення найвищих результатів в усіх напрямках.
директор ЗАТ "Уральські самоцвіти"
Шановний Ігоре Петровичу!
Я радий вітати Вас від імені ЗАТ "Уральські самоцвіти". Ви - один з провідних фахівців компанії, і Ваш внесок у спільну справу воістину безцінний.
директор ЗАТ "Уральські самоцвіти"
Оформлення та виготовлення
Існують сотні різних варіантів оформлення запрошень. Перш за все потрібно визначити, чи буде це вкладиш в конверт або запрошення буде оформлено у вигляді листівки з нанесеним текстом.
Коли запрошення оформляється як листівка, текст друкується всередині.
Якщо ви вирішили використовувати вкладиш з текстом, то для цих цілей зазвичай використовують лист нещільної паперу розміром з чверть аркуша формату А4, за формою він може бути прямокутним, квадратним, круглим з рівними, хвилястими або дрібними зазубреними краями. За колірним рішенням він теж може бути будь-яким: світлим, щільним або напівпрозорим.
Його можна вкласти, вклеїти, пришити, прив'язати красивою стрічкою або прикріпити якимось екзотичним способом до внутрішнього конверту або листівці.
Внутрішній конверт дозволяє оригінально викласти саме запрошення. Його зазвичай виготовляють з щільного рельєфного картону, прикрашають малюнками, зав'язками, бантиками, намистинками та іншої ошатною дрібницею. Для нанесення зображень і фарб можуть застосовуватися:
- конгрев - тиснення без фольги, що дозволяє домогтися випуклої чи ввігнутої поверхні;
- вирубка, яка дозволяє зробити прорізи для кутів вкладиша, вирізаний контур окремих деталей;
- термопод'ем дозволяє зробити кольорові деталі малюнка опуклими, об'ємними;
- лакування можна застосовувати на всій сторінці або ж робити глянцевими лише окремі фігурні об'єкти, наприклад ялинку або логотип компанії.
<*> Приклад 4 не наводиться.
Зовнішній конверт дає перше враження про те, що чекає одержувача в межах, тому бажано його оформити в загальному стилі всіх компонентів запрошення (навіть якщо мова йде про поштовому конверті, коли запрошення доставляється поштою).
Запрошення може бути забезпечено RSVP-карткою (перекладається з французької як "прохання відповісти"). Вона, як правило, містить:
Якщо дарується подарунок
Якщо до запрошення передбачається докласти подарунок, для цього використовується спеціальна подарункова сумочка, оформлена в одному стилі з запрошеннями комплектом.
Доставка та вручення запрошень
Найнадійніший спосіб вручити запрошення - віддати його особисто і тут же поцікавитися, чи зможе гість присутнім на новорічному вечорі. Запрошення особисто від керівника компанії або його заступника повинні отримати всі VIP-гості.
Розглянемо і інші варіанти вручення.
Варіант з простою поштовою розсилкою підійде, коли мова йде про численні друзях, ділових партнерів компанії. Рівень надійності доставки низький, частина запрошень затримається в дорозі або зовсім може загубитися.
Починати розсилку потрібно як мінімум за 2 - 3 тижні до дати заходу, доставку кур'єром - за 1 - 2 тижні.
Підписано до друку