форма акта
1) найменування документа;
2) дата його складання;
3) назву організації, що склав документ;
5) величина натурального і (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію і відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення. Або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення події, що відбулася;
Форми первинних облікових документів стверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.
Сторонам рекомендується узгодити в договорі умова про те, що акт про надання послуг повинен бути складений у письмовій формі (ст. 160 Цивільного кодексу РФ), а також передбачити порядок його складання та підписання.
Для узгодження такого порядку необхідно вказати в договорі наступне:
- терміни складання та підписання акта;
- перелік осіб, які уповноважені підписувати акт;
- наслідки ухилення від підписання акта однієї зі сторін.
Дивіться приклад оформлення такого акта.
Часто форма акту виконаних послуг є невід'ємною частиною договору надання послуг. І якщо сторони передбачать, що форма акту про надання послуг міститься в додатку до договору, то такий додаток повинен бути обов'язково підписана та містити посилання на основний договір.
При узгодженні умови про обов'язковість складення та підписання акта про надання послуг сторонам необхідно визначити в договорі наступне:
Коли акт обов'язковий
Сторони мають право передбачити в договорі обов'язковість складення та підписання акта наданих послуг (п. 4 ст. 421 Цивільного кодексу РФ). Складання і підписання такого акту вигідно обом сторонам, оскільки дозволяє уникнути суперечок з приводу того, які саме послуги і в якому обсязі були надані виконавцем. Наявність підписаного сторонами акту полегшує процес доведення виконавцем факту надання послуг, а також захищає замовника від пред'явлення виконавцем вимог про оплату фактично ненаданих послуг.
Також в деяких випадках суди приходять до висновку про те, що акт є доказом, що підтверджує факт надання послуг, і підставою для їх оплати.
Деякі суди вважають, що навіть якщо в договорі не передбачено підписання акту, він в будь-якому випадку повинен мати місце.
Крім того, акт визнається належним доказом понесених витрат.
Проте, щоб уникнути судових суперечок все-таки слід передбачити оформлення акта в договорі.
Рекомендації по складанню акту
В цілому при наданні послуг слід складати акти виконаних послуг. Такі акти дозволяють:
- довести отримання послуг в натурі;
- підтвердити виконання обов'язків по оплаті наданих послуг;
- підтвердити витрати для цілей оподаткування.
Крім того, в договорі сторони мають право передбачити особливі умови приймання:
- в разі ухилення або невмотивованої відмови замовника від підписання акта про надання послуг виконавець має право скласти односторонній акт;
- акт буде підтвердженням факту надання послуг виконавцем і їх отримання замовником, а також підставою для оплати послуг, перелічених в даному акті.
При цьому в самому акті рекомендується передбачити:
- наявність обов'язкових реквізитів відповідно до закону «Про бухгалтерський облік»;
- наявність різних видів наданих послуг;
- суму платежів;
- підписи сторін за договором або уповноважених осіб.