Система ведення і зберігання записників
На нашому порталі я намагаюся розповідати не тільки про самих записниках, а й системах їх ефективного використання. А ось як зберігати і архівувати книжки, які вже заповнені? Упевнений - у багатьох з вас є своя система. Хтось (як я) просто ставить їх на полицю, хтось - спеціальним чином підписує комусь корінець, ховає блокноти і книжки в коробки, хтось складає індексні файли з вмістом книжок ...
Оскільки я живу в Мексиці, я в основному пишу на іспанською мовою в моєму молескіні, але я покажу вам деякі фотографії, які дадуть уявлення про систему.
Основне застосування мого молескіну - стежити за своїми повсякденними завданнями. Завдання можуть надходити з листів, моїх спостережень, доручень боса і т.п.
Я сортую завдання по пріоритетам від 1 до 3.
1 - щось важливе, що потрібно зробити зараз,
2 - щось важливе, що можна зробити пізніше
і 3 - дещо не важливе, що потрібно зробити зараз.
Раніше був ще пріоритет №4 - «погане, зробити пізніше». Але я вирішив, що я не збираюся витрачати свій час на такі завдання, так що я навіть не записую їх. Я намагаюся закрити завдання в порядку пріоритетності від 1 до 3. Коли я виконую завдання, я закреслюю її.
Кожен день, перед від'їздом додому з роботи, я записую завдання на наступний день, копіюючи те, що я не закрив і сортую нові завдання. Я завжди пишу дату у верхній частині сторінки і проводжу вертикальну лінію, щоб зберігати акуратність нас траніце. Якщо мені потрібно зробити швидку замітку, я пишу її в нижній частині сторінки, щоб використовувати цей простір і зберегти місце для більшого числа завдань, які можуть виникнути. Взагалі я намагаюся, щоб 1 задача займала не більше 1 рядка. Нижче ви можете побачити типові завдання. Ви можете побачити стрілки зверху деяких номерів завдань. Я роблю це, коли я копіюю завдання на сторінку наступного дня.
Інша мета, для якої я використовую молескін, це написання заміток про різні речі - нарадах, спостереженнях за колегами, особистих записів, трекінг завдань моїх підлеглих і т.п. На малюнку нижче на лівій сторінці, ви можете побачити замітки про декілька подій, які відбулися в цей день (ця сторінка не містить вертикальну лінію, оскільки вона є «сторінкою тільки для нотаток»):
На початку кожного місяця, я залишаю порожню сторінку з назвою місяця в заголовку. Коли місяць закінчується, я повертаюся на цю сторінку і пишу коротке резюме того, що сталося в той місяць, звіряючись з нотатками за цей місяць:
Коли молескін закінчується, я вношу резюме кожного місяця в файл журналу в Outlook, щоб вміст книжки було доступно через пошук на комп'ютері. Таким чином, я можу легко повернутися до конкретної записи в конкретній книжці менш ніж за хвилину.
Я тримаю свої старі молескіни разом так, що я можу отримати доступ до необхідної мені інформації дуже швидко. Коли я починаю нову книжку, я пишу дату на його торці, а потім, коли я завершую її, то я пишу дату закінчення, ось так:
Оскільки в моїх молескіні міститься досить важлива для мене інформація (і оскільки я трохи параноїк), то тримаю їх у металевому ящику з замком:
Ну, ось це і є моя система. Я спробував кілька варіантів заміни для неї, такі, як система Франкліна Кові, або набір всіх заміток на моєму BlackBerry, але ці варіанти просто не працюють для мене. Є щось в тому, щоб записувати все в ці маленькі, але досить ємні записні книжки, і це щось неможливо нічим замінити.
Друзі, по-моєму - це потужний чоловік. Зберігати молескіни в ящику з замком (до речі, чому не купити сейф?)! Ну, як мінімум - у нього дійсно сітемний підхід до проблеми.
А яка система у вас?