кому: власникам, топ-менеджерам
Як симуляція бурхливої діяльності може бути прийнята керівником за результат роботи
"Чим сьогодні займалися мої підлеглі? Які завдання ними були виконані? Скільки часу на це пішло, і яких результатів досягнуто? "- такі хвилюючі думки часто не дають спокою керівникові. Звідки б їм узятися?
Із зовнішнього боку все чудово. Як тільки начальник входить в кабінет, все відразу при справі: світські бесіди обриваються на півслові, хтось починає гарячково друкувати на комп'ютері, інші - діловито переносити паперу з одного місця в інше, треті - негайно дзвонити всім контрагентам поспіль. Чому ж така милостива картина породжує "хвилюючі думки"?
Справа в тому, що досвідчений керівник прекрасно розуміє різницю між "фактами" і "думкою про факти". Але для того щоб зрозуміти, чим займалися ввірені йому підлеглі, необхідно влаштовувати докладний усний розпитування, "ніж", "як", "коли", з "якими результатами" і "хто" займався. На це йде багато часу як керівника, так і співробітника. Тому керівник цю задачу вирішує за залишковим принципом. А хто запитає, поки він буде у відпустці або на лікарняному?
Про інструмент, який дозволяє відокремити "факти" від "думки про факти", заміряти результативність і продуктивність підлеглих, піде мова в цій статті. Зустрічайте. Щоденні робочі звіти в формалізованому вигляді для кожного співробітника.
Робочі звіти: опис технології та вигоди
Технологія робочих звітів проста, "як двічі два". Кожен співробітник за підсумками свого робочого дня повинен надати звіт з повним списком зроблених завдань і витраченим на кожну з них часом разом з посиланням на результат роботи.
Нагадую, що робочі звіти є частиною більш масштабної технології - "Організація роботи співробітників з урахуванням робочого часу за завданнями за допомогою планів і звітів і їх аналізу з боку керівника". Загальна технологія складається з наступних елементів:
Ключові принципи робочих звітів
Вигоди від щоденних звітів для керівників
- 100% прозорість дій кожного співробітника за підсумками робочого дня, тижня, місяця і т.д. Тепер немає необхідності в усних опитуваннях: "а що ви робили?".
- Можливість відкладеної перевірки діяльності співробітника. Далеко не завжди є можливість перевіряти всіх і відразу. Тепер можна відкрити робочі звіти і дізнатися, що зробив менеджер Іван Петров за минулі 2 тижні протягом кожного робочого дня.
- Відчутне зростання продуктивності співробітників, бо тепер можна питати за кожну "десятихвилинку" 8-ми годинного робочого дня.
- Значна економія часу як керівника, так і підлеглого за рахунок відсутності багатогодинних опитувань, "хто і що робив".
- Швидка можливість відсіву слабких, які не справляються і не працьовитих співробітників серед щойно найнятих та вийшли на випробувальний термін. Тепер їх результати - "як на долоні" за підсумками кожного дня.
- "Старожилам" компанії розслабитися і спочивати на лаврах теж не вдасться. Їх робочі звіти розкажуть за них все самі.
- Зниження рівня стресу керівника через "неможливість провести перевірку", тому що тепер можна оцінювати результати кожного співробітника в зручний час.
Вигоди від щоденних звітів для підлеглих
- Безперервний процес отримання знань і досвіду від свого керівника. Як наслідок: різке розвиток як професійних, так і особистісних навичок. Фактично керівник стає вчителем-наставником, з яким ви на регулярній основі думаєте спільно: про нових і більш ефективних способах вирішення завдань; як далі розвинути свої "точки зростання" і посилити "слабкі місця"; про допущені помилки і запобіганні появи нових.
- Звичка працювати "професійно", що в усі часи дуже цінується на ринку праці: прокачиваются навички планування, тайм-менеджменту, ступінь відповідальності за свої дії.
- Можливість самостійної оцінки своєї ефективності. Співробітник завжди може подивитися власний робочий звіт, проаналізувати його і намітити кроки по своєму подальшому розвитку.
- Більш швидкий кар'єрний ріст тих, хто працьовитий і працює якісно. Зрозуміла і прозора демонстрація результату керівникові. Тепер з ним немає необхідності регулярно пити пиво і паритися в лазні, щоб розповісти про свої досягнення, - все наочно видно. Система звітів в організації значно знижує вплив майстрів підкилимних ігор і "улюбленців".
Вимоги до складу робочого звіту
Приклад робочого звіту
На прикладі продемонстровано список завдань зі звіту, зробленого в Бітрікс24 (система дозволяє централізовано працювати в рамках компанії і враховувати час за завданнями). При належній організації планування та обліку робочого часу за завданнями, всі звіти будуть формуватися автоматично.
Приклад результату завдання
Чи не прижилася система робочих звітів. По-перше, це вимагає часу. Можна витратити час, щоб закінчити до кінця робочого дня завдання, а тут - звіт треба писати. По-друге, співробітники роботу придумували. Які-небудь дрібниці пріпісиваkb, а список виконаної за день роботи зростає, у начальника враження складається позитивне. Де тут ефективність.
На мій погляд керівник може підключити зовнішніх або внутрішніх експертів для з'ясування тонких технічних деталей.
В цілому, згоден, але Питання: а як бути з професіями більш творчими, де потрібно подумати? Скажімо, дизайнер, завдання якого Придумати Концепцію ролика? Типу, подумав 1 година?