Витрачання коштів підприємства необхідно відобразити в таких документах, розписати, на що були витрачені кошти.
Припустимо, одночасно закуповується велика кількість оргтехніки, обладнання, меблів та інших предметів на потреби підприємства.
Як проконтролювати, що виділені гроші повністю пішли на закупівлю необхідного, а не були частково витраченими відповідальними за ці кошти на свої цілі?
Навіщо потрібні інвентарні номери
Крім надання підтверджуючих факт покупки документів, чеків, накладних та інших документів, проводиться перевірка фактичної відповідності купленого даними в підтверджуючих документах.
Кожна річ, яка використовується підприємством в роботі і належить цьому підприємству, за винятком витратних матеріалів і засобів, носить свій індивідуальний номер, закріплений за цим предметом у відповідній відомості. Під цими номерами все майно підприємства відображається в документах бухгалтерського обліку. Необхідність нумерації майна закріплена законодавчо. За допомогою такої нумерації проводять певні види перевірок.
Інвентарний номер і інвентаризація
До нумерації майна у законодавця одна вимога - вона повинна бути. Не має значення, нумерація виключно числова, або в номерах предметів використовується і буквене і чисельне позначення. Відзначимо, що процес присвоєння номерів майну зазвичай послідовний.
Номери йдуть від меншого до більшого, або нумеруються предмети в залежності від інших логічних міркувань. У будь-якому випадку, в відомостях та інших документах повинно бути відображено, якого предмету, який інвентарний номер був присвоєний. Наносять номер при прийнятті предмета на баланс підприємства. Сам номер повинен бути нанесений таким способом, щоб в процесі використання речі або предмета, прочитати такий номер представлялося можливим весь час використання пронумерованій речі.
Для періодичної перевірки стану і майна підприємства, проводиться інвентаризація, в ході якої проводиться фактичне звірення номерів у відомостях і наявність на підприємстві предмета з таким номером. Крім перевірки працездатності речей і їх зовнішнього вигляду, це є ще й перевіркою на предмет відсутності або наявності розкрадань або псування майна підприємства.