Трудова книжка це головний документ, який доводить факт співпраці працівника і роботодавця. Документ вказує на всі зміни, пов'язані з робочою діяльністю.
Зокрема роботодавцю слід вести трудові книжки своїх працівників. Ця норма може бути застосована як до громадян Росії, так і до працюючих на російській території іноземцям.
загальні моменти
Трудова книжка як офіційний документ має досить довгу історію. Вперше з'явилася вона в 1918 році.
Приводом для цього стало твердження трудового законодавства Української РСР, а саме Кодексу Законів про працю (КЗпП).
З цього часу у будь-якого працівника громадянина повинна бути трудова книжка. Уже на той момент система ведення документа мало відрізнялася від нині існуючої.
Неодноразово законодавство змінювалося. Періодично виникали проблеми, пов'язані з веденням, обліком і зберіганням трудових книжок.
Проте, поки цей документ не вилучено з ужитку, обійтися без нього вельми складно. На даний час кадрові працівники вправі приймати до заповнення трудових книжок зразка різних років. Головне це справжність документа.
Відповідальною особою за ведення і збереження трудових книжок виступає роботодавець в особі уповноваженого працівника.
На руки працівнику трудова книжка видається тільки при звільненні. В інших випадках надається витяг з трудової.
необхідні терміни
Трудова книжка є документ затвердженого зразка, який підтверджує трудову діяльність громадянина і його стаж.
За трудовим законодавством у Росії все юрособи та ВП зобов'язані вести трудові книжки для співробітників.
У трудовій книжці міститься інформація про трудову діяльність власника протягом усього життя. Вказуються тут відомості про прийом на роботу. звільнення і інших важливих аспектах.
Якщо співробітники пропрацював на підприємстві більше 5 днів, йому повинна бути оформлена трудова книжка. У тому числі документ заповнюється на тимчасових і сезонних працівників.
Коли працівник має трудову, він надає її роботодавцю при працевлаштуванні поряд з іншими документами.
У разі відсутності документа, наприклад при первинному працевлаштуванні, роботодавцю слід самому оформити документ.
Весь період роботи книжка зберігається у роботодавця. Працівник її отримує на руки тільки при звільненні, в останній робочий день.
Яке її призначення
Ведеться трудова книжка з самого першого дня трудової діяльності. І в неї вносяться дані про стаж роботи у кожного роботодавця.
Тобто одна з функцій документа це підтвердження стажу, що необхідно при розрахунку різних компенсацій та допомог, а також при нарахуванні пенсії.
Вказівка наявного стажу стане в нагоді і при працевлаштуванні до нового роботодавця. Важливо, що у трудовій відображається не тільки найменування роботодавця, а й посаду, на яку було прийнято працівника.
Це дозволяє переконатися в наявності стажу по конкретній посаді. Крім того у трудовій міститься інформація про нагороди і подяках, професійну перепідготовку, підвищення кваліфікації.
Відображаються в документі і причини звільнення працівника. Таким чином, трудова книжка це основний документ, який підтверджує стаж працівника і його трудову діяльність.
Але разом з тим законодавчі зміни деякі функції документа перенесли на трудовий договір і систему персонального обліку в ПФР.
Якщо раніше лікарняний лист оплачувався виходячи з безперервності стажу, то тепер цей показник не враховується.
Чи не впливає перерву в стажі і на величину пенсії. Розмір пенсійних виплат цілком залежить від обсягу пенсійних внесків і загального стажу.
Саме зменшенням значущості трудової книжки аргументують свою позицію прихильники відміни документа.
Але поки остаточне рішення не прийнято, трудова книжка залишається важливим кадровим документом. І втрата документа вимагає обов'язкового його відновлення.
Нормативна база
Поняття «трудової книжки» наведено в Трудовому кодексі РФ. Тут же описані основні обов'язки роботодавця, що стосуються ведення, обліку та зберігання трудових книжок.
Крім того норми оформлення документа регламентуються такими актами, як:
Де наведені норми відповідальності роботодавця на недотримання правил поводження з трудовими книжками
В якому регламентуються правила зберігання та ведення документа, а також наводиться зразок трудової книжки і вкладиша до неї
Що містить інструкцію щодо заповнення трудових книжок (і вкладишів) і порядок виправлення допущених помилок
Як можна відновити трудову книжку, якщо вона загублена
Ст.65 ТК РФ говорить, що при працевлаштуванні громадянин зобов'язаний надати трудову книжку. Також йдеться про те, що під час відсутності документа роботодавець може завести новий.
Мова йде не тільки про випадки первинного працевлаштування, а й втрати з різних причин. В останньому випадку колишні записи внести в нову трудову книжку не вийде.
Відомості, надані самим працівником, вагомими підставами не зважають. І виходить, що наявний стаж в новому документі ніяк не відбивається.
Втрата книжки може бути обумовлена різними обставинами, наприклад:
- вина працівника або роботодавця;
- крадіжка;
- стихійні лиха;
- непередбачені обставини і т.д.
Який б не була причина втрати, відновити трудову книжку можна тільки за допомогою отримання дубліката.
При цьому закон чітко вказує на випадки, коли оформляється дублікат трудової книжки:
- втрата колишнім працівником;
- втрата роботодавцем;
- непридатність документа (порвана, забруднена і т.д.);
- визнання записи в трудовій недійсною;
- масова втрата кадрових документів роботодавцем у разі надзвичайних подій.
Тобто відновити трудову книжку цілком можливо, але потрібно знати, куди звертатися і хто несе відповідальність за відновлення.
Хто повинен робити нову
Спочатку книжка заводиться роботодавцем, до якого громадянин влаштовується на роботу вперше. Протягом всього періоду роботи на даному підприємстві трудова зберігається у роботодавця.
Порядок зберігання визначено п.45 Правил обліку та зберігання трудових книжок. Зберігаються документи в спеціальних боксах, сейфах, шафах з металу або в обладнаному для зберігання приміщенні.
Оскільки трудові книжки належать до документів суворої звітності, то доступ до них має тільки офіційно уповноважена особа.
Як правило, це співробітник кадрової служби, призначений відповідальним за кадрові документи на підставі наказу керівництва.
Трудова книжка зберігається у роботодавця весь час, поки працівник числиться в штаті. Видача цього документа здійснюється тільки в останній робочий день співробітника в разі звільнення, скорочення або інший причини припинення трудових правовідносин.
При цьому видача трудової підкріплюється підписом працівника в отриманні. Якщо з якоїсь причини звільнився працівник не забрав свою трудову, то знищити її не можна.
Книжка передається на архівне зберігання, звідки згодом може бути затребувана. Очевидно, що відповідальність за втрату трудової книжки несе той, у кого документ знаходився на момент втрати / псування.
З вини працівника
Працівник, що втратив трудову книжку, сам зобов'язаний подбати про її відновлення. Раз вже оформленням книжки займається роботодавець, то відповідно до нього і потрібно звертатися для відновлення документа.
Але тут потрібно уточнити такий аспект, що відновлювати документ може тільки останній колишній роботодавець. На це прямо вказує п.31 Правил обліку.
Новий роботодавець може тільки оформити новий документ, зробивши в ньому перший запис про працевлаштування в свою організацію.
Для отримання дубліката трудової книжки працівник вирушає до колишнього роботодавця, якому подає заяву на видачу дубліката трудової книжки.
Складається заяву в довільній формі. оскільки уніфікованого шаблону не передбачено.
Роботодавець, ознайомившись зі зверненням колишнього працівника, зобов'язаний протягом 15 днів оформити дублікат.
Однак точні відомості можуть бути вказані тільки щодо діяльності саме у цього роботодавця. Якщо загублена трудова книжка, як відновити записи?
Всі інші записи заносяться на підставі підтвердних документів. І тут повнота відомостей залежить від самого звернулося.
Винний у втраті трудової книжки працівник повинен самостійно зібрати всі необхідні документи.
Знадобляться відомості з усіх колишніх місць працевлаштування. Це можуть бути:
- довідки, видані за попереднім місцем роботи;
- копії трудових договорів;
- виписки з наказів про прийом на роботу і про звільнення;
- довідки з державних і муніципальних архівів.
Керуючись наданими документами, роботодавець вносить необхідні записи, і трудова книжка видається працівникові. Причому на документі обов'язково проставляється позначка «дублікат».
З вини роботодавця
Втрата трудової книжки може статися і з вини роботодавця. У цьому випадку відповідальність покладається саме на того, хто забезпечував збереження документа.
Тобто роботодавець зобов'язаний відновити книжку. Порядок оформлення дубліката та в цьому випадку не особливо відрізняється.
Підставою також стають документи, що містять відомості про колишніх місцях роботи. Але ось збирає їх працівник не самостійно, а за участю роботодавця.
Останній отримує від працівника інформації про всі колишні роботодавців і розсилає відповідні запити.
Часом причиною оформлення дубліката трудової книжки стає неправильно внесена роботодавцем запис.
Кадровий співробітник в цьому випадку зобов'язаний зробити копію документа або видати виписку про потрібних відомостей.
Але часом видається оригінал документа під розпис. Якщо працівник втратить книжку, будучи працевлаштованим, то фактично це його вина.
Але за законом винуватим буде роботодавець, оскільки він не мав видавати документ в інших випадках крім звільнення. Відповідно відновлювати втрачену книжку доведеться роботодавцю.
Порядок дій
Алгоритм дій в разі втрати трудової книжки залежить від того, з чиєї вини втрачені книжка і від деяких інших обставин.
Як отримати трудову книжку в формі дубліката? Втрата книжки з вини працівника вимагає дотримання такого порядку:
Працівник збирає відомості
Щодо оплати листка з усіх колишніх місць роботи
Але потрібно відзначити і певний нюанс в разі винності роботодавця. В даному випадку відповідальність виражена не тільки в необхідності відновлення за свій рахунок.
Працівник має право звернутися до суду і отримати матеріальну компенсацію.
Якщо документ був загублений навмисно або внаслідок недбалості, то роботодавець зобов'язаний відшкодувати кожен день прострочення у видачі документа в розмірі середньоденного заробітку.
А якщо роботодавець ліквідовано? У цьому випадку працівник може для отримання потрібних відомостей звернутися до державного архіву або спробувати отримати інформацію через Пенсійний фонд.
Коли у видачі інформації відмовляють, отримувати необхідні дані доведеться через суд. Це найбільш тривалий, але найдієвіший варіант.
Держоргани самостійно розішлю запити всім зазначеним особам для отримання необхідних відомостей.
Набагато простіше відновити трудову книжку при наявності завіреної копії. Для цього на ім'я роботодавця подається заява на оформлення дубліката та надається копія.
Однак якщо у роботодавця виникають сумніви в достовірності представленого документа, він має право запросити підтвердження від колишніх роботодавців.
Як бути, якщо вона порвана або забруднена
Пошкоджену трудову книжку звичайно можна використовувати, якщо наявні в ній відомості не порушені. Але якщо документ надмірно забруднений, то бажано його замінити.
Буде потрібно дублікат і в разі, коли документ частково порваний. Як і в інших випадках оформляє новий документ роботодавець, діючий або колишній.
Оформлення здійснюється співробітником відділу кадрів наступним чином:
На титульному аркуші у верхньому лівому кутку
Нового бланка трудової проставляється відмітка "Дублікат"