1. Виявила запис в трудовій книжці в розділі "Відомості про нагородження" запис про прийом на роботу в нашу організацію. Що робити? 2. У іншого працівника закінчилася трудова книжка і замість вкладиша видана друга нова трудова книжка. У старій трудовій зроблено запис про те, що виданий вкладиш і вказано номер другий нової трудової книжки. Підкажіть що робити?
Розглянувши Ваші питання, відповідаємо:
1. Виявила запис в трудовій книжці в розділі "Відомості про нагородження" запис про прийом на роботу в нашу організацію. Що робити?
Записи про роботу, вносити в розділ «Відомості про нагородження» некоректно. У ситуації, що склалася, Ви можете поступити таким чином:
-оформіть до трудової книжки працівника вкладиш,
- перенести в нього некоректні записи, які були внесені в розділ "Відомості про нагородження".
Щоб виправити некоректні записи необхідно визнати записи про роботу в розділі «Відомості про нагородження» недійсними і перенести їх у знову оформлений вкладиш в розділ «Відомості про роботу» (зразок див. Нижче).
Одночасно необхідно відзначити, що наявність окремих невірних записів робить всю трудову книжку недійсною. Отже, якщо записів не в тому розділі накопичилося достатньо велика кількість, то щоб уникнути плутанини і захаращення трудової книжки скасовують записами, з нашої точки зору, не завжди доцільно вносити всі зміни. Отже, в даному випадку, доцільніше оформити вкладиш і вносити в нього наступні записи.
Таким чином, можна сказати, що Ви можете вступити одним з вище наведених способів, найбільш підходящим у Вашій ситуації.
2. У іншого працівника закінчилася трудова книжка і замість вкладиша видана друга нова трудова книжка. У старій трудовій зроблено запис про те, що виданий вкалдиш і вказано номер другий нової трудової книжки. Підкажіть що робити?
Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, то в трудову книжку необхідно вшити вкладиш. При цьому, роботодавець повинен оформити і вести вкладиш в тому ж порядку, що і трудову книжку. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Отже, законодавство не передбачає можливості вшивати трудову книжку замість вкладиша. Всі записи, зроблені в такому «вкладиші», будуть визнані недійсними, і їх доведеться підтверджувати в установленому порядку.
Таким чином, щоб уникнути в майбутньому у співробітника проблем з пенсійним фондом, Ви можете оформити дублікат вкладиша до трудової книжки.
Дублікат вкладиша в трудову книжку потрібно оформити в тому ж порядку, що і дублікат трудової книжки.
Отже, при оформленні дубліката вкладиша в правому верхньому куті першої сторінки дубліката робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат вкладиша" із зазначенням його серії та номера.
Порядок оформлення дубліката трудової книжки див. Нижче.
При цьому видану нову трудову книжку (замість вкладиша) потрібно визнати зіпсованої і знищити.
Подробиці в матеріалах Системи:
- Відповідь: Як внести записи про роботу в трудову книжку
В період роботи співробітника в організації в його трудову книжку вносите відомості:
- про яку вони виконують;
- про переведення на іншу постійну роботу;
- про встановлення другої та наступних професій, спеціальності;
- про навчання на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, перекваліфікації та підготовці кадрів;
- про сумісництво (за бажанням співробітника);
- про зміни в найменуванні посад;
- про нагородження за успіхи в роботі;
- про звільнення (з підставами припинення трудового договору).
Відомості про стягнення до трудової книжки не вносите, за винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення.
Вкладиш до трудової книжки
Ситуація: Чи можна замість вкладиша вшити нову трудову книжку
Таким чином, законодавство не передбачає можливості вшивати трудову книжку замість вкладиша. Всі записи, зроблені в такому «вкладиші», будуть визнані недійсними, і їх доведеться підтверджувати в установленому порядку.
Іван Шкловец
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
- Відповідь: Як внести зміни і виправлення до трудової книжки
Виправлення відомостей про роботу, нагородження
Якщо ви виявили в розділах «Відомості про роботу» і «Відомості про нагородження» трудової книжки працівника неправильну або неточну запис, її потрібно виправити. * Виправлення можна внести двома способами. Перший - співробітник самостійно звертається в організацію, яка допустила в трудовій книжці помилку, і там її виправляють в установленому порядку. Другий спосіб - організація, де співробітник працює зараз, направляє запит попереднього роботодавця і на підставі його офіційної відповіді вносить до трудової книжки виправлення.
Вносити виправлення в трудову книжку співробітника за новим місцем роботи можна на підставі копій наказів про прийом на роботу, переведення і звільнення, про скасування цих наказів, а також довідок і виписок з документів, в яких дані накази згадуються (особова картка, особовий рахунок, книга реєстрації наказів і т. п.).
Порядок виправлення невірних відомостей
Виправлення неправильного або неточного запису в трудовій книжці співробітника оформите в наступному порядку. У графі 1 поставте порядковий номер, наступний за останнім записом. У графу 2 впишіть дату внесення запису, а в графі 3 вкажіть: «Запис за номером таким-то є недійсним». Потім напишіть правильний варіант запису. У графі 4 повторіть номер наказу, на підставі якого була невірно внесено запис до трудової книжки. Якщо ж сам наказ був виданий з помилкою, а потім скасований, то в графі 4 вкажіть дату і номер який скасував його наказу. Якщо запис в трудовій книжці вірна, але помилково вказані реквізити наказу, запис відтворіть без змін, а в графі 4 вкажіть правильні реквізити.
За такою схемою виправте все неточні або неправильні записи: про прийом на роботу, переведення, звільнення, нагородження (в т. Ч. І запис про переведення або звільнення, якщо ці дії визнані судом, трудової інспекцією або самою організацією незаконними).
Іван Шкловец
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
- Відповідь: Як оформити дублікат трудової книжки
Підстави для оформлення дубліката трудової книжки
- його трудова книжка загублена;
- його трудова книжка стала непридатною (обгоріла, порвана, забруднена і т. п.);
- в його трудову книжку внесено запис про звільнення або переведення, яка згодом визнана недійсною.
Заповнення титульного аркуша дубліката
Дублікат оформите на чистому бланку трудової книжки. На титульному аркуші в правому верхньому кутку напишіть слово «Дублікат». Потім на підставі поданих співробітником документів заповніть титульний лист. Внесені дані повинні відповідати інформації про співробітника на день заповнення дубліката.
Заповнення відомостей про роботу в дублікаті
У розділі «Відомості про роботу» (графа 3) відобразіть загальний і (або) безперервний трудовий стаж, який мав співробітник до надходження в організацію. Загальний стаж запишіть сумарно: просто вкажіть загальну кількість років, місяців, днів без уточнення організації, періодів роботи і посад співробітника.
Після цього загальний і (або) безперервний стаж запишіть по окремим періодам роботи. У графі 2 вкажіть дату прийому на роботу, в графі 3 - найменування організації, а також структурний підрозділ і роботу (посаду), спеціальність, професію з вказівкою кваліфікації, на яку був прийнятий співробітник. Якщо за час роботи мали місце переклади на іншу постійну роботу, про це також потрібно зробити відповідний запис.
Потім в графі 2 поставте дату припинення трудового договору, а в графі 3 - причину звільнення, якщо в поданому документі є такі дані. У графі 4 дубліката трудової книжки після кожного запису вкажіть назву, дату і номер документа, на підставі якого вона внесена.
У графі 4 вкажіть назву, дату і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій і належного їх запевнення роботодавцем або кадровою службою поверніть співробітнику. Якщо документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, не містять повних відомостей про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносите тільки наявні в цих документах відомості.
Ситуація: Чи може роботодавець оформити дублікат вкладиша до трудової книжки
Дублікат вкладиша в трудову книжку роботодавець повинен оформити працівнику, якщо:
- вкладиш до трудової книжки загублений;
- вкладиш до трудової книжки став непридатним (обгорів, порваний, забруднений і т. п.);
- у вкладиш до трудової книжки внесено запис про звільнення або переведення, яка згодом визнана недійсною.
Дублікат вкладиша в трудову книжку потрібно оформити в тому ж порядку, що і дублікат трудової книжки.
Іван Шкловец
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
Приклад виправлення невірної запису, зробленого в розділі «Відомості про нагородження» трудової книжки
Відомості про нагородження