1. На етапі вибору ресторану, крім основних питань, поцікавтеся у банкетного менеджера, за який час до банкету потрібно озвучити остаточну кількість гостей. Одні майданчики вимагають точного підтвердження за два тижні до весілля, інші готові отримати дану інформацію за два-три дні до події. Як правило, це пов'язано з термінами закупівлі продуктів для банкету.
2. Простежте, щоб пункт про дату затвердження точної кількості гостей був обов'язково вказано в договорі. У будь-якого майданчика може помінятися керівництво або банкет-менеджер, тому важливо володіти усіма домовленостями в письмовому вигляді.
4. Якщо ресторан працює від суми закриття і ця сума дорівнює вартості вашого банкету (тобто зменшити загальну вартість ви не можете), заздалегідь обговоріть можливість і терміни, в які ви зможете змінити меню - наприклад, вибрати більш дорогий варіант на кожного гостя. Або замість непотрібних порцій гарячого замовити додаткове банкетне блюдо на всіх гостей (ще один вид салату, нарізку, гарячу закуску, морозиво і т.д.)
5. За 2-3 дні до остаточного затвердження кількості персон за договором зателефонуйте або напишіть всім гостям і попросіть підтвердити свою присутність. Нічого непристойного в цьому немає, поясніть, що ця інформація потрібна вам для банкетного меню. Якщо ви оплачуєте тільки меню на людину - телефонуйте банкет-менеджеру і «викреслюйте» гостей, які не прийдуть.
6. Якщо не всі гості можуть прийти, ваш ресторан працює від суми закриття і вартість вашого банкету дорівнює цій сумі (тобто зменшити суму за банкет ви не можете) - запросіть на місця, що звільнилися тих, хто був в попередньому списку гостей, але з якихось -то причин цих людей вирішено було не запрошувати. Або покличте, наприклад, добре знайомих вам родичів тих гостей, які точно прийдуть. У будь-якому випадку - якщо місце вже оплачено - краще кого-то покликати. Це особливо актуально, якщо у вас весілля з невеликою кількістю гостей.
7. Якщо банкет вже оплачений, а частина гостей попередила, що не прийде - якщо є така можливість, на «звільнилася» суму замість зайвої їжі можна замовити додаткові послуги, які може надати ресторан, або додати додаткові банкетні страви на всіх (див. Пункт 3).
8. Якщо банкет вже оплачений, кілька людей попередили, що не прийдуть, ви не хочете запрошувати на їх місця інших людей або вам вже не хочеться або ніколи щось міняти - ДО початку банкету попросіть адміністратора або офіціантів погодувати зайвими порціями гарячого ваших фахівців: фотографа, ведучого, ді-джея, координатора та ін. Замініть банкетної їжею стаф-меню для фахівців, якщо ви його замовляли.
9. Якщо банкет вже оплачений і не всі гості прийшли, опитаєте співробітників ресторану упакувати зайві порції в ланч-бокси і віддати вам. Тільки попросити про це потрібно заздалегідь, обов'язково ДО початку банкету, інакше незатребувана оплачена їжа може таємничим чином "зникнути".
11. Бувають ситуації, коли, з різних причин, не спадає один з батьків або свідків, бабуся, дідусь або інші близькі люди, чия присутність не тільки дуже важливо для молодих, а й прописано в сценарії банкету. Що робити, якщо не змогли прийти важливі гості?
Якщо ви дізналися про відсутність одного з батьків заздалегідь - повідомте про це ведучому. Разом ви зможете вирішити, чи замінити кимось маму під час зустрічі молодих, зустрічати молодят тільки з однією з мам або взагалі не проводити урочисту зустріч. Також вирішите, хто від імені відсутнього батька буде говорити напутнє слово на банкеті. Це може бути тітка, хрещена, бабуся, подруга мами, яка знає вас з дитинства - тобто близький вам людина старшого віку.
12. Якщо ви заздалегідь дізналися про відсутність одного зі свідків - замініть його або відзначайте весілля без свідків. Останнім часом такий формат став дуже популярним.
13. Якщо ви дізналися про відсутність одного із знакових гостей в день торжества, в першу чергу постарайтеся не хвилюватися і не турбуватися! Цим ви нічого не зміните, а особи у вас будуть сумними або стурбованими. Зусиллям волі змусьте себе заспокоїтися і розслабитися. Змінити ви вже нічого не зможете, тому продовжуйте отримувати задоволення від самого важливого дня у вашому житті.