Юридичні особи під час своєї діяльності створюють філії, представництва, або ж інші відокремлені підрозділи, які розташовані поза місцем реєстрації головної компанії.
Можна виділити дві найбільш поширені форми відокремлених підрозділів, - філії і представництва. При цьому необхідно зазначити, що при відкритті філії або представництва необхідно внести певні зміни в установчі документи шляхом застосування процедури реєстрації змін до ЕГРЮЛ.
Призначення філії та представництва має істотні відмінності. Філія виконує всі функції компанії, і представницькі функції, а представництво, в свою чергу, являє зацікавленість юридичної особи та реалізовує їх захист. Їх державна реєстрація як юридичних осіб законом не передбачена. Справа в тому, що філії та представництва не є окремим юрособою, а тільки відокремленим підрозділом цих самих юросіб. Тому доводиться вносити зміни в установчі документи головної організації. Філія веде свою економічну діяльність виключно від імені заснувала її організації, він наділяється майном, при цьому не є власником майна.
Цивільний Кодекс України також не забороняє організаціям формувати відокремлені підрозділи інших видів. Вони так і називаються «Відокремлений підрозділ». Це такі подорганізаціі, які обладнані стаціонарними робочими місцями, тобто створюються на термін більше 30 днів. При цьому в установчих документах організації формування відокремленого підрозділу не показано.
Рішення про утворення будь-якої форми підрозділи акціонерного товариства приймається Радою Директорів, а в ТОВ - Загальними зборами учасників. Керівники підрозділів призначаються організацією. Вони діють на підставі довіреності, яка відпускається на ім'я, а не самому філії, представництва або відокремленому підрозділу в цілому.
У територіальному податковому органі треба дізнаватися про докладному переліку документів, необхідному для постановки на облік будь-якої форми відокремленого підрозділу. Протягом місяця з дня заснування відокремленого підрозділу або ж припинення його діяльності організації, керівники повинні письмово повідомляти про це в податковий орган.
Всі філії, представництва, відокремлені підрозділи умовно можна розбити на два основних види: виділені і не виділені на окремий баланс.
Якщо кількість операцій і співробітників незначно, то ведення бухгалтерського обліку відбувається без виділення на окремий баланс. Зазвичай вони не мають свого банківського розрахункового рахунку. Грошовими і матеріальними засобами філія забезпечується головною організацією. В даному випадку філія не має в своєму штаті бухгалтером.
Відокремлені підрозділи, виділені на окремий баланс, мають особистий бухгалтерський відділ з головбухом. Головбух обробляє, систематизує і зберігає первинну документацію, проводить бухгалтерський облік всіх операцій і виконує формування бухгалтерської звітності відокремленого підрозділу.
Отже, при виборі форми відокремленого підрозділу, потрібно визначитися, чи потрібно додавати дані в установчі документи. Нагадуємо, їх вносять тільки при реєстрації філії та реєстрації представництва тільки після придбання свідоцтва про зміни, філія можливо ставити на облік в територіальній податковій інспекції. При виборі даної форми не дозволено використовувати спрощену систему оподаткування. Освіта відокремленого підрозділу в даному випадку набагато легше: досить поставити на облік відокремлений підрозділ до податкового органу, при цьому можна застосовувати «спрощенку». При цьому при реєстрації філії іноземної компанії на терріторііУкаіни необхідно враховувати свої особливості.