Те, наскільки зручним буде шаблон, багато в чому залежить від специфіки події. Якщо ви проводите його за свій рахунок і важливо не вийти за межі позначеної заздалегідь суми, в такому випадку ключова функція файлу бюджету - допомагати в плануванні і фіксації витрат.
Якщо ж ви залучаєте спонсорів і партнерів, займаєтеся фандрайзингу. щоб забезпечити мінімальне вкладення власних коштів в подія, то вам знадобиться ще й докладна частина з планування та фіксації доходів.
Нехай цей шаблон не претендує на геніальність і здасться досвідченим організаторам досить простим, я все ж викладаю його в якості прикладу.
Шаблон бюджету буде корисним тому, хто:
- робить подія вперше;
- не знає, з чого почати фінансове планування невеликого події (до 50 осіб);
- хоче заощадити час на пошуки або самостійне складання докладного шаблону;
- раніше не робив бюджет події, але прийшов до розуміння, що без нього управляти фінансами важкувато;
- цікавиться, як інші люди організовують підготовку своїх подій.
Якщо ви впізнали себе хоча б в одному описі, то вам цей шаблон точно буде корисним.
Отже, шаблон бюджету невеликого події на прикладі плов-баттла aka ненудного дня народження Improve Group. Всі статті бюджету реальні, всі ціни - навмисно вигадані :)
Як користуватися шаблоном бюджету
При плануванні бюджету вашої події дійте по простому алгоритму:
Що важливо при плануванні бюджету
Розбити статті витрат на логічні групи
Якщо ви хочете, щоб файлик вам дійсно допомагав, а не плутав, то не лінуйтеся додати в список структуру. Я знаю, як мінімум, три різні способи розбивки на логічні групи:
- за типом витрат: найпростіший спосіб, можна розбити на звичні
- за місцем закупівель: зручний для делегування завдань
- з утримання майданчиків: зручний для підготовки програми та логістики для кожної з частин програми
Ми в підготовці плов-баттла використовували суміш 1 і 3 варіантів.
Вчасно скласти план-бюджет і вчасно проставити факти
План-бюджет складається на самому початку проекту, зазвичай більш-менш повна версія може бути складена після визначення списку з логістики. Факт найкраще проставляти в міру витрат, тобто після кожної ітерації закупівель.
Підводити підсумки і зводити баланс потрібно, як мінімум, два рази: безпосередньо перед подією (коли всі основні закупівлі проведені) і через кілька днів (у нас вийшло через тиждень) після події, коли більше ніяких витрат не передбачається, а все що могло статися, - вже відбулося.
Чого не треба робити з бюджетом
Відразу проставляти факти без плану
Завжди краще буде залишити колонку з планованими витратами, а потім проставити фактичні і порівняти, що вийшло. Це допоможе вчасно приймати рішення щодо скорочення тих чи інших витрат і в майбутньому більш точно планувати основні витрати.
Відразу ставити загальну суму, а не за одиницю
Точно так же, як і в попередньому пункті: якщо у вас будуть тільки загальні суми, ви не зможете вчасно приймати правильні рішення щодо скорочення або збільшення закупівель.
округляти суми
Як то кажуть, копійка рубль береже! Округляючи туди-сюди, ви в результаті здивуєтеся, куди поділося кілька тисяч рублів.
Ще від себе додам трохи особистих відчуттів: я дуже сильно не люблю рахувати гроші і стежити за витратами. Але за весь час, коли я так чи інакше брала участь в організації подій, я усвідомила, що управляти усіма іншими аспектами підготовки без ведення актуального файлу з бюджетом можливо тільки тоді, коли у вас необмежену кількість грошей. А погодьтеся, таке буває, м'яко кажучи, нечасто :)
Файл бюджету події з робочими формулами в форматі Excel
Вдалого вам фінансового планування!
Мене звати Аня Дворнікова. я вивчаю теорію і практику створення та організації унікальних подій, ділюся досвідом і запрошую всіх небайдужих до активного спілкування.
ХОЧЕШ БУТИ В КУРСІ?
Приблизно раз на тиждень я пишу нові пости, а раз на місяць відправляю передплатникам добірку новин і посилань на свіжі записи. Хочеш отримувати апдейт від UXevent собі на email? Підписуйся: Натискаючи на кнопку, даю свою згоду на обробку персональних даних.
Консультації для організаторів
