Точно так же, як бухгалтери заздалегідь готуються до приходу податкової інспекції, найчастіше випереджаючи її прихід запрошенням аудиторів, секретарі повинні періодично в своїй організації проводити ревізію своєї роботи в галузі архівної справи і діловодства. Адже нас теж перевіряють державні структури.
Згідно з цим документом Державна інспекція створюється в межах штатної чисельності Департаменту з архівів та діловодства Міністерства юстиції Республіки Білорусь (далі - Департамент) та здійснює державний контроль за дотриманням законодавства у сфері архівної справи і діловодства в Республіці Білорусь.
Інструкцією встановлено, що в систему Державної інспекції входять державні інспектори архівів і діловодства в областях та м Мінську, а також інститут позаштатних інспекторів архівів і діловодства.
Завданнями Державної інспекції є:
- здійснення державного контролю за дотриманням законодавства у сфері архівної справи і діловодства;
- встановлення причин, що породжують порушення вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства, сприяння в їх усуненні;
- попередження порушень законодавства у сфері архівної справи і діловодства.
Інструкція визначає следующіефункціі Державної інспекції:
- проведення відповідно до законодавства про контрольну (наглядової) діяльності планових і позапланових перевірок дотримання законодавства у сфері архівної справи і діловодства перевіряються суб'єктами;
- ведення адміністративного процесу щодо осіб, дії (бездіяльність) яких спричинили порушення законодавства у сфері архівної справи і діловодства;
- внесення пропозицій керівникам перевірених суб'єктів про застосування заходів дисциплінарного стягнення до осіб, дії (бездіяльність) яких спричинили порушення законодавства у сфері архівної справи і діловодства;
- участь в установленому порядку у підготовці проектів нормативних правових, технічних нормативних правових актів з питань удосконалення архівної справи та діловодства, здійснення контрольної (наглядової) діяльності;
- узагальнення результатів проведених перевірок у вигляді довідок, статей, доповідей, повідомлень, а також інформації на офіційних інтернет-сайтах Міністерства юстиції та Департаменту;
- вивчення та впровадження в практику роботи вітчизняного і зарубіжного досвіду організації та методики здійснення контрольної діяльності.
Державна інспекція має права, визначені законодавчими актами для контролюючих (наглядових) органів.
Очолює Державну інспекцію головний державний інспектор архівів і діловодства Республіки Білорусь. Державними інспекторами архівів і діловодства в областях та м Мінську є керівники структурних підрозділів з архівів та діловодства головних управлінь юстиції обласних, Київського міського виконавчих комітетів. Склад позаштатних інспекторів Державної інспекції формується з числа найбільш кваліфікованих працівників структурних підрозділів з архівів та діловодства головних управлінь юстиції обласних, Київського міського виконавчих комітетів, державних архівних установ, а при необхідності - територіальних (міських або районних) архівів місцевих виконавчих і розпорядчих органів за поданням їх керівників і затверджується директором Департаменту.
Державним і позаштатним інспекторам архівів і діловодства видаються посвідчення встановленої Департаментом форми.
За усталеною практикою Державну інспекцію в професійних колах називають ще Госархівнадзором.
Що подивляться в першу чергу?
Тепер, уже знаючи наш контролюючий орган в обличчя, перейдемо до питання про те, на що ж звертає увагу Госархівнадзор при проведенні перевірки?
Перш за все перевіряючих цікавить наявність в організації локальних нормативних актів з діловодства та архівної справи. Йдеться про наявність таких основних документів, як:
- інструкція з діловодства;
- положення про архів;
- положення про експертну комісію;
- номенклатура справ.
Далі розглядається комплекс питань, пов'язаних з організацією діловодства, підготовкою документів до подальшого зберігання.
Першим, що у вас зажадають перевіряючі, це наказ про призначення осіб, відповідальних за ведення діловодства та збереження справ у структурних підрозділах. У зв'язку з цим зверніть увагу на дату видання такого наказу. Якщо за час, що минув з дати видання наказу, відбулися зміни в штатному складі та деяких відповідальних давно вже немає в вашій організації, поновіть їх склад новим наказом.
Далі будь-яка перевірка обов'язково поцікавиться, який порядок і форми реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів, як організована система контролю за виконанням документів.
Особливу увагу при проведенні Госархівнадзором перевірки завжди приділяється порядку ведення діловодства за зверненнями громадян.
Зрозуміло, не залишиться без уваги такий найважливіший діловодний документ, як номенклатура справ організації (рік затвердження, узгодження з архівною установою або організацією, щорічне заповнення підсумкової записи в номенклатурі справ), формуються чи справи відповідно до номенклатури справ, формування та оформлення справ, закінчених діловодством.
Архів організації - справа важлива і відповідальна!
Окреме і особливо важливе значення при проведенні Госархівнадзором перевірки буде приділено архіву організації. В першу чергу поцікавляться умовами зберігання документів, а саме:
- наявністю архіву, положення про архів, штату архіву (при відсутності штатного працівника - наявністю відповідального за архів);
- характеристикою приміщення архіву, його обладнанням.
Не залишиться без уваги перевіряючих кількість справ, що зберігаються в архіві, порядок надходження документів до архіву, розміщення документів в архіві, стан справ, наявність плану евакуації документів.
Важливе значення має облік документів: наявність описів справ постійного зберігання та з особового складу, їх затвердження та погодження, хронологічні рамки, кількість справ. Нагадуємо в зв'язку з цим, що документи постійного зберігання створюються тільки в організаціях, які є джерелом комплектування державних архівів (Список № 1) і в організаціях недержавної форми власності, індивідуальних підприємців. Описи справ постійного зберігання організацій Списку № 1 повинні бути затверджені експертно-перевірочною комісією (ЕПК) або експертно-методичною комісією (ЕМК) архівної установи, організацій недержавної форми власності - експертною комісією (ЕК) вищестоящої організації при її наявності. Описи справ з особового складу організацій Списку № 1 узгоджуються на засіданнях ЕПК або ЕМК архівної установи, організацій Списку № 2 (організації, які не є джерелом комплектування державних архівів) та недержавної форми власності узгоджуються на засіданнях ЕК вищестоящої організації при її наявності. [1]
Госархівнадзор перевірить порядок виділення документів до знищення, наявність актів про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню.
Повинен також вестися облік використання документів, що зберігаються в архіві (перевірять наявність журналу обліку справ, виданих у тимчасове користування).
Горезвісний людський фактор ...
Ми перерахували основне коло питань, на який, шановні колеги, ви повинні звернути увагу. Зрозуміло, всіх нюансів передбачити не можна, головне в цій ситуації - знання нормативних документів в галузі архівної справи і діловодства та відповідність їм у вашій роботі.
Відверто кажучи, написала останню фразу і задумалася, піймавши себе на думці, що не завжди можна послатися на нормативні документи. Відбувається це з таких причин: в різних нормативних документах іноді один і той же питання розглядається по-різному.
Крім того, я прихильник чіткості і ясності у викладі вимог, що не завжди спостерігається в нормативно-методичних документах. Наприклад, в Методичних рекомендаціях щодо складання та застосування номенклатур справ організацій, зразкових і типових номенклатур справ, розроблених співробітниками БелНІІДАД і Департаменту з архівів та діловодства Мін'юсту Республіки Білорусь, нічого не говориться про те, можна чи не можна при складанні зведеної номенклатури справ використовувати форму таблиці. Однак в наведеному в Методичних рекомендаціях прикладі номенклатури справ організації використана таблична форма номенклатури справ. Дійсно, при повсюдне використання комп'ютерної техніки форма таблиці дуже зручна в усіх відношеннях для роботи. У той же час працівники Національного архіву Республіки Білорусь при перевірках і узгодженнях номенклатур справ безкомпромісно вимагають виключити табличну форму. Чи є для цього підстави або це просто данина тих далеких часів, коли опису друкувалися на комп'ютері, а на друкарських машинках? Питання не здасться вам дрібним і пустим, якщо при перевірках вам вкажуть на цей момент в якості зауваження.
Я розумію, що мої питання мають переважно риторичний характер, і я не чекаю зараз відповіді на ці та інші накопичилися у мене питання. Просто мені хочеться, шановні колеги, щоб ви завжди вдумливо сприймали всі положення нормативно-методичних документів, а вимоги перевіряючих сприймали не на віру, а доказово. У тих же випадках, коли в нормативних документах немає згоди або якісь ситуації не передбачені, для власного спокою і порядку необхідно ці моменти регламентувати локальними нормативними документами, зокрема, передбачити ці позиції в інструкції з діловодства вашої організації.
Таким чином, кажучи про те, що ми повинні бути готові до зустрічі з Госархівнадзором, я мала на увазі також і те, що ми повинні бути готові відстояти свою точку зору. Однак це ні в якій мірі не має відношення до обгрунтування нашої бездіяльності і недбалого ставлення до справи. Думаю, це зрозуміло.