Шановні колеги, Положення про відділ кадрів (кадровій службі) (далі - Положення про відділ кадрів) чи не найважливіший документ в нашій роботі. Адже цей документ регламентує взаємини вашого підрозділу з іншими структурними одиницями організації, містить завдання, права, обов'язки і відповідальність співробітників кадрової служби.
Зараз ми разом складемо його, слідуючи наведеному нижче алгоритму.
Звертаємо вашу увагу, що за допомогою принципів, наведених в даному алгоритмі, ви можете створити положення про будь-якому структурному підрозділі, а значить, зможете допомогти і своїм колегам - керівникам підрозділів впоратися з цим завданням.
Дуже важливим локальним нормативно-правовим документом поряд з посадовою інструкцією є положення про структурний підрозділ. Цей документ визначає порядок створення підрозділу, його структуру, завдання, права, обов'язки і відповідальність, а також порядок взаємодії з іншими підрозділами.
Однак нормативна та методична база створення положень недосконала. Законодавством не встановлено ні вимоги до положень про структурні підрозділи, ні правила їх розробки. В силу цього кожен наймач самостійно вирішує, що і як повинно бути відображено в цих локальних нормативних правових актах.
Загальне правове регулювання
Створення положення про структурний підрозділ регулюють такі документи:
Створення Положення про відділ кадрів регулюють такі документи:
Визначення Положення про відділ кадрів
Положення про відділ кадрів - це локальний нормативно-правовий акт, що встановлює системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції відділу кадрів, і регламентує порядок здійснення його повсякденній діяльності.
Хто готує Положення про відділ кадрів?
Так як в законодавстві не закріплений порядок розробки положень про структурні підрозділи, то наймач самостійно визначає такий порядок. На практиці розробку Положення про відділ кадрів керівник організації покладає на начальника відділу кадрів, юрисконсульта та діловода.
Положення про відділ кадрів: аргументи «за»
Отже, до аргументів на користь створення Положення про відділ кадрів віднесемо наступні:
- по-перше, за допомогою Положення про відділ кадрів легше організувати роботу відділу кадрів, адже в ньому заздалегідь прописаний весь механізм діяльності відділу;
- по-друге, інші служби не перекладатимуть на кадровиків свої обов'язки: в Положенні про відділ кадрів можна дати вичерпний перелік того, що повинні робити кадрові фахівці;
- по-третє, Положення про відділ кадрів буде необхідно в разі перевірки організації інспекцією з питань праці.
Порядок підготовки Положення про відділ кадрів
Підготовка документа включає складання і оформлення проекту документа, його підписання, при необхідності - узгодження (візування), твердження. При підготовці та оформленні документів необхідно дотримуватися правила, що забезпечують юридичну силу документа, оперативне та якісне їх виконання і пошук (п. 16 Інструкції № 4).
Для організацій, що передають документи постійного зберігання до державних архівів, і недержавних організацій встановлений постійний термін зберігання положень про структурні підрозділи.
Тепер давайте розглянемо поетапний і покроковий алгоритм розробки Положення про відділ кадрів.
Алгоритм розробки Положення про відділ кадрів
Етап 1. Ініціалізація і прийняття рішення про розробку Положення про відділ кадрів
Рішення про розробку Положення про відділ кадрів приймає керівник організації:
- на виконання рішення вищого органу управління (влади). Наприклад, рішення, що зобов'язує створення в організації відділу кадрів і (або) розробку положення про нього;
- відповідно до документами планування діяльності організації;
- на підставі розглянутого письмового звернення посадової особи організації (наприклад, посадовий записки), в компетенції (веденні) якого перебувають питання кадрової роботи.
Примітка. Положення про відділ кадрів зазвичай розробляють і затверджують при створенні відділу кадрів. Однак, якщо такий відділ вже створений і успішно функціонує, а документ, що регламентує його діяльність, так і не був прийнятий, доцільно це зробити вже в процесі роботи відділу кадрів.
Крок 2. Ухвалення рішення про розробку Положення про відділ кадрів.
Рішення про розробку Положення про відділ кадрів оформляється у вигляді наказу (розпорядження), доручення (вказівки) або резолюції (на письмовому зверненні) і доводиться до відома відповідного виконавця.
Етап 2. Розробка проекту Положення про відділ кадрів
Крок 3. Визначення того набору функцій, які повинен виконувати відділ кадрів в особі його співробітників.
Крок 4. Підготовка попереднього варіанту тексту, його уточнення.
При підготовці проекту Положення про відділ кадрів зазвичай вивчаються і враховуються:
- вимоги законодавства (ЕКСД, в т.ч. загальні положення, типові положення про структурні підрозділи, службах і т.п.);
- внутрішні документи організації: організаційна і розпорядча документація організації (установчі документи, штатний розклад, організаційна структура та ін.), Стандарти підприємства, інші локальні нормативні правові акти, що регламентують роботу з кадрами організації;
- зразкові положення.
Мета даного етапу полягає у визначенні місця кадрової служби в компанії, зон відповідальності і повноважень.
В уніфікованій формі положення про структурний підрозділ, включеному в УСОРД, передбачена наступна структура положення:
- загальні положення;
- основні завдання;
- функції;
- права;
- взаємини. Зв'язки.
На практиці структуру положення доповнюють розділами про відповідальність (точніше виділяють відповідні положення з розділу «Права»), а також про структуру підрозділу, якщо в нього входять інші структурні підрозділи (наприклад, сектора тощо).
Можлива структура Положення про відділ кадрів
Зауважимо, що в Положенні про відділ кадрів можна закріпити:
Крок 5. Обговорення з керівництвом компанії проекту Положення про відділ кадрів.
Мета даного етапу полягає в з'ясуванні думки керівництва з приводу розробляється документа, його призначення та принципових положень.
Етап 3. Узгодження та затвердження Положення про відділ кадрів
Крок 6. Узгодження і при необхідності уточнення.
Варіант 1. У організації немає локальних нормативних правових актів, що регламентують порядок прийняття і узгодження положень про структурні підрозділи.
У даній ситуації необхідність узгодження тексту Положення про відділ кадрів з кимось з посадових осіб повністю залежить від рішення керівника організації. Якщо перша особа вважатиме за необхідне, то документ повинен бути представлений на схвалення керівників інших структурних підрозділів або інших посадових осіб (наприклад, головного бухгалтера, начальника юридичного відділу, начальника відділу праці та заробітної плати). Тобто на схвалення керівників тих структур, з якими відділ кадрів взаємодіє особливо тісно. У цьому випадку на документі повинна стояти віза узгодження посадових осіб.
Варіант 2. У організації прийняті локальні нормативні правові акти, що визначають порядок прийняття і узгодження положень про структурні підрозділи.
В цьому випадку узгодження проводиться відповідно до вимог локальних актів організації.
Крок 7. Оформлення та подання на затвердження.
При оформленні Положення про відділ кадрів слід керуватися нормами Інструкції № 4, зокрема гл. 5 «Вимоги до текстів документів» і 6 «Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою технічних засобів». Зауважимо, положення про структурний підрозділ уніфіковано і включено в УСОРД (код по ОКУД 0212597002).
Положення про структурні підрозділи повинні бути затверджені (п. 10 Примірного переліку документів організації, які підлягають затвердженню (додаток 3 до Інструкції № 4)).
Положення про відділ кадрів може затверджуватися 2 способами: виданням розпорядчого документа або посадовою особою. Обидва способи мають однакову юридичну силу. Розпорядчий акт видається, як правило, в разі, коли введення затверджується Положення про відділ кадрів вимагає додаткових розпоряджень і роз'яснень, інших дій, пов'язаних з його застосуванням (п. 52 Інструкції № 4).
Положення про відділ кадрів, яка підлягає затвердженню, набуває юридичну силу тільки з моменту його затвердження.
Крок 8. Затвердження і реєстрація.
Положення про кадрову службу - це той документ, який в обов'язковому порядку повинен бути затверджений керівником організації, а тому на ньому повинен стояти гриф затвердження. Цього цілком достатньо, ніяких додаткових наказів для надання документу юридичної сили видавати не потрібно. Не потрібно приймати і окремого рішення для введення документа в дію. Він вступає в силу відразу ж після затвердження керівником організації.
Затверджене Положення про кадрову службу реєструється відповідно до порядку, встановленого на підприємстві, після чого з затвердженого оригіналу виготовляється необхідну кількість копій (для використання в повсякденній роботі).
Етап 4. Ознайомлення з Положенням про відділ кадрів
Крок 9. Ознайомлення співробітників відділу з Положенням про відділ кадрів.
З Положенням про відділ кадрів слід ознайомити всіх співробітників відділу кадрів. Причому зробити це бажано під розписку за допомогою оформлення на документі візи ознайомлення.
Етап 5. Внесення при необхідності до Положення про відділ кадрів змін і доповнень
Нерідко виникає необхідність внести зміни і доповнення до Положення про відділ кадрів. Така необхідність в організації виникає, наприклад, для того, щоб змінити саму назву кадрової служби: перейменувати відділ кадрів до відділу по роботі з персоналом. Також для того щоб додати кадровій службі нову функцію, наприклад підготовку умов для проведення конкурсного відбору співробітників.
Зауважимо, що ніякі виправлення тексту Положення про відділ кадрів в принципі неможливі.
Крок 10. Ініціювання внесення змін і доповнень до Положення про відділ кадрів.
Крок 11. Розробка та узгодження проекту змін та доповнень до Положення про відділ кадрів.
Крок 12. Оформлення внесення змін і доповнень в формі наказу або нового Положення про відділ кадрів.
Приклад Положення про відділ кадрів дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 24-28 журналу.