Для ефективної роботи служби ДОУ зокрема і апарату управління в цілому велике значення має оптимальна чисельність діловодного персоналу. Існують різні підходи до її визначення. Основними факторами, що впливають на чисельність працівників служби діловодства, є:
- загальна чисельність працівників організації;
- обсяг документообігу організації (кількість вхідної, вихідної і внутрішньої документації);
- витрати праці на виконання діловодних робіт (розраховуються за існуючими нормативами).
Розглянемо методи визначення чисельності діловодного персоналу.
Методика I
Розрахунок чисельності діловодного персоналу
на основі загальної кількості працівників організації
За розробленою в свій час методикою НДІ праці оптимальна чисельність діловодного персоналу по відношенню до загальної кількості працівників установи (з урахуванням максимального вивільнення фахівців від технічної роботи) становить: для міністерств, відомств та інших установ 12-15%, для підприємств - 0,4% :
де Нд - норматив чисельності діловодного персоналу;
Роб - загальна чисельність працівників організації.
Методика II
Розрахунок чисельності діловодного персоналу
на основі даних про обсяг документообігу
На початку 70-х років була запропонована методика розрахунку чисельності діловодного персоналу, виходячи з обсягу документообігу та загальної чисельності працівників організації.
де Нд - норматив чисельності діловодного персоналу;
Д - обсяг документообігу організації;
Роб - загальна чисельність працівників організації;
0,00016 - постійний коефіцієнт, що показує середній рівень продуктивності праці працівників діловодства.
Обидві методики грунтувалися на що існувала в ті роки технології машинописного оформлення документів з багаторазовими передруком текстів при підготовці документа і малому ступені механізації управлінської праці. Розрахунок за цією формулою дає значно завищений кількісний склад служби діловодства, що не відповідає новим технологіям і виросла продуктивності праці в сфері управління.
Методика III
Розрахунок чисельності діловодного персоналу
на основі норм часу
За даною методикою розрахунок чисельності діловодного персоналу проводиться через визначення витрат праці і часу на виконання діловодних робіт (тобто трудомісткості). Метод заснований на використанні типових норм часу на роботи з документаційного забезпечення управління.
де Нд - норматив чисельності діловодного персоналу;
Тн-витрати часу, розраховані за нормами часу, ч;
ТНН-витрати часу, не передбачені нормами, які мають разовий характер, - 196,8 год;
Для проведення даного розрахунку в сфері діловодства в даний час використовуються наступні нормативні документи з праці:
Хоча нормативи трудовитрат за видами робіт враховують ряд умов, пов'язаних з автоматизацією, слід мати на увазі розширення використання комп'ютерних систем. У порівнянні з раніше призначеними технологією змінюється структура трудовитрат, з'являються нові види робіт (наприклад, використання електронної пошти, сканування документів і т.п.).
Нижче представлений приклад розрахунку нормативної чисельності персоналу служби ДОУ (табл. 1).
Розрахунок нормативної чисельності персоналу служби ДОУ
Питання для самоконтролю
1. Які форми організації роботи з документами ви знаєте?
2. Які основні завдання служби ДОУ?
3. Які функції служби ДОУ?
4. Якими нормативними документами регламентується діяльність служби ДОУ?
5. Що закріплюється в посадових інструкціях працівників служби ДОУ?
Проаналізуйте організацію служби документаційного забезпечення управління вашого підприємства, виявите її особливості та відмінності від вимог нормативних документів. Складіть схему організаційної структури служби. Підготуйте пропозиції по раціоналізації організаційної структури служби.
1. Централізована форма роботи з документами передбачає
а) виконання одних діловодних операцій (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) в службі ДОП, виконання інших - створення і оформлення документів, їх систематизація, формування справ і зберігання - в структурних підрозділах;
б) виконання всіх технологічних операцій по роботі з документами в одному структурному підрозділі або одним співробітником;
в) передбачає створення кожним структурним підрозділом організації власної служби для роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл операцій по створенню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу.
2. На вибір найменування, на визначення структури служби ДОУ вліет
а) обсяг документообігу підприємства;
б) сезонність робіт;
в) кваліфікація співробітників підприємства.
3. Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що є основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад, -
а) положення про структурний підрозділ;
б) посадова інструкція;
в) інструкція з діловодства.
4. Підготовку інструкції з діловодства на підприємстві здійснює
а) служба ДОУ за участю архіву, юридичної служби;
б) юридична служба за участю архіву і служби ДОУ;
в) архів за участю служби ДОУ, юридичної служби.
Організація роботи з документами включає організацію документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності підприємства, установи, організації.
Досконалість організації роботи з документами визначається:
- оперативністю переміщення документів усередині організації;
- якістю і своєчасністю виконання документів;
- ефективністю забезпечення керівництва підприємства документи-рова інформацією.
Ефективна технологія діловодства дозволяє раціонально побудувати документообіг. Критерії раціональності організації роботи з документами:
- максимальне скорочення інстанцій проходження документів;
- наявність загальноприйнятих в організації правил здійснення основних діловодних процедур і «технологічних кроків»;
- зменшення часу на виконання діловодних процедур і «технологічних кроків»;
- виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (в процесі підготовки, реєстрації, узгодження);
- зменшення чисельності співробітників, зайнятих в службі діловодства.
Документообіг - безперервний рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення, що забезпечує інформаційну підтримку всіх ланок управління. Це складний технологічний процес, що включає всі операції по прийому, передачі, складання, узгодження, оформлення, засвідчення та відправлення документів.
3.2. Основні правила організації документообігу
в установі
Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отримання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Від швидкості руху документів багато в чому залежить динамічність менеджменту.
Отже, головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Для цього необхідно:
- максимальне скорочення інстанцій проходження документів за рахунок виключення технологічних операцій з обробки документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю (кожне переміщення документа має бути виправданим);
- виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т.д.);
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу.
При організації руху документів повинні дотримуватися таких правил:
- централізація операцій по прийому і відправлення документів;
- виключення необгрунтованих зворотних рухів при проходженні документа;
- організація попереднього розгляду документів, що надійшли (до передачі їх на розгляд керівником);
- однократність реєстрації документів, що надійшли в організацію і відправляються з організації;
- винесення конкретних резолюцій, по можливості точно визначають виконавця, доручення, термін виконання;
- усунення необґрунтованих погоджень, організація паралельного узгодження, скорочення часу на узгодження документа;
- делегування керівником права підписувати документи своїм заступникам та керівникам структурних підрозділів;
- виконання технічних операцій по обробці і передачі документів технічним персоналом;
- поділ документів, включених в документообіг організації, на документопотоки;
- виділення серед інших так званих «нерегістріруемих документів».
Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і праці. Тільки в цьому випадку прийняте управлінське рішення буде дієвим.