Роскомнадзор роз'яснив ряд питань, що стосуються обробки персональних даних працівників і здобувачів.
Претенденти і бази кандидатів
Так, Роскомнадздор уточнює, що обробка персональних даних претендентів на заміщення вакантних посад в рамках правовідносин, врегульованих Трудовим кодексом РФ, передбачає отримання згоди претендентів на обробку їх персональних даних. Виняток становлять випадки, коли від імені претендента діє кадрове агентство, з яким дана особа укладає відповідний договір, а також при самостійному розміщенні здобувачем свого резюме в мережі Інтернет, доступного необмеженому колу осіб.
У разі отримання резюме здобувача по каналах електронної пошти, факсимільного зв'язку роботодавцю необхідно додатково провести заходи, спрямовані на підтвердження факту направлення вказаного резюме самим здобувачем.
Наприклад, пояснює Роскомнадзор, до таких заходів можна віднести запрошення здобувача на особисту зустріч з уповноваженими співробітниками роботодавця, зворотний зв'язок за допомогою електронної пошти або через інші засоби зв'язку.
Типова форма анкети претендента може бути реалізована в електронній формі на сайті організації, де згода на обробку персональних даних підтверджується здобувачем шляхом проставленням відмітки у відповідному полі, за винятком випадків, коли роботодавцем запитуються відомості, які передбачають отримання згоди в письмовій формі.
У разі відмови в прийомі на роботу відомості, надані претендентом, повинні бути знищені протягом 30 днів, за винятком випадків, передбачених законодавством про державну цивільну службу, де термін зберігання персональних даних здобувача визначено протягом 3 років.
Отримання згоди також є обов'язковою умовою при направленні роботодавцем запитів в інші організації, в тому числі, по старих місцях роботи, для уточнення або отримання додаткової інформації про претендента.
Виняток становлять випадки укладення трудового договору з колишнім державним чи муніципальним службовцям. Відповідно до ст. 64.1 Трудового кодексу Російської Федерації роботодавець при укладенні трудового договору з громадянами, які заміщають посади державної або муніципальної служби, перелік яких встановлюється нормативними правовими актами Російської Федерації, протягом двох років після їх звільнення з державної або муніципальної служби зобов'язаний у десятиденний термін повідомляти про укладення такого договору представнику наймача (роботодавцю) державного або муніципального службовця за останнім місцем його служби в порядку, устан вливають нормативними правовими актами Російської Федерації.
Обов'язок отримання згоди також не поширюється на обробку персональних даних претендентів, які подали документи на заміщення вакантних посад державної цивільної служби.
Ведення кадрового резерву (баз кандидатів) на сьогоднішній день трудовим законодавством не регламентовано. В цьому випадку, обробка персональних даних осіб, включених до кадрового резерву, може здійснюватися тільки за їх згодою. за винятком випадків знаходження в кадровому резерві діючих співробітників, в трудовому договорі яких визначені відповідні положення.
Згода на внесення здобувача в кадровий резерв організації оформляється або в формі окремого документа або шляхом проставлення здобувачем позначки у відповідному полі електронної форми анкети претендента, реалізованої на сайті організації в мережі Інтернет.
Обов'язковою є умова ознайомлення здобувача з умовами ведення кадрового резерву в організації, терміном зберігання його персональних даних, а також порядком вилучення його з кадрового резерву.
діючі співробітники
Роскомнадзор зазначає, що роботодавець має право без відповідної згоди здійснювати обробку персональних даних працівника у випадках, передбачених колективним договором, в тому числі правилами внутрішнього трудового розпорядку, а також локальними актами роботодавця, прийнятими в порядку, встановленому ст. 372 Трудового кодексу РФ.
Крім того, отримання роботодавцем згоди на обробку персональних даних не потрібно в наступних випадках:
2. Обробки персональних даних близьких родичів працівника в обсязі, передбаченому уніфікованої формою № Т-2. При цьому наголошується, що в інших випадках, отримання згоди близьких родичів працівника є обов'язковою умовою обробки їх персональних даних.
Відзначається, що передача персональних даних працівника кредитним організаціям, що відкриває і обслуговуючим платіжні карти для нарахування заробітної плати, здійснюється без його згоди в наступних випадках:
а) договір на випуск банківської карти полягав безпосередньо з працівником і в тексті якого передбачені положення, що передбачають передачу роботодавцем персональних даних працівника;
б) наявність у роботодавця довіреності на представлення інтересів працівника при укладенні договору з кредитною організацією на випуск банківської карти і її подальшому обслуговуванні;
в) відповідна форма і система оплати праці прописана в колективному договорі (ст. 41 Трудового кодексу РФ).
5. Обробка персональних даних працівника при здійсненні пропускного режиму на територію службових будівель і приміщень роботодавця, за умови, що організація пропускного режиму здійснюється роботодавцем самостійно, або якщо зазначена обробка відповідає порядку, передбаченому колективним договором, локальними актами роботодавця, прийнятими відповідно до ст. 372 Трудового кодексу РФ.
Уточнюється, що при залученні сторонніх організацій для ведення кадрового та бухгалтерського обліку роботодавець зобов'язаний дотримуватися вимог, установлених ч. 3 ст. 6 Федерального закону «Про персональні дані», в тому числі, отримати згоду працівників на передачу їх персональних даних. При цьому те, що бере згоди працівника має бути конкретним і поінформованим, тобто містити інформацію, що дозволяє однозначно зробити висновок про цілі, способи обробки із зазначенням дій, що здійснюються з персональними даними, обсяг оброблюваних персональних даних. Згода працівника може бути оформлено як у вигляді окремого документа, так і закріплено в тексті трудового договору і відповідати вимогам, що пред'являються до змісту згоди, згідно з ч. 4 ст. 9 Федерального закону «Про персональні дані».
звільнені співробітники
Відзначається, що роботодавець має право обробляти персональні дані звільненого працівника у випадках і в строки, передбачені федеральним законодавством. До таких випадків, в тому числі, відноситься обробка персональних даних в рамках бухгалтерського та податкового обліку. Так, згідно з підпунктом. 5 п. 3 ст. 24 Податкового кодексу Російської Федерації встановлено обов'язок податкових агентів (роботодавців) протягом 4 років забезпечувати збереження документів, необхідних для обчислення, утримання та перерахування податку.
Таким чином, з урахуванням положень п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закону «Про персональні дані», згоду звільнених працівників на обробку їх персональних даних в вищевказаних випадках не потрібно.
Після закінчення термінів, визначених законодавством Російської Федерації, особисті справи працівників і інші документи передаються на архівне зберігання на термін 75 років. При цьому, на організацію архівного зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів, що містять персональні дані працівників, дія Федерального закону «Про персональні дані» не поширюється, і відповідно, обробка зазначених відомостей не вимагає дотримання умов, пов'язаних з отриманням згоди на обробку персональних даних.