Незважаючи на існування проектних офісів і на те, що в світі повільно зростає розуміння цінності і необхідності цієї професії - все одно іноді відбувається цікавий збій матриці, і з боку замовника тобі видають так званого "керівника проекту з боку замовника". Це правильно і логічно при роботі на зовнішніх проектах, на внутрішніх же викликає подив, тому що в 99% випадків РМ від бізнесу виявляється просто представником замовника і виконує тільки цю функцію.
Однак в сильно запущених ситуаціях, коли представник замовника рветься щось вирішувати, ставити завдання проектній команді і робити інші відповідні до РМУ речі, доводиться відбувається якось зупиняти і переглядати зони відповідальності разом з замовником і спонсором.
Це довго, противно і забирає купу часу, і в більшості випадків на виході ні до чого не призводить, так як з'ясовується, що покерувати-то представник замовника хотів, а ось нести за все це відповідальність - не дуже.
Я для себе придумала маленький застережливий лайфхак для таких випадків, і регулярно його використовую.
Полягає він у тому, що при перших ознаках спроби вийти за рамки роботи представника замовника я сідаю і пишу ввічливе лист замовнику з проханням позначити, чи очікує він від свого представника повноцінної роботи РМА або його місія - це донести до проектної команди позицію замовника, забезпечити комунікацію на стороні замовника та ін. У листі я пишу, що не наполягаю на своїй ролі як РМА і готова бути просто виконавцем з боку ІТ, проте в такому випадку очікую, що керівник проекту з боку замовника візьме на себе всі проектне управління. Потім в лист вставляється блок з описом ролі керівника проекту (див.нижче), злегка адаптований під поточний проект.
За фактом цей блок - це бізнес-адаптований переказ PMBOK (дуже короткий), мета якого - дати зрозуміти, що роль РМА - це величезний обсяг роботи і відповідальності, а не можливість покерувати оточуючими.
У більшості випадків замовник це читає, усвідомлює, що його представник хороший, але з усім цим навряд чи впорається (і правильно, він талановитий бухгалтер, а не РМ), і або коригує його роль до якоїсь більш вузької або пропонує вирішити самому представнику , візьметься він за вказаний обсяг чи ні. Забавно, але поки ніхто не взявся за 4 роки використання цього підходу.
Блок з описом ролі керівника проекту:
Моє розуміння ролі керівника проекту повністю базується на стандарті PMI і включає як мінімум наступні речі:
Ще раз повторюся, що вищеописане не припускає, що керівник проекту виконує всю роботу за проектом, але він її повністю організовує. Фактично - "склеює" проект зі шматків в єдине ціле і контролює відповідність цього цілого позначений цілям проекту і потребам замовника.
P.S. Все-таки правильна комунікація - велика річ.