При прийомі рекомендованих відправлень працівник поштового зв'язку повинен звертати увагу на якість упаковки поштових відправлень.
міцно наклеюється ярлик CN 04 (див. додаток 2 «Міжнародні бланки» рис.3);
проставляється відбиток штампа «Recommande» ( «Рекомендований»).
На ярлику CN 04 зі штрих - кодом зазначено наступне: найменування країни подачі ( «Білорусь - Belarus»), номер відправлення по штрих-коду. Найменування об'єкта поштового зв'язку, який прийняв відправлення, вказується шляхом проставлення відбитка календарного штемпеля.
494. На прийняте рекомендоване відправлення відправнику видається квитанція ф.ПС3 або квитанція з СКС (спеціальна комп'ютерна система), що підтверджує прийом відправлення.
У квитанції ф.ПС3 працівник оператора поштового зв'язку вказує:
1. номер поштового відправлення по стікери;
2. вид відправлення (поштова картка, аерограма, лист, друковане видання, мішок «М»);
3. при необхідності вказуються особливі відмітки: «службове», «вручити особисто», «з повідомленням» і т.д .;
5. в рядку «Куди» - вказує найменування країни призначення і населеного пункту.
Потім проставляється підпис працівника поштового зв'язку та відбиток календарного штемпеля.
495. При прийомі рекомендованих відправлень з використанням СКС інформація за реєстрованим поштового відправлення створюється шляхом введення даних:
1. номер стікера зчитується за допомогою сканера (автоматично);
2. виду відправлення;
3. особливих відміток;
4. ваги відправлення;
6. країна призначення вибирається зі списку країн;
7. потім роздруковується квитанція відправнику.
496. Перед закладенням в постпакет рекомендовані відправлення приписуються до карти відправки ф. ПС 16 в наступній послідовності:
1. вид відправлення (рекомендований лист, замовна бандероль, замовний невеликий пакет і т.д.);
2. номер відправлення;
3. місце подачі - призначення;
4. вагу (якщо вказано на відправленні);
5. особливі відмітки (з повідомленням, з нарочним, пріоритетне).
497. Вихідні постпакетів з рекомендованими відправленнями міжнародної письмової кореспонденції приписуються до зведеної карті відправки ф.ПС16 за номерами карт відправки ф.ПС16 кожного постпакет.
498. Прийняті відправлення міжнародної письмової кореспонденції з об'єктів поштового зв'язку направляються до районних вузлів поштового зв'язку (РУПС) разом з відправленнями внутрішньої письмової кореспонденції в неопечатаних мішках. У РУПС проводиться сортування письмової кореспонденції та формування мішків, окремо з внутрішніми і міжнародними відправленнями. Відправлення міжнародної письмової кореспонденції направляються в УМПО Мінськ PI2 в опечатаних або опломбованих мішках.
500. При прийомі одночасно п'яти і більше міжнародних рекомендованої письмової кореспонденції отправітелемсоставляется список ф.ПС103 в двох екземплярахустановленного зразка (Частина 1, рис.4), в якому вказується наступна інформація:
в графі «Куди» - найменування міста і країни призначення;
в графі «Кому» - ПІБ одержувача або найменування організації;
графи «З післяплатою» і «С оголошеною цінністю» - заповнюються при необхідності; суми проставляються цифрами.
Список засвідчується підписом керівника підрозділу юридичної особи (канцелярії) і відбитком печатки, або особистим підписом фізичної особи.
Працівник об'єкта поштового зв'язку поіменно звіряє подані рекомендовані відправлення із записами в списку ф.ПС103, складеному відправником, наклеює стікери штрихкоду, зчитує їх; проставляє в списку номера по стікери штрихкоду, вага, плату за пересилку і ПДВ (для юридичних осіб); підписує і ставить на списку відбиток календарного штемпеля дня приймання.
При виписці квитанції ф.ПС3 на прийняті за списком рекомендованих відправлень письмової кореспонденції вказується з № по №, в рядку «Кому» робиться позначка «За списком», в рядку «Куди» прописом вказується кількість прийнятих за списком відправлень і найменування відправника.
При прийомі на СКС номери всіх відправлень зчитуються по стікери по порядку згідно зі списком ф.ПС103.
У квитанції СКС вказується перший і останній номер прийнятих відправлень, а також їх кількість, загальна сума оплати за пересилку.
При відправці реєстрованих поштових відправлень у великій кількості список може подаватися в електронному вигляді (порядок прийому описаний в Частини 1, ст.24).