Інформаційні зв'язку підприємства.
Підприємство має внутрішні інформаційні зв'язки (взаємодія керівництва з виконавцями) і зовнішні інформаційні зв'язки (взаємодія з контролюючими суміжними підприємствами, споживачами, клієнтами і т.п.). Від вищих органів на підприємство надходить керівна інформація у вигляді законів, нормативів, рекомендацій, розпоряджень. У вищі органи надходять звіти і плани. У ролі контролюючих органів для підприємства можуть виступати такі організації, як податкова служба або пожежна інспекція, що надають інструкції та контролюючі їх виконання. Співпрацювати з підприємством можуть підприємства-партнери, замовники продукції і т.п.
Важливими елементами в структурі сучасного підприємства є такі поняття як Front Office і Back Office. Front office (фронт) займається питаннями продажів і рішенням інших завдань, де доводиться безпосередньо працювати з клієнтами. До завдань Back office відноситься розробка продукту, його виробництво, взаємодія з постачальниками і партнерами, тобто всі ті операції, і послуги, де немає зустрічі з клієнтами і замовниками.
Основу ІТ-інфраструктури підприємства становить його власна (корпоративна) мережу. Багато сучасні підприємства використовують Інтернет-технології як для зовнішніх, так і для внутрішніх інформаційних зв'язків. Побудовані на базі цих технологій мережі для корпоративного використання називаються інтранет (intranet) і екстранет (extranet).
В мережі Інтернет, яка представляє собою простір для загального користування, виконується пошук зовнішніх матеріалів, здійснюється зв'язок із засобами масової інформації (ЗМІ), інвесторами і конкурентами.
Інтранет, або интрасеть, - це внутрішньокорпоративна мережу, яка використовує стандарти і технології Інтернету, але доступна тільки для співробітників компанії. Основне призначення інтранет - спільне використання інформації в усій компанії.
Екстранет - корпоративна мережа, що використовує протоколи і технології Інтернет і загальнодоступні телекомунікаційні мережі для взаємодії з замовниками, дилерами і партнерами і для надання їм необхідної інформації.
На будь-якому підприємстві виникає необхідність не тільки вводити документи в комп'ютер, але і навпаки - отримувати паперову копію електронних документів. Для виведення документів на друк служать принтери. Найчастіше вони бувають лазерні, струменеві або матричні. Кожен з перелічених видів має свої переваги і недоліки.
Значна частина інформації надходить в ПК по мережі у вигляді електронних листів, а також скачується співробітниками з Web-сторінок.
Документообіг - це рух документів на підприємстві від їх створення або отримання від інших організацій до прийняття до обліку, обробки і передачі в архів.
1. Складання документа на підприємстві або отримання з боку;
2. Перевірка документа: за формою, арифметично; по суті;
3. Обробка документа: запис проводок, включення документів в регістри;
4. Здача в архів.
Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали та підписали ці документи.
Створення первинних облікових документів, порядок і терміни передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку провадяться відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу.
Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства.
Документообіг, організований за графіком, дозволяє прискорити проходження кожним первинним документом весь шлях - від оформлення і перевірки до обробки, сприяє рівномірному розподілу облікової роботи протягом усього робочого часу, підвищує продуктивність праці рахункових працівників, сприяє посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, а також підвищенню рівня механізації і автоматизації облікових робіт.
Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
Основні вимоги до організації документообігу
Для правильної організації бухгалтерського обліку та своєчасного відображення господарських операцій на рахунках необхідно суворо дотримуватися вимог щодо складання документів.
Основні вимоги, що пред'являються до облікових документів, наведені в ст.9 Федерального Закону від 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. Від 23.07.98) "Про бухгалтерський облік".
• Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення.
• Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.
Якщо специфіка діяльності організації передбачає створення власних форм первинного обліку, форма яких не передбачена в альбомах уніфікованих форм, то вони повинні містити такі обов'язкові реквізити:
• дату складання документа;
• найменування організації, від імені якої складено документ;
• вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;
• найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особисті підписи зазначених осіб та їх розшифровки (включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки).
Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. У наказі по обліковій політиці повинні бути затверджені розроблені на підприємстві форми первинного обліку.
Застосування бланків застарілих і довільних форм не допускається.
• Записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.
Забороняється використовувати для записів простий олівець. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.
• Бланки форм первинних документів, віднесені до бланків суворої звітності, повинні бути пронумеровані в порядку, встановленому міністерствами і відомствами (нумератором, друкарським способом).
Відповідальність за своєчасне та доброякісне створення документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером. Кількість осіб, які мають право підпису документів на видачу особливо дефіцитних і дорогих матеріальних цінностей, має бути обмежена.
Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання. Під фінансовими і кредитними зобов'язаннями розуміються документи, які оформляють фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту.
У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій і включення даних про них в бухгалтерський облік та бухгалтерську звітність.
Первинні та зведені облікові документи можна складати на машинному носії.
В умовах механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку реквізити первинних документів можуть бути зафіксовані у вигляді кодів.
Порядок запису в машиночитаних первинних документах визначено загальногалузевим керівними методичними матеріалами зі створення і впровадження програмного забезпечення в складі АСУ підприємств, установ.
У тому випадку, коли в правовідносинах бере участь інший учасник господарської операції, а також контролюючий орган, суд або прокуратура, підприємство зобов'язане виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях. Як приклад можна навести випадок, коли податковий орган, здійснюючи контроль за суб'єктами господарювання, проводить перевірку підприємства (наприклад, при ліквідації юридичної особи) та вимагає паперового документального оформлення господарських операцій, що оформляються первинними і зведеними первинними документами.
Відповідно до Положення про головних бухгалтерів, забороняється приймати до виконання й оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних і інших цінностей. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства для прийняття рішення.
Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання:
• при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр;
• при обробці на обчислювальній установці - відтиск штампа контролера, відповідального за їх обробку.
Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому гасінню штампом або написом від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).
Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів, які фіксують факти здійснення касових операцій, операцій з товарно-матеріальними цінностями, кредитних і розрахункових зобов'язань, визначаються положеннями про головних бухгалтерів, про централізовані бухгалтерії, про ведення касових операцій, правилами Державного банку РФ і іншими нормативними актами.
Основні потоки документів
Розрізняють три основних потоку документації:
· Документи, що надходять з інших організацій (вхідні),
· Документи, що відправляються в інші організації (вихідні),
· Документи, що створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі (внутрішні).
Документи, що надходять на підприємство, проходять:
· Передачу на виконання.
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби документального забезпечення управління з метою розподілу документів, що надійшли на:
Направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в службу ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують в потрібній кількості примірників.
Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.
Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмноження екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника підприємства для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами.