Федерального державного освітнього закладу
ВИЩОЇ ОСВІТИ
«МУРМАНСЬКИЙ державний технічний університет»
КафедраДелового іноземної мови
Контрольна робота з дисципліни:
Тема (варіант) № 2 Документ як основний носій інформації.
Студент: 1 курсу 2 потоку заочної форми навчання
Бойцова Олександра Миколаївна
Ст. викладач: Ігнатюк Зоя Іванівна
Дата здачі в деканат
2.1. Властивості документа 8
2.2. Ознаки документа 10
2.3. Функції документа 10
3.1. Загальна характеристика структури 15
3.2. Реквізити документа 16
Список використаної літератури 19
Документ - складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації і матеріального (речового) носія. З'ясувати його сутність - це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об'єктів - систем (грец. Sistema - ціле, складене з частин, з'єднання). Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речова, субстанциональная) складові, а також конструктивні елементи документа, об'єднані в складне ціле.
Мета даної контрольної роботи: вивчити інформаційні властивості документа, розглянути інформаційну складову документа.
Носієм інформації виступає документ. Тому організації роботи з інформацією і з документами як її носіями в економічно розвинених країнах приділяється велика увага. У документі інформація та її носій генетично пов'язані воєдино. Однак для розуміння суті документа необхідно умовно розділяти інформаційну та матеріальну сторони документа і розглядати їх окремо. У нашій країні 25.01.95 прийнятий Закон Російської Федерації "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації".
Зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ служить перш за все способом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
Закон "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" дає нам визначення термінів "інформація" і "документ":
"Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання;
документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати ".
Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часі.
Як носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи, В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці, тому що прийняте рішення записують, закріплюють в документі.
Документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління як способу й засобу реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління.
Документ є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Надзвичайно важлива для управлінської діяльності юридична сила документів, так як вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права.
"Сукупність документів взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення" [1] становить систему документації. Можна виділити функціональні системи документації, які мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній знайде відображення специфіка тієї чи іншої сфери діяльності.
В умовах науково-технічної революції відбулося різке збільшення обсягів інформації. У зв'язку з цим виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатнього кількості видів документів, виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління. Ручна обробка не дозволяла вчасно і якісно переробити зростаючі потоки інформації. З'явилася потреба в механізації, а потім і в автоматизації обробки документної інформації. Однак практичне впровадження і застосування засобів автоматизації і механізації, ефективність їх використання знаходяться в прямій залежності від ступеня впорядкування документації, для обробки якої вони призначені. Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Стандарт визначає уніфікацію як "вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів та послуг, значень їх параметрів і розмірів" [2].
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється "зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом "[3]. Більш велике і детальне визначення стандартизації дається в Гості Р 1.0-92. "Державна система стандартизації РФ. Основні положення". Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (у даному випадку документа).
Відповідальність за нормативне закріплення конкретних уніфікованих форм, їх інформаційних елементів і систем документації покладено в країні на органи стандартизації. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, на звіт про науково-дослідній роботі), так і на уніфіковані системи документації.
Уніфікована система документації - "система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності" [4].
Безпосередніми розробниками конкретних форм і систем документації є міністерства (відомства), які очолюють ту галузь діяльності, документи якої уніфікуються.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.
2.1. властивості документа
1) Головна, найбільш узагальнююча функція документа - це зберігання і передача (поширення) інформації в часі і / або просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.
2) Загальні функції - інформаційна, комунікативна, кумулятивна - характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду.
ï Інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Існує правило: більше інформації в можливо меншому обсязі документа. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та ін.
ï Комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документную комунікацію, яка без нього була б неможлива.
ï Кумулятивна функція - це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь.
ï Управлінська або регулятивна функція - виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, розпорядження, тобто офіційні і ділові документи).
ï Правова функція - це здатність документа служити засобом докази, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Правовий функцією в першу чергу мають офіційні видання (конституція, закони, укази), а також історичні джерела, службовці засобом засвідчення.
3.1.Общие характеристика структури
Складовою (складний) документ складається з двох або більше повідомлень, частин, об'єднаних спільною темою або проблемою, метою і т.п. зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Більш поширена точка зору, згідно з якою документ - це завершене, самостійно оформлене повідомлення, розміщене на матеріальному носії. Таким чином, структура документа - це скоординоване безліч компонентів, взаємозв'язку яких дають йому можливість функціонувати як певної цілісності (системі), тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.
3.2.Реквізіти документа
Набір і послідовність реквізитів для кожного виду документа свій. Однак для одновидових документів він ідентичний.
Основу будь-якого документа становить документная інформація, тобто інформація, що міститься в документі. Для її зберігання і передачі і був створений даний документ.
4. 25.01.95 Закон Російської Федерації "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації".
[1] ГОСТ 6.10.1-88 Уніфіковані системи документації. Основні положенія.-М. Видавництво стандартів, 1988, с.8.
[4] ГОСТ 6.10.1-88 Уніфіковані системи документації. Основні положення, с.8.