Бухгалтерське діловодство і документообіг (спеціальне діловодство) забезпечує велику кількість первинних облікових документів. Але функція ведення бухгалтерського та податкового обліку організується, регламентується і відбивається в наказах як за основною, так і по адміністративно-організаційної діяльності. А за накази як розпорядчі документи (правильність оформлення проекту та посвідчення, реєстрація, трансляція / напрямок / доведення до виконавців, термін дії та термін зберігання) відповідає служба діловодства, що забезпечує загальні функції управління організацією і діяльність керівництва.
Накази, які безпосередньо стосуються діяльності бухгалтерії (наприклад, про затвердження облікової політики організації, плану рахунків, про передачу майна з балансу на баланс, про затвердження підсумків інвентаризації основних засобів, списання основних засобів тощо), належать до наказів по основній діяльності і підписуються керівником організації. Накази з основної діяльності утворюють самостійний реєстрований документопоток в межах календарного року і мають постійний термін зберігання.
Накази про проведення інвентаризації в конкретні терміни, про затвердження складів інвентаризаційних комісій, про видачу готівкових коштів під авансовий звіт і встановлення лімітів, про затвердження списку осіб, яким видаються готівкові грошові кошти під авансовий звіт, про затвердження лімітів забезпечення санітарно-гігієнічними та миючими засобами , про встановлення нормативів витрат на відрядження, про ліміти представницьких витрат по корпоративним банківських картах, про ліміти витрат на корпоративний мобільний з язь, а також про затвердження форм первинних облікових документів, які застосовуються в процесі обліку бухгалтерських і господарських операцій і т.п. відносяться до наказів з адміністративно-господарської (адміністративно-організаційної) діяльності, утворюють свій самостійний документопоток і мають в основному 5-річний термін зберігання. В цей же документопоток включаються накази, які стосуються зон відповідальності та інших підрозділів, наприклад, про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку, графіка відпусток, режимів роботи у вихідні та неробочі святкові дні, типових уніфікованих форм документів і електронних шаблонів і т.п.
- бухгалтерія ініціює видання наказу, оформляє проект і проводить його узгодження; на етапі узгодження проекту служба діловодства заздалегідь оцінює мету видання кожного наказу і планує віднесення його до відповідного документопотоки;
- керівник організації або уповноважена ним посадова особа підписує накази;
- служба діловодства реєструє накази в межах документопотоков і календарного року, формує оригінали наказів в справи відповідно до їх термінами зберігання (відповідні заголовки відображені в номенклатурі справ);
- всі зацікавлені підрозділи і співробітники отримують від служби діловодства копії наказів на виконання або для керівництва в роботі (або доступ до електронних копій наказів в СЕД).
Копії наказів зазвичай зберігаються до відпадання потреби, але в якості документованих підстав для здійснення відповідної бухгалтерської проводки копії наказів з адміністративно-господарської діяльності можуть формуватися в бухгалтерські документи дня і зберігатися мінімум протягом 5 років або до завершення перевірки (ревізії). При податкових перевірках за заявкою бухгалтерії оригінали наказів завжди можуть бути представлені на огляд з відповідних справ, формування яких здійснює служба діловодства.