Процес закупівель на підприємстві

Процес закупівель - послідовність господарських операцій, мета яких - забезпечення підприємства необхідними ресурсами (товарно-матеріальними цінностями, енергоносіями, послугами та роботами). Як будь-який складний процес, закупівельна діяльність залежить від того, наскільки якісно буде виконана вся послідовність операцій. Тому для підвищення ефективності закупівель оптимальним рішенням буде розглянути кожну операцію окремо.

Стадії закупівельної діяльності

Вся закупівля як напрям господарської діяльності складається з декількох основних етапів:

планування потреб господарюючого суб'єкта;
пошук найкращої пропозиції з постачання з урахуванням оптимального якості і вигідною вартості;
оформлення договірних відносин;
виконання договору;
аналіз ефективності постачальницьких операцій за певний період.

Таким чином, процес закупівель на підприємстві, в установі або в організації являє собою багаторівневий процес, в якому може бути задіяна велика кількість як співробітників суб'єкта господарювання, так і його ресурсів.

За деякими оцінками, кожен суб'єкт витрачає на постачання до 70% своїх оборотних коштів. Такі значні витрати потребу в ефективному керуванні. Налагодити ж ефективне управління неможливе в умовах розрізненості всіх етапів закупівлі.

Як налагодити процес

Для того щоб на всіх етапах дотримувалися основні вимоги ефективності, підприємець має можливість використовувати два потужних регуляторних важеля:

створити і затвердити Положення про закупівельної діяльності підприємства;
придбати та впровадити програмний продукт, що дозволяє вести оперативний і фінансовий облік всіх закупівельних заходів і їх результатів.

Такий комплексний підхід дозволяє заощадити від 10 до 20% обігових коштів і пустити їх на модернізацію виробництва або на реалізацію додаткових програм.

Роль положення про закупівлі

Ідея врегулювати закупівельний процес на приватному підприємстві взята з державного сектора економіки, в якому практично кожен напрямок відносин між суб'єктами жорстко регламентовано якими законодавчими, або локальними нормативними актами.

Основні вимоги до такого Положення для казенних структур закріплені в Законі про контрактну систему (ФЗ-44). Підприємцю є сенс на них орієнтуватися при складанні власного Положення, оскільки державні структури, які мають великий досвід в закупівельної діяльності і в складанні актів, що регулюють ті чи інші суспільні відносини, максимально повно і грунтовно розкривають весь процес закупівлі і визначають механізми регулювання окремих закупівельних процедур.

У цих умовах підприємцю не складе труднощів:

налагодити управління якістю в процесі закупівлі;
своєчасно виявляти найбільш вигідні пропозиції на ринку;
оптимізувати процес укладення та виконання господарських договорів;
вчасно виявляти й усувати помилки в постачальницьких процесах.

У деяких випадках підприємці пояснюють відсутність роботи над підвищенням ефективності закупівель тією обставиною, що господарюючий суб'єкт досить малий, не має своєї служби постачання, і тому немає необхідності вводити додаткові регулятори.

Це помилкова думка, оскільки саме ті підприємства, в яких відсутні служби, що відповідають за постачання, більш за інших страждають від відсутності системного підходу до закупівель. Організувати цей процес не становить особливого адміністративного праці і не вимагає витрат. Досить розподілити і зафіксувати повноваження і обов'язки між певними працівниками і забезпечити систему контролю належного виконання цих функцій.

Якими положеннями повинна регулюватися процедура закупівлі

Отримання Банківської Гарантії