«Проблемність» або «ризикованість» того чи іншого контрагента може бути як передбачуваної (якщо підприємець працює з фірмою «конвертом», очевидно, що рано чи пізно такий контрагент приверне до себе увагу податкових органів), так і абсолютно несподіваною. Інший раз контрагент як такої не викликає ніяких підозр, ні найменших, і, тим не менш, стає джерелом проблем. Ще свіжий у пам'яті випадок, коли директор однієї з фірм, абсолютно легальною, потрапив під пресинг правоохоронців. Не витримавши «наїзду», горе-бізнесмен уклав зі слідством угоду (благо, нинішній КПК це дозволяє) і визнав своє підприємство фіктивним. Угода була негайно оформлена у вигляді вироку суду. У підсумку згаданий директор відбувся переляком і невеликим штрафом, а податківці отримали залізобетонна підстава для організації «веселого життя» контрагентам свіжоспеченого «фіктаря». А, здавалося б, ніщо не віщувало ...
Однак залишимо «лірику» і перейдемо до практичної частини.
Як вже говорилося вище, більшість цих критеріїв для українських реалій також актуальні.
Якщо говорити про критерії, яких немає в переліку, то, скажімо, потенційно проблемних контрагентом є фізична особа - підприємець, яка в рамках своєї підприємницької діяльності надає підприємству послуги (виконує роботи), і при цьому одночасно є штатним співробітником цього ж підприємства з ідентичними функціями . Наприклад, штатний IT-менеджер підприємства надає останньому додатково ІТ-послуги в рамках господарського договору.
Загальновідомо, що головними питаннями на Русі є «Хто винен?» (Якщо вірити Чернишевського) і «Що робити?» (Якщо вірити Герцена). На перше питання у податківців, як правило, відповідь одна: винен платник податків. Для платника податків, звичайно, більш цікавий друге питання. Так що ж робити?
Для початку перш, ніж працювати з новим контрагентом, непогано б навести про нього довідки. Дещо можна зробити, не виходячи з кабінету. Отже ...
1. На сайті ДП «Державний інформаційний центр» (link) уточнити інформацію по контрагенту в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (в поле пошуку внести ідентифікаційний код або назву підприємства). Перевіряємо: 1) чи зареєстрований контрагент в ЄДР під тією ж назвою і з тими ж реквізитами, які зазначені в документах; 2) не ліквідовано контрагент (в реєстрі вказано «Припін»); 3) чи не знаходиться він в ліквідаційній процедурі або в процедурі банкрутства; 4) не збігається в одній особі керівник і єдиний засновник підприємства (це не порушення закону, але з точки зору податкових органів - фактор ризику); 5) чи присутній в зазначених кодах видів діяльності підприємства (КВЕД) код, відповідний запланованої операції.
2. Якщо діяльність контрагента передбачає наявність ліцензій, перевірити на сайті ДП «Державний інформаційний центр» (link) інформацію про наявність в Єдиному ліцензійному реєстрі інформації про діючі ліцензії контрагента.
Не зайвим буде зберігати скіншоти сторінок з інформацією про контрагента - вони можуть бути дуже корисні в майбутньому, якщо у контролюючих органів виникнуть питання.
4. На сайті Єдиного державного реєстру судових рішень уточнити інформацію по контрагенту (в поле пошуку вводимо назву підприємства та / або його ідентифікаційний номер). Перевіряємо: 1) не відкрите чи провадження у справі про банкрутство відносно контрагента, що не визнаний він банкрутом і т.п .; 2) наявність / відсутність недавніх судових рішень про стягнення з контрагента значних грошових сум; 3) наявність / відсутність податкових чи інших суперечок у підприємств, контрагентом яких виступало шукане підприємство; 4) наявність / відсутність обвинувального вироку, винесеного щодо власників або посадових осіб контрагента.
Перераховане вище має стати непорушним правилом.
Якщо ж вартісне вираження планованих операцій значно, необхідно прийняти більш суворі заходи.
5. Отримати у державного реєстратора вибіркову витримку (витяг) щодо контрагента з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців із зазначенням реєстраційних дій. Це дасть можливість перевірити, чи не внесена чи в ЄДР запис про відсутність підприємства за зареєстрованим місцезнаходженням. Наявність в реєстрі такого запису може привести до анулювання реєстрації платника ПДВ, про що зацікавлені особи можуть дізнатися далеко не відразу, а вже після «успішного» завершення угод і декларування податкового кредиту по ПДВ.
Необхідно, щоб зазначені копії були завірені печаткою підприємства-контрагента і підписом його керівника із зазначенням дати запевнення.
7. Запросити у контрагента інформацію про кількість співробітників і матеріально-технічну базу (виробничих або торгових потужностях). Очевидно, що далеко не кожне підприємство захоче розкривати таку інформацію. А між тим, він важлива. У кожному другому акті податкової перевірки фіскали акцентують увагу, що така-то фірма, яка виконувала такі-то роботи (поставляла товари або надавала послуги), не має достатньої (або взагалі не має) матеріально-технічної бази та необхідного персоналу для даного виду діяльності . І якщо мова йде про консультаційні послуги, можна, звичайно, говорити про те, що один єдиний співробітник може консультувати з яким завгодно питань, і основні кошти йому для цього не потрібні. Але чим крити, якщо виконуються будівельні роботи, а на підприємстві, крім директора, ні душі? Будувати нікому і нічим? Субпідрядників найняли? Відмінно, доведіть. Саме так, найчастіше, кажуть в суді. Доведіть, що роботи виконувалися субпідрядниками, та заодно продемонструйте, що у субпідрядників є можливості для виконання таких робіт (все ті ж співробітники і матеріально-технічна база).
Як би там не було, чи добиватися надання інформації, зазначеної в цьому пункті, чи ні, кожен вирішує сам.
В якій формі така інформація може бути надана? Ідеально - завірені копії балансу на останню звітну дату та штатного розкладу. Підійдуть довідки про матеріально-технічній базі та персонал у вільній формі.
8. Якщо від підприємства-контрагента не надходило письмове комерційну пропозицію, слід попросити його скласти. При податкових перевірках і в подальшому при оскарженні їх результатів часто виникає питання: яким чином склалося співробітництво з тим чи іншим контрагентом? Чітку відповідь може істотно допомогти підприємцю відстояти свою позицію.
Якщо ж підприємство-контрагент має власний сайт в Інтернеті - варто не полінуватися і зберегти скріншоти декількох сторінок. Надалі можна буде пред'явити ці скріншоти як доказ того, що контрагент існував і реально працював. Не варто думати, що сайт буде доступний в Інтернеті завжди - на сьогоднішній день веб-сайти з легкістю з'являються і з такою ж легкістю зникають безслідно.
9. Вище ми вже зупинялися на питанні відповідності виконуваних робіт (товарів, що поставляються або надаються) тих видів діяльності, які вказані в міститься в ЄДР інформації про виконавця (постачальники і т.п.). З огляду на суттєвості цього питання вважаємо за необхідне до нього повернутися.
10. Правильне оформлення первинних документів - питання, що має першорядне значення.
По-перше, наявність в первинних документах обов'язкових реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», має бути непорушним правилом. Точно таким же правилом повинно стати вказівка в податкових накладних реквізитів, встановлених п. 201.1. ст. 201 Податкового кодексу України.
Відображення в бухгалтерському і податковому обліку підприємства первинних документів, складених з порушеннями - неприпустимо. На жаль, це трапляється часто-густо: господарські операції оформляються документами, підписаними невстановленими особами без зазначення прізвища, документами, що посилаються на неіснуючі договори, документами, в яких відсутні обов'язкові реквізити і т.п. Таке ставлення до документації - вірний шлях до податкових спорів.
По-друге. формальний підхід до написання документів шкідливий. Багато бухгалтери грішать цим: обов'язкові реквізити є - і досить. Написали в податковій накладній «Договір поставки» в графі «вид цивільно-правового договору» - і буде. А таких договорів з одним і тим же контрагентом - кілька. І незрозуміло, про який з них мова. Або, скажімо, в акті виконаних робіт зазначено: «інформаційні послуги». А які - здогадайтеся, мовляв, самі. Податківці, звичайно, здогадаються ... не визнати валові витрати за такими операціями. Прикладів тому більш ніж достатньо.
... Звичайно, наведений перелік рекомендацій ніяк не претендує на те, щоб бути вичерпним. Але дотримання хоча б цього мінімуму суттєво знизить ризики претензій з боку податкових органів і, як наслідок, донарахувань податкових зобов'язань.