З кожним днем електронні документи стають все більш звичними і # xa0; масовим. Електронний документообіг набув поширення в # xa0; банківській, страховій, аудиторської, проектної, консалтингової, податкової та # xa0; інших видах діяльності, а # xa0; головне, в # xa0; діяльності органів державної влади.
Ключові слова: електронні документи, документообіг, СЕД, ДОУ.
Сьогодні перехід до # xa0; переважно електронного документообігу є одним із пріоритетних державних завдань. Вирішення питань повномасштабного впровадження технологій роботи з # xa0; електронними документами і # xa0; електронного документообігу в # xa0; державному масштабі йде дуже швидкими темпами. Труднощі створює нереалізована в # xa0; повному масштабі законодавчо-нормативна регулююча база. Перспективним видається прийняття ряду законів, наприклад - «Про електронний уряд», «Про електронний документ». Також необхідно поширення електронного документообігу в # xa0; різних інших сферах суспільства, що забезпечить створення єдиного інформаційного простору в # xa0; РФ, розвитку засад інформаційного суспільства, вдосконалення діяльності численних структур суспільства.
Звичайно, розкрити всі сфери застосування електронного документа неможливо. Найбільшого поширення він знайшов в # xa0; державної, банківської та # xa0; податкової діяльності. Але крім цього, електронний документообіг стає важливою складовою і # xa0; в освіті, медицині, науці та # xa0; т. # Xa0; п. а # xa0; головне складової ведення успішного бізнесу в # xa0; організаціях різних форм діяльності. Електронні документи поступово стають елементом господарської діяльності багатьох організацій. Це обумовлено, перш за все, специфікою носія, а # xa0; також характерними особливостями створення, передачі, зберігання, розміщення, обробки, використання, зміни електронної інформації.
Впровадження електронного документообігу вимагає враховувати, якщо заборонено користуватися мобільними, які документи повинні обов'язково бути представленими в # xa0; паперовому оригіналі, які ж ефективніше створювати в # xa0; електронному вигляді.
Так, в # xa0; кадровому діловодстві повний перехід до # xa0; системі електронного документообігу неможливий, так як якщо кадровий документ повинен містити особистий підпис працівника, необхідно його оформлення в # xa0; паперовому вигляді для належного забезпечення правових взаємовідносин працівника і # xa0; роботодавця . Крім того, строго регламентовано ведення трудових книжок. Цей і # xa0; ряд інших кадрових документів можуть оформлятися, заповнюватися і # xa0; зберігатися виключно в # xa0; паперовій формі. При цьому, ведення особових справ, до # xa0; наприклад, давно вже розділяється на оформлення і # xa0; зберігання відповідної інформації в # xa0; комп'ютерній базі даних і # xa0; зберігання особистих справ працівників в # xa0; паперовому вигляді. Створення електронного архіву пов'язано з # xa0; дотриманням ряду значущих умов: забезпечити цілісність документів, автентичність (справжність) документів, доступність документів, т. # Xa0; е. повинна зберігатися в часі можливість ознайомлення з # xa0; текстом документа. Тут необхідно пам'ятати про # xa0; розвитку технологій і # xa0; форматів файлів. Тому документи тривалого зберігання вимагають наявності паперового оригіналу, у # xa0; якого відсутня перераховані вище проблеми (залишається тільки труднощі в # xa0; забезпеченні фізичного збереження і # xa0; наявності площ зберігання).
Електронні документи можуть мати різні носії інформації, до # xa0; яким вони строго не прив'язані (як з # xa0; папером), існує можливість перенесення інформації з # xa0; одного носія на інший. Це створює наступний аспект їх використання - вони не можуть бути сприйняті в # xa0; фізичному вигляді, для сприйняття таких документів потрібно спеціальні засоби (технічні і # xa0; програмні).
Перевагами електронних записів є можливості автоматичної самоактуалізації, а # xa0; також використання готових шаблонів, що безумовно зменшує тимчасові витрати на внесення реєстраційних відомостей. Пошук інформації теж здійснюється швидше і # xa0; оперативніше (5-10 # xa0;% економії робочого часу) зарахунок можливостей пошуку за ключовими словами в # xa0; базах даних комп'ютера. При створенні проекту документа зручніше і # xa0; практичніше користуватися електронними технологіями (загальна економія часу співробітників складе приблизно 7,5 # xa0;% від їх повного робочого часу) завдяки можливостям простоти внесення в # xa0; них змін завдяки функції інтерактивності, яка дає можливість втручатися в # xa0; текст і # xa0; структуру, виробляти на власний розсуд перекомпонування матеріалу і # xa0; робити додавання аудиальной, медіальної і # xa0; інших видів інформації.
Підготовка і # xa0; оформлення проектів документів в # xa0; даний час в # xa0; деяких організаціях робота проходить традиційним способом, але документ в # xa0; електронній формі створюється з # xa0; меншою кількістю граматичних, орфографічних, стильових та # xa0; інших помилок завдяки використанню комп'ютерних шаблонів. Також в # xa0; проект документа можуть вноситися своєчасно зміни, виправлення, інформація про # xa0; яких в # xa0; кінцевому варіант не буде відображена. Електронний документ можна використовувати для створення інших документів.
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; скоротити терміни узгодження;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; полегшити роботу з # xa0; версіями документів;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; забезпечити прозорість процедури узгодження.
Набуло поширення створення копій документів в # xa0; електронному вигляді. Копії створюються шляхом іміджінг, т. # Xa0; е. процесу отримання автентичних зображень паперових документів. Іміджінг є початковим етапом будь-якої системи введення документів і # xa0; пов'язаний з # xa0; процедурою сканування. Сканери дозволяють оцифровувати зображення, а # xa0; також надають ряд додаткових можливостей, таких як вирівнювання сторінок, конвертація з # xa0; поліпшенням якості, видалення шумових і # xa0; фонових елементів, поліпшення якості передачі тексту і # xa0; т. # Xa0; д.
СЕД надають і # xa0; такі можливості, як створення електронного архіву. Електронний архів - це програмно-апаратний комплекс, що забезпечує структуроване зберігання документів в # xa0; електронному вигляді і # xa0; є частиною системи електронного документообігу на підприємстві [3, с 3].
Його переваги, порівняно з # xa0; паперовим архівом:
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; зручний і # xa0; швидкий пошук документів;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; миттєва вибірка документів по заданим параметрам;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; вивільнення офісних площ від накопичених документів;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; захист документів від безповоротної втрати або пошкодження;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; чітке розмежування доступу до # xa0; документам;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; швидка відправка копій документів;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; можливість одночасного звернення до # xa0; документу будь-якої кількості уповноважених користувачів.
Важливою тенденцією є створення (в рамках СЕД або незалежно від них) спеціальних сховищ електронних оригіналів, що забезпечують надійне зберігання цих документів з # xa0; урахуванням вимог архівної справи. В # xa0; той же час Росархивом розпочато роботу зі створення в # xa0; нашій країні федерального державного архіву електронних документів, який повинен буде забезпечити централізоване зберігання найбільш цінних електронних документів держави [4, с 11].
При зберіганні електронних документів потрібно враховувати ряд аспектів. С # xa0; одного боку, такий документ не зношується, займає менше місця, можливо зберігання цілого пакету документів завдяки великої інформаційної ємності його носіїв. Через такого властивості, як додавання різних видів інформації - мультимедійної, текстової та # xa0; пр. створюються і # xa0; зберігаються унікальні документи, які неможливо зберігати в # xa0; паперовому вигляді. С # xa0, другий, проблеми пов'язані з # xa0; процедурами щодо забезпечення збереження електронних документів.
Перший аспект забезпечення збереження електронних документів # xa0; - це дотримання певного температурно-вологісного режиму, вибір відповідних носіїв (залежить від виду збережених електронних документів і # xa0; їх сукупного обсягу, передбачуваного терміну зберігання документів та # xa0; забезпечення до # xa0; ним доступу, характеру виробництва самих носіїв і # xa0; передбачуваних режимів їх зберігання, вимог щодо забезпечення автентичності документів) і # xa0; зберігання інформації в # xa0; кількох примірниках, розміщених на окремих електронних н СІТЕЛ.
Другий аспект пов'язаний з # xa0; виникаючими проблемами швидкої зміни і # xa0; старіння апаратного і # xa0; програмного комп'ютерного забезпечення. Згодом пристрої, з # xa0; допомогою яких інформація зчитується з # xa0; зовнішніх носіїв, зношуються і # xa0; морально устаревают.Такіе технологічні зміни потрібно учітиватьпрі організації довготривалого зберігання електронних документів. Бажано кожні 10-15 років копіювати документи на нові типи електронних носіїв.
У довготривалій перспективі виникають проблеми і # xa0; відтворенням електронних документів в # xa0; зрозумілою для людини вигляді, що залежить від застосовуваного програмного забезпечення.
Існує кілька рішень проблем, що виникають при довготривалому зберіганні:
Таким чином, електронні документи зарахунок своїх переваг використання знайшли застосування в # xa0; різних областях і # xa0; сферах діяльності людини. Електронний документообіг збільшує можливості застосування документів, підвищує ефективність функціонування будь-якої організації. Тому розширення електронної взаємодії є невід'ємною частиною створення інформаційного суспільства і # xa0; розвитку держави, що знайшло відображення в # xa0; проведенні відповідної політики щодо впровадження «електронного уряду». Необхідно враховувати особливі властивості електронного документа при різних стадіях його життєвого циклу. Це потребує вирішення технологічних, нормативно-правових, організаційних проблем.
Основні терміни (генеруються автоматично). електронних документів, в електронному вигляді, електронного документообігу, документів в електронному вигляді, збереження електронних документів, електронних документів і їх, електронного документа, системи електронного документообігу, в паперовому вигляді, зберіганні електронних документів, електронних документів держави, електронних документів в зрозумілою, зберігання електронних документів, архіву електронних документів, що зберігаються електронних документів, та інших електронних документів, копій електронних документів, і доступності електро нних документів, Електронний документообіг, зберігання документів в електронному.